BPMN, BPMS, EBPA… de nombreux acronymes tournent autour du BPM. Quels sont les différents concepts de cette grande famille qu’est la gestion des processus ?
Pourquoi le BPM ?
Le BPM fait référence à une discipline de management dont l’approche est la gestion des processus. C’est donc une grande famille d’activités, de façons de faire, de méthodologies et d’outils, qui traitent du processus. Un projet BPM peut être initié lancé pour différentes raisons, parmi lesquelles :
- Projet de réorganisation
- Création d’une nouvelle activité
- Optimisation des méthodes
- Intégration d’une fusion/acquisition
- Démarches d’accréditation type ISO
- Déploiement de nouveaux outils de gestion
- Analyse de risques
- Etc.
Le projet BPM peut donc émaner d’un besoin ponctuel. Toutefois, l’approche peut et devrait devenir une méthode de gestion en continu : rentrer dans une démarche BPM permet une plus grande transversalité dans l’organisation. Pour cela, celle-ci doit a minima modéliser ses processus.
Comme le déclarait William Edwards Deming, un référent en matière de Qualité, il n’est pas possible de changer quelque chose que l’on ne connaît pas. Le concept “As is – To be” est souvent préconisé pour modéliser ses processus : le modèle “as is” est celui actuellement en cours dans l’organisation, et le modèle “to be” est celui que l’on aimerait mettre en place. Dans une démarche de documentation des processus, il est important de toujours commencer par le “as is” car celui-ci permet d’évaluer l’écart entre le modèle cible et le modèle actuel. Cela facilite ainsi l’analyse et la description du plan d’actions à exécuter pour améliorer le processus.
L’objectif de la démarche BPM détermine le mode de rédaction des processus
Comment modéliser ses processus ? Comme le définit la norme ISO 9001, un processus est un ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie.
La modélisation des processus répond à deux grands types de besoin : l’exécution des processus, et l’analyse des processus, dans le but de les optimiser. En réponse à ces besoins, il existe diverses disciplines :
- Les BPMS (Business Process Management Suites) sont des suites logicielles permettant l’exécution du modèle cartographié du processus. Ce sont des modèles complexes qui permettent de décrire non seulement le flux d’activités entre les personnes mais surtout le flux de données entre les applications métier.
- Le EBPA (Entreprise Business Process Analysis) est une discipline de la modélisation des processus destinée à la transformation et à l’optimisation de la performance de l’organisation. Les modèles sont habituellement plus riches et proposent des vues différentes de celles proposées par les BPMS. Elles doivent permettre la prise de décision, aider à l’optimisation des processus, contribuer à l’analyse de l’impact du changement et préparer les processus à l’exécution.
Quel langage graphique pour mon projet BPM ?
Il existe plusieurs langages de modélisation des processus. Le BPMN (Business Process Management Notation) est le standard le plus universel. Cette notation graphique répond principalement au besoin des BPMS, c’est-à-dire l’exécution du processus. Ce langage, plutôt complexe, permet de décrire non seulement le flux d’activités mais également le flux de données permettant aux outils de BPMS de générer des applications.
Attention toutefois : dans un projet de transformation et d’optimisation, il est crucial que le modèle graphique soit compris par tous les membres de l’organisation. Plusieurs alternatives simples et plus intuitives existent pour répondre à ce besoin. Nous pouvons citer par exemple la méthodologie Qualigram, langage utilisé par le logiciel PYX4 Process. Cette notation graphique utilise peu de formes et se base sur trois niveaux de granularité permettant de modéliser les processus, procédures, et instructions de travail. Ce découpage donne ainsi une vision stratégique pour les managers et pilotes de processus, et permet de décliner les activités et actions à réaliser : c’est la stratégie à l’exécution.
En conclusion, trois idées clés à retenir :
- il est central de bien définir le but final de son projet BPM,
- il est important de choisir la méthodologie de langage graphique la plus adaptée à son objectif et à sa cible,
- il est important de documenter ses processus actuels avant d’entrer dans une description des processus à venir.
Egalement, il convient de rappeler qu’il faut se concentrer sur la description des processus qui ont une forte valeur ajoutée à son projet, et que la modélisation des processus est un outil et non une fin en soi.
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