Maude Magne, chargée de projet principale en innovation minière, a accepté de nous partager la manière dont la démarche processus a été mise en place au sein du Groupe MISA. De leurs besoins à son implémentation, en passant par les bénéfices et les facteurs clés de succès, Maude Magne nous dit tout.
Qu’est-ce que le Groupe MISA ?
Le Groupe MISA est un organisme à but non lucratif composé d’une équipe de huit personnes supportée et accompagnée par un conseil d’administration. Nous sommes spécialisés dans la gestion opérationnelle de l’innovation technologique dans le secteur minier.
Nous travaillons avec un vaste écosystème comprenant :
- des PME de la filiale minérale
- des équipementiers
- des innovateurs de l’industrie
Nous nous entourons également d’organismes experts pouvant nous aider, comme des centres de recherche ou des universités.
Cela implique de gérer un réseau de parties prenantes assez important. Une tâche facilitée par l’utilisation de PYX4 Process, grâce notamment à la définition des rôles et des responsabilités de chaque acteur impliqué.
Notre mission principale est d’assurer la pérennité de l’industrie minière en accompagnant des projets d’innovation miniers. Pour cela, nos chargés de projets identifient et analysent les opportunités d’innovation minières pouvant émaner de diverses sources (promoteurs, défis de l’industrie…). Après avoir évalué la viabilité du projet, s’il est jugé valide, il est planifié. Nous faisons ensuite appel à des programmes d’innovation ou d’autres sources pour obtenir des soutiens financiers. Une fois le financement obtenu, le projet est activé avec une gestion par jalons pour garantir l’atteinte des objectifs techniques et des avantages prévus.
Quels étaient les besoins du Groupe MISA en termes de gestion des processus ?
1) En interne, pour l’équipe du Groupe MISA
Étant passés d’une équipe de quatre à huit personnes en quatre ans, nous avons réfléchi à la meilleure manière de standardiser nos activités. L’objectif était de permettre aux chargés de projet de fournir le même service client à chaque promoteur, tout en conservant sa propre approche.
De plus, comme évoqué précédemment, nous sommes une petite équipe, et nous attachons une grande importance à l’organisation et à la documentation de nos activités. Malgré une bonne communication interne et des brainstormings fréquents, nous avions un gros besoin de standardisation.
Cette volonté de standardiser nos activités, s’est accompagnée d’une recherche constante de meilleures pratiques et d’une réévaluation de nos façons de faire. En faisant un état des lieux de notre situation (via la cartographie), nous sommes conscients de nos opportunités d’amélioration pour élaborer un plan en conséquence.
2) En externe, pour les clients (les minières)
Dans nos projets d’accompagnement, notre objectif principal est d’introduire le concept d’autonomie dans l’industrie minière. Pour atteindre cet objectif, nous avons constaté qu’il était essentiel de partir de la base. Cela signifie connaître nos fonctionnements, nos processus standards et le fonctionnement de la mine. Une fois cette compréhension établie, nous pouvons identifier les différentes opportunités pour capter des gains de productivité et intégrer des nouvelles technologies pour effectuer une transformation numérique.
Face à l’absence de références existantes, nous avions besoin de créer un référencement des différents processus : du stade de l’exploration à celui du suivi environnemental, constituant alors une première mondiale dans l’industrie minière.
Quels étaient les résultats espérés ?
En mettant en place une démarche processus avec l’aide d’un outil tel que PYX4 Process, nous espérions :
- gagner en efficacité opérationnelle en optimisant nos processus
- mettre à disposition un outil accessible et simple d’utilisation pour faire gagner du temps à l’équipe
- fournir à nos nouveaux collaborateurs un support pour comprendre nos activités, les former plus facilement et donc faciliter leur intégration
Comment s’est déroulée l’implémentation de PYX4 Process ?
Lors du premier mois de lancement, nous avons organisé une réunion dédiée avec le comité de pilotage, le sponsor et le porteur de projet.
Ensuite, au cours de la première année de mise en place opérationnelle, nous avons suivi plusieurs étapes :
- Formation et accompagnement des power users sur l’utilisation de PYX4 Process
- Atelier de modélisation des processus prioritaires identifiés
- Atelier de modélisation de procédures et des instructions de travail
- Détection des opportunités d’amélioration
Ainsi, grâce à PYX4 Process, nous avons donc créé des centaines de graphes nous permettant de comprendre les différentes étapes d’un projet d’innovation minière, et d’identifier les intervenants impliqués, malgré les spécificités propres à chaque site.
