L’amélioration continue est l’un des principes fondamentaux qui permet aux organisations de maintenir leur agilité, de se remettre en question, de travailler à l’amélioration de leurs méthodes et de leurs outils, afin d’être plus efficientes. Cependant, la réussite de cette démarche repose sur l’implication et la compréhension de l’ensemble des acteurs. Comment décentraliser la démarche d’amélioration continue ? Quels sont ses bienfaits ? C’est ce que nous vous expliquons dans cet article.
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Les grands principes de l’amélioration continue
La démarche d’amélioration continue se traduit par le sigle PDCA, pour Plan Do Check Act, souvent représenté par une roue de Deming.
Dans le modèle d’un Management par les Processus, le PDCA s’applique de la manière suivante :
P pour plan : Cette première étape entraîne l’organisation de revues périodiques des processus. L’objectif est d’évaluer la performance du ou des processus mis en place en utilisant des indicateurs précis, tout en réévaluant la pertinence de la chaîne de valeur et des procédures qui la composent.
D pour do : À ce stade, les actions préalablement définies lors des revues de processus sont mises en œuvre pour améliorer les processus.
C pour check : Une fois les actions réalisées, on évalue, à partir des indicateurs, l’efficacité des changements apportés.
A pour act : En fonction des résultats et des écarts constatés, des ajustements et améliorations sont appliqués, consolidant ainsi le cycle d’amélioration continue.
Cette application du PDCA dans le cadre d’un Management par les Processus, représente un guide essentiel pour les organisations qui souhaitent optimiser leurs processus et ainsi gagner en performance.
Pourquoi décentraliser la démarche d’amélioration continue ?
Favoriser l’implication des collaborateurs
Les collaborateurs étant directement impliqués dans la démarche d’amélioration continue ont une meilleure compréhension de leur rôle dans l’atteinte des objectifs de l’organisation. Cette participation, encouragée par la décentralisation, permet à chacun d’appréhender son impact sur la réussite de l’organisation.
En offrant à toutes les équipes l’occasion de contribuer à l’amélioration de la performance de de l’organisation, l’amélioration continue permet à chacun de se sentir non seulement écouté, mais aussi valorisé. Ce sentiment d’implication et l’obtention de résultats impactants agit comme un moteur de motivation pour les équipes.
Fluidifier le transfert d’information
En décentralisant la démarche d’amélioration continue, les informations circulent plus facilement entre les différents niveaux et services de l’organisation. Cela favorise une prise de décision plus éclairée, ainsi qu’une redescente plus effiace jusqu’aux équipes dédiées de chaque pôle.
Augmenter l’efficacité de l’organisation
La décentralisation de la démarche d’amélioration continue permet à l’organisation de gagner en performance grâce à l’amélioration des processus et donc de sa manière de travailler. Le rapport entre efficacité et efficience est sans cesse optimisé. L’organisation est plus agile, réactive et toujours orientée vers l’amélioration de ses performances.
Renforcer la culture d’entreprise
La Direction doit favoriser une culture d’entreprise dans laquelle la démarche d’amélioration continue est perçue comme une responsabilité collective, où chaque individu peut contribuer à son échelle. En décentralisant la démarche d’amélioration continue, tous les collaborateurs bénéficient d’un contact rapproché leur permettant d’adopter, de manière personnalisée, leurs domaines de compétences, les recommandations et l’approche de l’amélioration continue. Cela renvoie l’image d’une organisation souhaitant évoluer et s’améliorer constamment, avec une forte adhésion de ses collaborateurs, et cela va se refléter tant en en interne qu’en externe.
Comment décentraliser la démarche d’amélioration continue ?
Le rôle de la Direction
Une fois la démarche d’amélioration continue mise en place, il est fortement recommandé de la décentraliser pour la rendre optimale. Cette décentralisation requiert tout d’abord une implication de la Direction, qui doit idéalement être porteuse de cette démarche, ou a minima, agir en tant que sponsor.
Pour cela, la démarche d’amélioration continue doit être ancrée dans la vision stratégique et organisationnelle de l’entreprise. La Direction doit afficher son engagement envers cette démarche en responsabilisant et en valorisant les équipes qu’elle choisira d’impliquer. C’est ce qui encouragera tous les niveaux de l’organisation à y croire et à s’y impliquer.
Enfin, si la Direction souhaite engager toute l’organisation dans cette démarche, cela nécessite de mettre à disposition les ressources et les moyens nécessaires pour que les équipes y soient pleinement intégrées : outils, formations, sensibilisation et nomination de Référents d’Amélioration Continue (RAC).
Sensibiliser les pilotes de processus
Une fois que la Direction assume son rôle de porteuse de la démarche, il s’agit de diffuser cette vision au niveau opérationnel. Pour cela, il faut sensibiliser les pilotes de processus, qui seront chargés de réaliser les revues de processus au sein de l’organisation. L’objectif est que chaque service ou entité comprenne et s’approprie la démarche d’amélioration continue.
Pour sensibiliser les pilotes, ces derniers doivent être informés de la manière dont leur rôle va impacter l’organisation, notamment au travers de l’animation des revues de processus. Ils jouent un rôle central au sein de l’organisation, veillant à la fois à l’implication des équipes, à l’atteinte des objectifs et au bon déroulement du PDCA dans leur champ d’action.
Les pilotes de processus doivent mesurer, suivre et publier les résultats de la mise en application de la démarche auprès de leurs équipes. Les collaborateurs se sentiront ainsi utiles et reconnus lorsqu’ils seront sollicités par le pilote de processus car ils sauront qu’ils s’impliquent dans une dynamique globale, impactante et valorisée par le management. Ils percevront les enjeux de l’organisation et auront le sentiment d’être au cœur de la stratégie et de participer pleinement à l’amélioration des performances de leur organisation.
Nommer des RAC (Référents ou Responsables d’Amélioration Continue)
Bien que les pilotes de processus soient ceux qui vont organiser les revues de processus, ils ne sont pas nécessairement les seuls porteurs de la démarche au sein de leurs services ou entités. En effet, l’organisation peut nommer des Référents d’Amélioration Continue. Ces référents peuvent être les pilotes eux-mêmes ou n’importe quel membre de l’organisation. Ils devront évidemment avoir été sensibilisés à la démarche d’amélioration continue et la porter au contact de leurs collaborateurs directs, forts de leur connaissance du terrain et de leur environnement métier.
Pour conclure, on s’aperçoit que décentraliser la démarche d’amélioration continue est bénéfique en interne pour impliquer et motiver les collaborateurs, mais aussi et surtout pour maximiser les effets de cette approche sur les performances de l’organisation, et ainsi valoriser l’image de l’entreprise à l’externe.
Pour décentraliser et appliquer le PDCA, vous pouvez vous appuyer sur des outils tels que :
- PYX4 Process, qui vous permettra notamment de :
– cartographier et mettre à jour vos processus
– les diffuser à vos collaborateurs
– programmer et superviser les revues de processus - PYX4 Improver qui vous permettra ensuite :
– d’impliquer vos collaborateurs en leur permettant des remontées terrain depuis les processus (ou non)
– de traiter les événements recensés par des plans d’actions
– suivre et évaluer la réalisation des actions
– programmer et suivre les audits internes et externe
Si vous souhaitez intégrer une démarche d’amélioration continue au sein de votre organisation, nous vous invitons à prendre contact avec nos experts qui sauront vous guider dans ce projet.
Image à le Une : Unsplash – TOPOS Landscape Architects
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