Structurer la mise en place de la démarche processus : fonctions, rôles, activités et responsabilités

Dans la mise en place d’une démarche processus, la prise en compte de la composante humaine est une étape clé pour la réussite du projet. Cependant, lorsque la définition ses responsabilités, des activités, des rôles et des fonctions de chacun ne sont pas clairement définis, la gestion des processus peut être entravée. C’est pour cela que nous clarifions ces termes, souvent confondus, pour faire de votre démarche processus un véritable levier de performance.

Définitions

Fonction

La fonction désigne la position d’un acteur au sein de l’organisation. Selon sa fonction, des rôles vont en découler. La fonction est spécifiée sur la fiche de poste du collaborateur et est illustrée dans l’organigramme de l’entité.

Rôle

Le rôle découle de la fonction occupée par le collaborateur, définissant son niveau d’implication dans les différentes procédures. Contrairement à la fonction, qui est générale, le rôle est plus concret et engendre des activités opérationnelles. La plupart du temps, une fonction implique plusieurs rôles.

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Activités

Les activités définissent les actions à accomplir pour assurer la bonne exécution du processus. Les activités sont attribuées en fonction du rôle de chacun dans la procédure.

Responsabilité

Dans le cadre d’une démarche processus, la responsabilité est définie selon la matrice RACI

  • Responsible : réalise la tâche
  • Accountable : valide, approuve la tâche
  • Consulted : est consulté
  • Informed : doit être informé

Selon les différentes activités énumérées, chacun aura des responsabilités différentes, en fonction de ses compétences et de ses connaissances.

Pourquoi clarifier la fonction, les rôles, les activités et les responsabilités ?

Cette clarification permet à tous les acteurs d’être bien conscients de ce que la Direction attend de chacun d’eux. Ils peuvent ainsi se concentrer pleinement sur l’accomplissement des activités qui leur incombent. C’est une bonne manière de favoriser leur engagement dans la réalisation des processus.

De plus, en attribuant clairement les activités aux bons rôles, puis les responsabilités qui s’y réfèrent, l’organisation est certaine de couvrir tout le processus. C’est aussi un bon moyen de renforcer la collaboration et la communication entre les équipes, car chacun sait qui s’occupe de quoi, et peut demander de l’aide directement à la bonne personne. C’est un véritable atout pour la performance globale de l’organisation.

Exemples de fonctions, de rôles, d’activités et de responsabilités

Prenons l’exemple du collaborateur X, qui occupe la fonction de Responsable Commercial France au sein d’une organisation. 

À partir de cette fonction, voici une partie des rôles qui se dessinent :  

  • Commercial
  • Manager
  • Pilote de processus…

Parmi les activités qui découlent de ces rôles, on retrouve : 

  • Qualifier les prospects
  • Définir la stratégie
  • Organiser les revues de processus

Ces activités sont déterminées selon les rôles qui découlent de la fonction du collaborateur X et des objectifs à atteindre dans le cadre de sa fonction de Responsable Commercial France. 

💡Toutes ces activités ne seront pas nécessairement exécutées par le Responsable Commercial France lui-même, mais elles font partie intégrante de sa fonction et peuvent être réparties entre différentes personnes au sein de l’organisation, en fonction des compétences de chacun. 

Pour vous éclairer, voici un schéma explicatif pouvant servir d’exemple :

Voici un deuxième exemple, dans le cadre d’une démarche processus. Ici, nous nous concentrons sur le processus : “Animer la démarche processus”. Dans ce contexte, la fonction clé associée à ce processus pourrait être celle de Responsable Qualité. 

Selon ce processus et cette fonction, trois rôles majeurs sont identifiés.

Rôle : Coordinateur transverse

Activités

  • Planifier la revue des processus 
  • Organiser le comité de revue de processus
  • Diffuser les nouveaux graphes 

Selon les activités qui sont assignées au coordinateur transverse, il aura les responsabilités de : 

  • Réaliser la planification de la revue des processus, comme l’indique le R (Responsive)
  • Réaliser le comité de revue des processus, comme l’indique le R (Responsive)
  • Valider la diffusion des nouveaux graphes, comme l’indique le A (Accountable)

Rôle : Pilote de processus 

Activités

  • Planifier la revue des processus 
  • Recueillir les remontées terrain
  • Organiser le comité de revue de processus
  • Diffuser les nouveaux graphes 

Selon les activités qui sont assignées au rôle pilote de processus, il aura les responsabilités de : 

  • être informé de la planification des revues de processus
  • réaliser la bonne réception des remontées terrain
  • réaliser (avec le coordinateur transverse) et valider le comité de revue de processus
  • réaliser la diffusion des nouveaux graphes

Rôle : Collaborateurs

Activités

  • Recueillir les remontées terrain
  • Diffuser les nouveaux graphes 

Selon les activités qui sont assignées aux collaborateurs, ils auront les responsabilités de : 

  • être consulté pour le recueil des remontées terrain
  • être consulté pour la diffusion des nouveaux graphes

Même si tous ces rôles découlent d’une même fonction, ce n’est pas une seule et même personne qui s’en acquittera. 

Pour conclure, clarifier les rôles, les fonctions, les activités et les responsabilités au sein d’une organisation est impératif pour favoriser l’engagement des collaborateurs et assurer le bon fonctionnement de l’organisation et de ses processus. Évidemment, ils sont à adapter en fonction de la taille et de la stratégie globale de l’organisation. 

Pour vous aider à instaurer une démarche processus, et être certain que chaque acteur comprenne le rôle qu’il a joué, vous pouvez vous doter d’outils comme PYX4 Process. 

Il vous permettra de modéliser et d’optimiser vos processus tout en impliquant vos collaborateurs. Si vous souhaitez être accompagné dans la mise en place d’une cartographie de processus, n’hésitez pas à prendre contact avec nos experts !

Image à la Une : ErikaWittlieb – Pixabay

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Jean-Charles Mallet

Directeur BU Canada - Pilote du pôle Innovation
Pilote du pôle Produit & Innovation et consultant en Management par les processus & en Amélioration continue, JC accompagne les entreprises dans leurs problématiques de cartographie des processus, de gestion des risques et d’audit interne.

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