Modéliser un processus consiste à rendre visible l’invisible : passer de procédures illisibles ou dispersées à une représentation graphique claire, partageable et améliorable.
L’enjeu majeur de la modélisation des processus est de donner à vos équipes une vision et partagée, de garantir la conformité et de faciliter la transmission du savoir-faire.
Cependant, le piège classique consiste à sur-documenter ou à confondre modélisation d’une activité et cartographie globale de l’entreprise. Pour réussir, il faut adopter la bonne méthodologie et choisir la notation adaptée. Si chez PYX4 nous privilégions la méthodologie Qualigram, d’autres approches (BPMN, logigrammes…) permettent de représenter les processus selon les besoins de l’organisation.
Dans cet article, découvrez comment modéliser vos processus, comparer les notations et choisir le meilleur outil de modélisation.
Qu’est-ce que la modélisation des processus ?
Définition de la modélisation des processus
La modélisation des processus consiste à représenter graphiquement l’enchaînement des activités d’un processus pour le comprendre, le partager et l’optimiser.
Elle permet de traduire le fonctionnement réel d’une organisation en un graphe visuel, structuré et compréhensible par tous les collaborateurs. Elle les aide à partager une vision commune de leurs activités et constitue un support concret pour faire évoluer les pratiques.
👉 Comment modéliser un processus ?
Modélisation vs cartographie vs procédure : ne pas confondre
La modélisation des processus , la cartographie et les procédures sont complémentaires :
- La cartographie des processus offre une vue d’ensemble de tous les processus d’une organisation. Elle permet de comprendre comment les différentes activités s’articulent entre elles.
- La modélisation des processus se focalise sur un processus à la fois. C’est l’action de représenter une activité sous la forme d’un graphe ou d’un logigramme. On y voit l’enchaînement des activités d’une organisation, les interactions entre les acteurs et les étapes à suivre.
- La procédure décrit le détail du processus, elle explique comment réaliser une tâche précise.
La place de la modélisation des processus dans la démarche BPM
La modélisation des processus est le cœur de la démarche BPM (Business Process Management). En effet, on ne peut pas piloter ou améliorer ce que l’on ne peut pas visualiser.
Pour représenter les processus, plusieurs méthodologies sont envisageables : Qualigram, BPMN (Business Process Model and Notation). Le choix dépend des objectifs recherchés, du niveau de détail nécessaire et des personnes amenées à lire ou à utiliser les graphes.
La modélisation ne constitue cependant pas une fin en soi. Pour avoir des résultats durables, elle doit s’inscrire dans une démarche processus globale qui implique l’ensemble des équipes, facilite le pilotage des activités et permet de faire évoluer les pratiques au fil du temps.
👉 Découvrez notre article complet sur la démarche BPM.
Pourquoi modéliser ses processus ?
Les objectifs : comprendre, transmettre, optimiser, se conformer
Clarifier l’objectif de la modélisation, ou répondre à “pourquoi effectuons-nous cette modélisation ?”, fait partie des grandes étapes de préparation d’une démarche BPM et permet de donner un guide au modélisateur, indispensable pour juger la complétude d’une description.
La modélisation des processus soit en effet répondre à des objectifs précis :
- comprendre le fonctionnement d’une activité qui soit fidèle à la réalité terrain
- transmettre les savoir-faire en formalisant les pratiques et en facilitant le partage entre collaborateurs
- optimiser les activités en repérant les doublons, les goulots d’étranglement, les tâches sans valeur ajoutée ou les pistes d’amélioration
- se conformer aux exigences réglementaires ou normatives (ISO, Qualiopi…)
Modéliser pour créer de la valeur
Le piège dans lequel tombent beaucoup d’organisations est de vouloir modéliser sans objectif précis ou bien uniquement dans l’objectif de valider un audit de certification. Résultat : un fort investissement (temps, argent, ressources) pour une valeur assez faible (des processus que personne ne consulte).
Documenter à l’aveugle génère de la sur-documentation inutile. La modélisation des processus doit impérativement partir du besoin métier : ce sont vos enjeux opérationnels qui déterminent l’objectif de la modélisation et le niveau de détail nécessaire, et non l’inverse.
Les bénéfices concrets pour l’organisation
Lorsqu’elle répond à un objectif précis, la modélisation des processus apporte des bénéfices concrets à votre organisation.
Tout d’abord, elle clarifie les rôles et les responsabilités de chacun, facilite la collaboration entre les services et donne aux équipes une vision commune du fonctionnement des activités.
