Comment mettre en place une démarche BPM

Dans un environnement volatil et en perpétuel changement, les organisations recherchent toujours plus de flexibilité et d’efficacité. C’est dans ce contexte, que le BPM (Business Process Management) est devenu une démarche incontournable. Mais qu’est-ce que le BPM ? Pourquoi est-ce un outil précieux dans cette situation changeante ? Quels sont les objectifs de la démarche BPM ? Nous vous proposons d’éclairer cette notion à travers cet article.

Définition du BPM

Le BPM (Business Process Management) fait référence à une discipline de gestion composée de différentes activités, méthodologies et outils traitant du processus. Le BPM permet d’identifier, de modéliser, d’exécuter et de suivre les processus en continu. La démarche BPM permet d’obtenir des résultats alignés avec les objectifs de l’organisation. Pour cela, il est nécessaire de modéliser ses processus.

Pourquoi mettre en place une démarche BPM ?

Le contexte dans lequel les entreprises évoluent est complexe et les changements sont de plus en plus rapides. Ces évolutions ont un impact sur l’environnement opérationnel des organisations. 

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En effet, les systèmes et les marchés sont désormais interconnectés, le volume de données à traiter augmente, la fiscalité et la législation se renforcent. Tout cela rend les organisations plus compliquées et leur fait perdre de la visibilité sur leurs différentes activités. Ces éléments peuvent avoir des conséquences sur la gestion des risques, la capacité d’adaptation ou encore la satisfaction client. 

Désormais, on ne modélise plus uniquement pour obtenir une certification. La démarche BPM apporte bien plus de valeur ajoutée : réduction des coûts, amélioration de la qualité des produits et des services, meilleure satisfaction client, collaboration et transparence entre les équipes.

Pour rester agiles et compétitives, les organisations ont tout intérêt à mettre en place une démarche BPM, qui leur permettra de modéliser de nouveaux processus ou d’améliorer ceux déjà existants et ainsi gérer et mieux anticiper les changements. 

Dans quel contexte mettre en place une démarche BPM ?

Un projet BPM peut émaner d’un besoin ponctuel : 

  • projet de réorganisation
  • création d’une nouvelle activité
  • optimisation des méthodes
  • intégration d’une fusion/acquisition
  • démarches d’accréditation type ISO
  • déploiement de nouveaux outils de gestion
  • analyse de risques
  • etc. 

Toutefois, l’approche BPM peut et doit devenir une méthode de gestion en continu pour offrir à l’entreprise une plus grande transversalité.

Les bénéfices de la démarche BPM

Le contexte dans lequel les entreprises évoluent est complexe et les changements sont de plus en plus rapides. Ces évolutions ont un impact sur l’environnement opérationnel des organisations. 

En effet, les systèmes et les marchés sont désormais interconnectés, le volume de données à traiter augmente, la fiscalité et la législation se renforcent. Tout cela rend les organisations plus compliquées et leur fait perdre de la visibilité sur leurs différentes activités. Ces éléments peuvent avoir des conséquences sur la gestion des risques, la capacité d’adaptation ou encore la satisfaction client. 

Désormais, on ne modélise plus uniquement pour obtenir une certification. La démarche BPM apporte bien plus de valeur ajoutée : réduction des coûts, amélioration de la qualité des produits et des services, meilleure satisfaction client, collaboration et transparence entre les équipes.

Pour rester agiles et compétitives, les organisations ont tout intérêt à mettre en place une démarche BPM, qui leur permettra de modéliser de nouveaux processus ou d’améliorer ceux déjà existants et ainsi gérer et mieux anticiper les changements.

Comment mettre en place un projet BPM ?

Avant d’entamer une démarche BPM, nous conseillons à minima, de modéliser vos processus et d’employer le concept As is – To be. L’idée est d’être conscient d’où l’on part en termes de maturité des processus et de savoir où l’on souhaite aller. 

Le modèle As is correspond à ce qui est déjà en cours dans l’organisation. Le modèle To be correspond à ce qu’elle souhaite instaurer. Lors de la mise en place d’une démarche processus, il est important de toujours débuter par le As is car il va permettre d’évaluer l’écart entre le modèle cible et le modèle actuel. Cela facilite ainsi l’analyse et la description du plan d’action à exécuter pour améliorer le processus.

Un projet à part entière

Considérer la démarche BPM comme un projet à part entière est essentiel car elle transforme le mode de fonctionnement de l’entreprise et aussi sa culture. 

Pour garantir le bon fonctionnement de la démarche BPM, il est nécessaire d’adopter une approche stratégique des processus. À cet effet, nommer un “sponsor” est capital pour mener la démarche et faire adhérer les équipes. Sans sponsor, le projet risque de rester purement opérationnel et de s’essouffler rapidement.