Actuellement, nous sommes dans la phase d’optimisation. Bien que nos principaux processus en gestion de projet soient déjà cartographiés et modélisés, nous essayons toujours de nous améliorer. Avec l’aide du comité d’amélioration, nous révisons régulièrement nos méthodes de travail, nos instructions et nos outils, toujours dans le but d’optimiser nos processus.
En parallèle, nous modélisons nos procédures moins prioritaires et lançons la démarche d’amélioration continue avec PYX4 Improver.
À quoi ressemble la cartographie du Groupe MISA ?
Notre cartographie des processus commence au “niveau 0 détaillé”, illustrant notre chaîne de valeur :
- Processus de gouvernance
- Processus de réalisation
- gestion de projet innovant
- gestion de projet innovant collaboratif
- processus de soutien à la commercialisation
- Processus de support (gestion RH, Système de Management de la Qualité, comptabilité, communication, gestion des réseaux d’expert)
Ce premier niveau permet aussi une visibilité complète sur l’ensemble de nos parties prenantes (PME innovante, réseau d’expert, industriel minier).
Notre cartographie des processus, utilisée en interne pour accompagner nos clients miniers, est aussi destinée à être diffusée et mise à disposition des grands utilisateurs de l’industrie minière. Son utilisation permet de gagner un temps considérable lors du démarrage des opérations minières.
Exemple d’un processus détaillé
Notre principal processus est celui de gestion de projet innovant. Il s’agit d’un processus de niveau 1 détaillé de la méthodologie Qualigram et se compose de plusieurs procédures :
- Procédure de résumé de l’innovation : Une opportunité d’innovation minière émerge et nous commençons à évaluer sa pertinence.
- Procédure de révision de l’intention stratégique : Si l’idée est jugée pertinente, on se plonge davantage dans la vision du promoteur et on effectue des recherches approfondies pour garantir la faisabilité de l’investissement en temps et argent.
- Procédure de validation de marché : Avec l’aide de réseaux d’experts, on prend la décision critique de savoir si l’on poursuit ou non le projet. Le rapport de rétroaction qui en résulte fournit des améliorations potentielles au projet grâce aux retours des minières.
- Procédure de design d’innovation : La création d’un cahier des charges permet de valider l’intelligence opérationnelle du projet.
- Procédure de devis de projet : On intègre plusieurs éléments : échéancier, plan de financement, budget, etc. Ces documents orientent le type de source de financement nécessaire à la mise en œuvre du projet. Une fois le financement approuvé, le projet est actionné.
Quels ont été les facteurs clés de réussite dans le déploiement de cette démarche processus ?
Grâce à l’emploi de PYX4 Process, notre démarche processus a très vite été opérationnelle. Le fait que l’outil soit simple et intuitif favorise grandement son adoption. Chaque membre de l’équipe peut facilement trouver l’information qu’il cherche depuis l’outil.
De plus, la facilité d’implémentation constitue un avantage majeur, avec un déploiement rapide et peu de contraintes sur notre système d’information.
Enfin, la gestion du changement est essentielle. Accompagner l’équipe dans la mise en place de la démarche processus, en désignant un porteur de projet, a été d’une grande aide pour nous. Ce dernier assure l’adoption et l’utilisation de l’outil par l’ensemble de l’équipe.
Quels sont les avantages de PYX4 Process dans la mise en place de votre démarche processus ?
PYX4 Process, nous a permis d’optimiser très simplement et rapidement nos opérations minières. Grâce à la documentation de l’ensemble de nos procédures sur un seul et même outil, nous avons identifié les points d’amélioration, mais aussi favorisé le transfert de compétences, le partage de nos méthodes et de nos meilleures pratiques au sein de l’équipe.
PYX4 Process nous permet aussi de gérer nos connaissances et nos prises de décisions puisque tous nos processus sont numérisés et centralisés au même endroit.
Si vous aviez un conseil à donner pour l’implémentation d’une démarche processus, quel serait-il ?
“Toujours revenir à la méthodologie Qualigram qui fournit un cadre et des principes clairs à la description graphique des procédures.”
En utilisant cette méthodologie, tout devient plus simple : il s’agit d’un plan à suivre et à développer. En ayant toujours cette référence à notre disponibilité, notre travail de création et de mise à jour est plus facile.
Évidemment, il s’agit d’un effort continu, mais très gagnant, car il nous permet d’avoir toujours nos processus, procédures et instructions de travail à jour, ainsi que les bons outils au bon moment, pour chaque étape.
Un grand merci, Maude, pour ce retour d’expérience !
Voici d’autres contenus sur la démarche processus :
👉 Démarche processus : par où commencer ?
👉 Comment animer la démarche processus au quotidien ?
👉 Les 6 bénéfices clés de la mise en place d’une démarche processus
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