Ensuite, elle constitue le support idéal pour identifier les axes d’amélioration et suivre les évolutions des pratiques. Les processus peuvent ainsi être ajustés en fonction des retours du terrain, des résultats observés et des nouveaux besoins de l’organisation. La modélisation formalise l’existant (AS IS) et facilite la conception de l’organisation cible (TO BE).
Prenons l’exemple d’un processus de recrutement : sa modélisation permet de visualiser les étapes, de préciser qui intervient à quel moment et d’identifier d’éventuels délais d’attente entre les services. L’organisation dispose alors d’une vision concrète pour simplifier le parcours, mieux répartir les responsabilités et améliorer l’expérience des candidats.
La méthode de modélisation, étape par étape
Cadrer en amont : objectifs, périmètre, implication de la Direction
Comme évoqué plus haut, toute modélisation des processus débute par un cadrage clair des objectifs de celle-ci. Avant de vous lancer, demandez-vous pourquoi vous le faites. Pour vous aider, définissez la finalité de votre démarche : transformation digitale ? Mise en place d’une démarche Qualité ? Uniformisation des pratiques ? Réorganisation ? ainsi que le périmètre de la modélisation.
💡Ne cherchez pas à tout modéliser d’un coup dès le départ. Ciblez en priorité vos processus les plus critiques ou stratégiques (ceux qui impactent directement le client). De plus, l’implication de la Direction est indispensable pour légitimer la démarche.
Les niveaux de modélisation
Avec la méthodologie Qualigram, vous pouvez découper vos processus en 3 niveaux :
- Niveau 0 (cartographie macro de l’organisation) : représentation globale de l’entreprise (processus de pilotage, de réalisation et de support)
- Niveau 1 (processus) : zoome sur un processus détaillé (par exemple, sur le processus de production qui se situe dans le processus de réalisation). Il montre la chaîne de valeur du processus
- Niveau 2 (procédures) : description de la manière dont se réalise le processus avec la répartition entre les différents rôles et les interactions qui les lient
- Niveau 3 (Instructions de travail) : focus détaillé de l’exécution d’une sous-tâche
Retrouvez un exemple de cartographie des processus détaillé dans notre article dédié.
Conduire les ateliers de modélisation
La modélisation des processus doit se faire de manière collaborative. Il est essentiel de s’appuyer sur les personnes qui connaissent les réalités du terrain. Vous pouvez alors organiser des ateliers de modélisation en réunissant des collaborateurs divers (pilotes, opérationnels, membres de la Direction). Il est primordial d’inviter les collaborateurs à participer, pour qu’ils se sentent impliqués dans la démarche mais aussi que les processus une fois modélisés reflètent bien la réalité.
Animez l’atelier autour de questions clés :
- Quel est l’événement déclencheur ?
- Quels sont les livrables produits ?
- Quels sont les rôles impliqués et les règles de gestion appliquées ?
- Quels outils, documents ou systèmes d’information sont sollicités ?
Valider, diffuser et faire vivre le référentiel
Une fois le processus modélisé, faites-le valider au pilote du processus. Si vous êtes équipé d’un outil de modélisation des processus, comme PYX4 Process, rendez le graphe accessible aux bonnes personnes. Chaque collaborateur qui en aura besoin pourra ainsi venir s’y référer. Organisez des ateliers de modélisation régulièrement pour vous assurer avec les équipes que les processus sont toujours à jour.
Les notations de modélisation des processus
Le logigramme / diagramme de flux
Le logigramme (ou diagramme de flux) est la forme la plus classique pour représenter un processus. Elle s’appuie sur des formes géométriques simples (rectangles, ronds, losanges…) qui permettent de cartographier facilement l’enchaînement des étapes du processus.
Simple à comprendre, le logigramme peut être utilisé pour décrire un processus simple. Cependant, lorsque les processus deviennent complexes ou impliquent un grand nombre d’acteurs, une notation plus approfondie peut être nécessaire.
BPMN : le standard international
Le BPMN (Business Process Management and Notation) est un langage de modélisation des processus métier standard de la modélisation des processus métier. Elle s’appuie sur un ensemble de symboles et de règles permettant de décrire les activités.
Qualigram : le langage graphique lisible par tous
La méthodologie Qualigram est un langage graphique de modélisation des processus publié à l’Afnor. Il s’agit d’un langage graphique structuré en 3 niveaux, du plus global au plus détaillé :
- Niveau 1 : les processus (Pourquoi ? Vers quoi ?)
- Niveau 2 : les procédures (Qui fait quoi ?)
- Niveau 3 : les instructions de travail (Comment ?)
