Maîtriser sa documentation des processus avec PYX4

La documentation des processus consiste à rédiger et expliquer, étape par étape, comment réaliser une tâche au sein d’une entreprise. Son objectif n’est pas de “documenter pour documenter” mais de permettre aux équipes et à la Direction de comprendre ce qui fonctionne ou non et de réaliser des ajustements en conséquence. Une fois qu’une entreprise dispose d’une bonne documentation de ses processus, il s’agit de la maîtriser.

Diffuser la documentation des processus

Maîtriser sa documentation passe tout d’abord par sa diffusion dont l’objectif principal est de s’assurer que chaque processus est accessible aux personnes concernées. Elle vise à informer chaque membre de l’équipe de son rôle et de ses responsabilités au sein du processus auquel il participe, contribuant ainsi à son bon déroulement.

Documentation centralisée

Pyx4 Process dispose d’une double fonctionnalité : 

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  • la cartographie simple et intuitive des processus 
  • le stockage et la gestion de toute cette documentation dans un seul et même endroit.

L’accès à l’information est considérablement simplifié, permettant aux équipes de gagner du temps.

Référentiel documentaire personnalisé

Les collaborateurs n’ont accès qu’aux processus qui incombent à leurs responsabilités. Cela permet de garantir que les accès correspondent au rôle de chacun, lui évitant ainsi d’être submergé par un grand nombre d’informations inutiles. Cette personnalisation évite que chaque membre d’équipe, d’une part, accède à des informations qui ne le concernent pas, d’autre part, procède à des modifications sur des processus qui ne sont pas sous sa responsabilité.

Notifications automatiques

Lors de modifications ou de mises à jour de processus dans Pyx4 Process, des notifications par e-mail sont envoyées aux personnes concernées. Chacun reste ainsi bien informé et à jour si des changements dans les processus ont lieu.

Identifier les dysfonctionnements

Cette action consiste à repérer les dysfonctionnements et les non-conformités dans la réalisation des processus définis dans la documentation. Le but est de les signaler aux pilotes de processus afin de les corriger et de garantir le bon déroulé des actions.

Facilitation des remontées terrains

Les utilisateurs de Pyx4 Improver peuvent déclarer les dysfonctionnements en temps réel grâce à la déclaration des événements. Cela permet aux pilotes d’analyser et de traiter ces anomalies, dès qu’elles sont repérées, par la mise en place de plans d’action.

Planification des revues de processus

Les revues de processus consistent à évaluer l’efficacité et la performance des processus existants. En fonction des dysfonctionnements repérés, ces revues périodiques de processus vont permettre de mettre à jour les processus, les procédures et les documents métier pour ne cesser de les améliorer. Pyx4 Process permet de planifier ces revues de processus en invitant les personnes concernées à une date déterminée.

Maîtriser le versionning

Enfin, dans la gestion de sa documentation des processus, savoir maîtriser le versionning est impératif, voire obligatoire dans certains secteurs d’activité. 

Suite à l’identification de dysfonctionnements dans les processus, des mises à jour et des modifications devront être effectuées sur certaines documentations. C’est là que la maîtrise du versionning prend toute son importance : lorsque des mises à jour sont apportées, les anciennes versions ne doivent pas être supprimées, mais conservées dans un historique. C’est la version modifiée qui vient remplacer la précédente dans le référentiel applicable des collaborateurs. Cette maîtrise permet aux équipes de travailler avec des processus toujours bien à jour. 

Dans Pyx4 Process, il est possible de réaliser ces mises à jour, tout en préservant les versions obsolètes, qui peuvent être utiles pour les audits internes, une réorganisation ou pour se conformer aux réglementations. De plus, l’accès à ces anciennes versions est possible, mais avec une approche intelligente, c’est-à-dire qu’automatiquement, c’est la version à jour qui est affichée pour que les collaborateurs ne puissent pas tomber dessus et avoir des informations erronées.

Pour conclure, la documentation est tout aussi importante que la cartographie des processus, dans la démarche d’amélioration continue. 

Une gestion efficace de sa documentation de processus implique de centraliser les informations dédiées, de les personnaliser, de favoriser la communication interne, de gérer les différentes versions et de maintenir des processus agiles. 

Cette approche permet aux organisations de s’adapter aux changements, de rester conformes aux réglementations tout en favorisant la collaboration et les interactions entre les équipes.

PYX4 dispose d’un module dédié à la cartographie des processus, mais aussi à la maîtrise de ces derniers.

Si vous souhaitez apporter une solution complète à votre organisation et être accompagné dans cette démarche d’amélioration continue, nous vous invitons à prendre contact avec nos experts.

Image à la Une : Donaldgazzaniga – Pixabay

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Jean-Charles Mallet

Directeur BU Canada - Pilote du pôle Innovation
Pilote du pôle Produit & Innovation et consultant en Management par les processus & en Amélioration continue, JC accompagne les entreprises dans leurs problématiques de cartographie des processus, de gestion des risques et d’audit interne.

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