Le rôle du sponsor consiste à mobiliser l’ensemble des équipes, à soutenir les pilotes de processus et à rappeler les axes stratégiques de l’entreprise. Souvent ce sponsor est tout simplement la Direction. 

Enfin, pour lancer le projet, l’organisation doit définir un périmètre clair de la direction à suivre. Cela se concrétise par la formalisation et le partage d’un plan projet détaillé, récapitulant les priorités, les objectifs et la méthodologie, qu’elle peut communiquer aux différentes parties prenantes.

Un déploiement maîtrisé

La réussite du déploiement nécessite une bonne maîtrise technique des processus. Pour s’assurer de cela, l’organisation peut mettre en place un projet pilote afin de tester la méthodologie et les dispositifs mis en œuvre. L’objectif de ce projet pilote est d’obtenir rapidement des améliorations créant des gains rapides (quick-win). 

L’organisation a tout intérêt à communiquer sur ces résultats pour favoriser l’adhésion des parties prenantes dans la suite du projet. 

Le déploiement de cette nouvelle approche peut soulever plusieurs questions : 

  • Quels acteurs vont être concernés par le changement ? 
  • Quel niveau de résistance est à prévoir ? 
  • Qui sont les passifs, les acteurs, les opposants voire les détracteurs ? 

Dans ce contexte, un accompagnement dans la gestion du changement est incontournable.

Une démarche pérenne

Une fois les premiers changements mis en place et acceptés, l’objectif est de pérenniser la démarche BPM. 

Cette pérennisation repose tout d’abord sur un soutien unanime de tous les acteurs, conscients des bénéfices que la démarche apporte. 

Il faut aussi mettre en place et vérifier les dispositifs d’amélioration continue (gestion des non-conformités, remontées terrain, audit). Ces mécanismes assurent une adaptation proactive aux évolutions de l’entreprise ou du marché. 

Enfin, les pilotes de processus jouent un rôle central dans la pérennisation de cette démarche, mais leur contribution seule ne suffit pas. La Direction doit également jouer un rôle actif en soutenant et en impulsant la démarche de management par les processus au sein de l’organisation. C’est cette synergie entre les équipes opérationnelles et la Direction qui garantira la solidité et la continuité de la démarche BPM dans le temps.

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Quel langage graphique pour mon projet BPM ?

Il existe plusieurs langages de modélisation des processus. Le BPMN (Business Process Management Notation) est le standard le plus universel. Cette notation graphique répond principalement au besoin des BPMS, c’est-à-dire l’exécution du processus. Ce langage, plutôt complexe, permet de décrire non seulement le flux d’activités mais également le flux de données permettant aux outils de BPMS de générer des applications.

👉 Quelle est la différence entre BPM et BPMN ? 

Toutefois, dans un projet de transformation et d’optimisation, il est crucial que le modèle graphique soit compris par tous les membres de l’organisation. Plusieurs alternatives simples et plus intuitives existent pour répondre à ce besoin, comme la méthodologie Qualigram. Cette notation graphique se base sur les trois principaux niveaux de granularité permettant de modéliser les processus, procédures, et instructions de travail. Ce découpage donne ainsi une vision stratégique pour les managers et pilotes de processus, et permet de décliner les activités et actions à réaliser : c’est la stratégie à l’exécution.

C’est à notre sens la méthodologie la plus efficace et la plus accessible pour l’ensemble des collaborateurs. Un gage de réussite pour la mise en place d’une démarche BPM, où l’implication des équipes est cruciale. C’est pourquoi Qualigram est le langage que nous avons souhaité utiliser pour notre logiciel PYX4 Process.

En conclusion, trois idées clés sont à retenir :

  • La définition de l’objectif final du projet BPM est fondamentale 
  • Le choix d’une méthodologie de langage graphique adaptée à son objectif va assurer le déploiement et la réussite de la démarche
  • Il est important de documenter ses processus actuels avant d’entrer dans une description des processus à venir

Il convient également de rappeler qu’il est important de se concentrer sur la description des processus qui ont une forte valeur ajoutée, et que la modélisation des processus est un outil et non une fin en soi.

Vous souhaitez lancer une démarche BPM ? Prenez contact avec nos experts, ils seront ravis de vous conseiller sur la marche à suivre et de vous aider si besoin à lancer votre projet. 

Image à la Une : Ryan Quintal – Unsplash

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Jean-Charles Mallet

Directeur BU Canada - Pilote du pôle Innovation
Pilote du pôle Produit & Innovation et consultant en Management par les processus & en Amélioration continue, JC accompagne les entreprises dans leurs problématiques de cartographie des processus, de gestion des risques et d’audit interne.

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