Démarche processus : levier de simplification dans le secteur public

Dans le secteur public, les organisations ont tendance à fonctionner en silos, avec des fonctions centrées autour de leurs enjeux, ne communiquant pas toujours bien les unes avec les autres. Cette fragmentation peut entraver leur agilité et leur capacité à répondre efficacement aux besoins des citoyens. Pour simplifier ce fonctionnement, l’approche processus peut être une solution à adopter.

Simplifier l’accès aux ressources

Informations facilement accessibles

Une démarche par les processus implique nécessairement de cartographier ces derniers. Cette cartographie offre aux agents un accès simplifié aux ressources dont ils ont besoin. En identifiant facilement les outils et documents nécessaires à l’exécution de leurs missions, les agents diminuent les pertes de temps et les erreurs, sachant directement quelle ressource utiliser, mais aussi où les trouver. 

Cohérence dans l’utilisation des outils 

Intégrer les différents systèmes utilisés à la cartographie des processus favorise une utilisation uniforme des technologies au sein de l’organisation de la part de tous les agents. Cette cohérence renforce la collaboration entre les équipes et une certaine harmonisation des pratiques. 

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Préserver les connaissances

Centralisation

La cartographie des processus centralise toutes les informations essentielles sur le fonctionnement de l’organisation, permettant à chaque agent de savoir exactement que suivre pour exécuter ses missions. Ainsi, la connaissance et la documentation est préservée même en cas de mouvements au sein de l’organisation (démissions, congés, retraites ou promotions).

De plus, certains outils, comme PYX4 Process, permettent de garder un historique des changements effectués, assurant un suivi précis des évolutions grâce au versionning. 

Montée en compétences

La cartographie des processus sert également d’outil de formation continue. Elle facilite la montée en compétences des nouveaux agents et leur adaptation rapide aux spécificités des processus publics, souvent complexes et réglementés. 

Optimiser l’onboarding des nouveaux agents

Intégration simplifiée

Lors de l’arrivée d’un nouvel agent, une démarche processus bien implémentée va grandement simplifier l’intégration de ce dernier. En effet, des processus bien documentés fournissent, dès le début, un guide structuré sur lequel le nouveau collaborateur pourra se référer. C’est un bon moyen pour lui de comprendre rapidement la manière dont l’organisation fonctionne, ses flux de travail, les rôles et les fonctions des autres agents. C’est d’autant plus vrai dans les entités publiques où l’organisation est souvent décuplée en nombreux services, et où la hiérarchie est souvent marquée. 

Gain de temps

Outre une meilleure intégration, la démarche processus permet également de faire gagner du temps aux nouveaux agents et aux managers : 

  • D’une part, le temps consacré à la formation des nouveaux collaborateurs est réduit, les rendant opérationnels plus rapidement
  • D’autre part, les managers peuvent se concentrer sur d’autres missions plus stratégiques ou prioritaires

La cartographie des processus sert donc d’outil de formation, utilisable pour chaque nouvel arrivant, garantissant un onboarding similaire à chacun, indépendamment de leur service. 

S’adapter au changement et gagner en agilité 

Conduite du changement 

Les organisations publiques doivent sans cesse se réinventer, et une démarche processus facilite ce changement. En effet, elle permet de gérer efficacement les interfaces entre les différentes activités. Ainsi, lorsqu’une activité doit être supprimée ou ajoutée, les impacts sont immédiatement visibles par tous les agents. 

La conduite du changement est souvent complexe dans les organisations publiques, notamment en raison : 

  • de la complexité des organisations
  • des rigidités sociales
  • des problématiques managériales

Adopter une démarche processus constitue un outil essentiel pour mener à bien une conduite du changement, en simplifiant et en clarifiant les étapes à suivre pour tous les acteurs impliqués.

Allocation des ressources aux bonnes personnes 

Grâce à une vue d’ensemble claire des processus, il devient possible de répartir les ressources (humaines, financières, matérielles) de manière plus efficace. Les agents publics sont alors employés là où ils peuvent apporter le plus de valeur, ce qui améliore la productivité globale de l’organisation.

Traçabilité et transparence 

La cartographie des processus, associée à des outils de versionning, permet de garder un historique des changements apportés aux processus. Cette traçabilité est essentielle dans le secteur public pour garantir la transparence des opérations, notamment avec les nouvelles réglementations budgétaires en vigueur. 

Adaptabilité aux évolutions réglementaires 

Le secteur public est souvent soumis à des changements législatifs et réglementaires. Une cartographie des processus bien maintenue permet d’adapter rapidement les procédures internes aux nouvelles exigences, assurant ainsi la conformité.

Nous l’avons vu, la démarche processus dans le secteur public peut devenir un véritable levier de simplification pour les organisations sur différents niveaux : accès aux ressources, adaptation au changement, meilleure agilité… en bref, elle optimise le fonctionnement interne d’une organisation publique, qui peut souvent être complexe au vu de ses nombreux services et obligations de conformité. 

En tant qu’organisation publique, les défis et les problématiques sont spécifiques, et vous devez choisir la solution adaptée à vos besoins. Depuis quelques années, nous accompagnons un certain nombre d’entités publiques (ministères, bailleurs sociaux, écoles, collectivités) et avons conscience des spécificités de ce secteur. 

Vous souhaitez simplifier votre organisation, mais vous ne savez pas par où commencer ? Nous vous invitons à : 

Vous pouvez aussi découvrir notre solution dédiée : PYX4 Process et profiter d’un essai gratuit.

Image à la Une : Shreeya Pradhananga – Unsplash

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Victor Matteucci

Directeur BU France - Consultant en Gestion des Processus & Amélioration Continue
De la migration des processus jusqu’à la formation des équipes, Victor accompagne les entreprises dans la résolution de leurs problématiques et l’atteinte de leurs objectifs. Responsable de la relation client, il est à l'écoute des organisations pour leur proposer les solutions les plus adaptées.

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