La méthodologie Qualigram est un standard simple, intuitif, moins technique et souvent plus facile à adopter pour les collaborateurs, quelle que soit leur fonction.
| Notation | Lisibilité | Usage |
| Logigramme | Très haute | Représenter des enchaînements simples |
| BPMN | Moyenne à complexe | Modéliser des processus métier complexes avec beaucoup d’acteurs |
| Qualigram | Très haute | Modéliser les processus d’une organisation à plusieurs niveaux de détail |
Le choix de votre notation dépendra de votre objectif initial et de l’équilibre recherché entre le niveau de détail souhaité, la lisibilité et la prise en main de vos équipes. Une notation riche n’est utile que si elle répond aux besoins du terrain et que les équipes peuvent s’appuyer dessus.
Les outils de modélisation des processus
Du tableur aux logiciels dédiés : limites et apports
Beaucoup d’organisations commencent leur modélisation des processus avec des outils bureautiques (Excel, logiciels de dessin vectoriel). Si ces outils permettent de créer rapidement des logigrammes, elles présentent très vite des limites : absence de référentiel, problème dans la gestion des versions, difficulté de diffusion auprès des équipes. Ces processus peuvent alors très vite devenir obsolètes, difficiles à retrouver et donc non consultés.
Ce qu’un outil de modélisation doit offrir
Comme nous l’avons évoqué précédemment, le choix d’un outil dépend des objectifs de votre démarche et de vos besoins. Dans tous les cas, pour sélectionner l’outil de modélisation adapté, ce dernier doit répondre à différents critères :
- Bibliothèque de notation intégrée : représenter les processus selon la méthodologie choisie (Qualigram, BPMN) pour assurer une cohérence
- Gestion des niveaux de modélisation : possibilité de passer d’une vue globale à une description plus détaillée des activités
- Versionning et traçabilité : détenir l’historique des modifications des graphes
- Diffusion aux collaborateurs : les collaborateurs doivent pouvoir accéder facilement aux graphes dont ils ont besoin
- Centralisation des informations : Pouvoir associer les processus aux bons documents, déterminer les rôles de chacun et mettre en place des indicateurs
L’ergonomie et la facilité de prise en main sont aussi importantes. Votre outil sera performance uniquement si vos équipes s’en servent.
Modéliser, diffuser et faire évoluer avec un outil BPM
La modélisation des processus prend tout son sens lorsqu’elle s’inscrit dans une démarche processus et d’amélioration continue globale. C’est justement l’approche proposée par PYX4 Process : accessible directement depuis un navigateur web, il repose sur la méthodologie Qualigram, simple et intuitive. Les processus sont ainsi centralisés au même endroit, organisés à différents niveaux de détails, accessibles facilement aux collaborateurs, toujours certains de consulter la bonne version.
En intégrant la modélisation dans une démarche d’amélioration continue, l’organisation dispose ainsi d’un support pour partager ses pratiques, faire évoluer ses processus et maintenir une documentation utile au quotidien.
FAQ : questions fréquentes sur la modélisation des processus
Quelle différence entre modélisation et cartographie des processus ?
La cartographie des processus donne une vue d’ensemble de la totalité des processus de l’organisation. Tandis que la modélisation s’intéresse à un processus précis : elle détaille le déroulement des activités et les acteurs impliqués.
Quelle notation choisir (BPMN ou Qualigram) ?
Le choix de la notation de processus dépend des besoins et des objectifs de l’organisation. Le BPMN est le standard international que vous pouvez choisir si vous visez l’automatisation technique, la rigueur informatique et l’interopérabilité SI. Privilégiez la méthodologie Qualigram si vous visez la mise en place d’une démarche Qualité, la conduite du changement et l’appropriation immédiate de votre outil par les collaborateurs.
Par quel niveau commencer ?
Il est recommandé de commencer par une vue macro avant d’entrer dans le détail. Ainsi, identifiez d’abord les grands processus de votre organisation, puis modélisez les procédures et enfin les instructions de travail.
Faut-il un logiciel pour modéliser ses processus ?
Un outil de dessin ou de bureautique peut suffire pour commencer la modélisation de vos processus. Cependant, un outil dédié devient vite indispensable pour pérenniser la démarche. Il garantit la centralisation des données, le contrôle des versions, la mise à jour en temps réel et la diffusion aux collaborateurs, transformant une documentation statique, voire obsolète en un référentiel vivant.
Passez à l’action : choisissez un processus critique et commencez à modéliser un processus en niveau 1 lors d’un atelier participatif. Découvrez comment PYX4 Process facilite la modélisation, la diffusion et le versionnage de votre référentiel.
Contenu de l'article
