Qu'est-ce que la méthode Kaizen ?

Toutes les organisations cherchent à s’améliorer et à optimiser leurs méthodes de travail afin de gagner en efficacité et en performance. Pour atteindre cet objectif, plusieurs méthodes existent, dont la méthode Kaizen, particulièrement intéressante. On vous explique pourquoi. À quoi correspond-t-elle ? Comment la mettre en pratique ? Toutes les réponses dans cet article.

Qu’est-ce que la méthode Kaizen ?

Kaizen, issu de la fusion des deux termes japonais Kai (changement) et Zen (meilleur) est une approche d’amélioration continue. Cette méthode se caractérise par la mise en place quotidienne de pistes d’amélioration visant à optimiser le fonctionnement de tous les niveaux d’une organisation, des priorités stratégiques aux tâches opérationnelles quotidiennes.

Selon le principe de l’amélioration continue, de petits efforts réguliers peuvent entraîner de grands changements sur le long terme. La méthode Kaizen se distingue par son approche douce et progressive, s’opposant ainsi à la méthode Kaikaku, qui favorise davantage les changements drastiques et brutaux.

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Quels sont les principes de la méthode Kaizen ?

Se remettre en permanence en question

La méthode Kaizen repose sur la conviction que même après avoir amélioré son travail, il existe toujours des opportunités d’optimisation. Cette approche entraîne alors une remise en question continue qui favorise une évolution constante des pratiques.

Identifier la cause originelle des problèmes

Plutôt que de traiter les problèmes de manière superficielle, la méthode Kaizen encourage à revenir à la racine profonde du problème afin d’apporter une solution durable et éviter qu’il ne se reproduise.

Corriger les erreurs sans attendre

Dès qu’une erreur émerge, il est impératif de la rectifier afin d’éviter qu’elle ne s’empire. Cette réactivité garantit la bonne efficacité des processus de l’entreprise.

Adopter une approche proactive

Être réactif face aux erreurs c’est bien, être proactif c’est encore mieux. L’idée est de chercher en permanence de nouvelles façons d’améliorer ses performances, en mettant l’accent sur le renforcement de ses points faibles.

Prioriser les changements

La méthode Kaizen préconise de donner la priorité aux changements rapides, nécessitant peu de ressources et d’investissements. L’accent est mis sur les modifications qui auront un maximum d’impact pour un minimum d’effort.

Privilégier la durabilité

La méthode Kaizen encourage la mise en place de changements qui perdurent dans le temps, assurant une amélioration continue sur le long terme.

Éviter le gaspillage

La notion de gaspillage est souvent évoquée lorsque l’on parle d’amélioration continue. Pour appliquer ce principe, une entreprise doit éviter les trois types de gaspillages suivants :

Muda : ce terme fait référence aux activités qui n’ont aucune valeur ajoutée. Par exemple, une tâche que l’on exécute manuellement et qui est souvent répétée alors qu’elle pourrait être automatisée est un muda. Cela englobe aussi les déplacements inutiles ou encore les processus dont on ne se sert pas.
Mura : il s’agit des incohérences qui se trouvent dans les processus. Cela est souvent dû à des problèmes de communication entre les membres d’une même équipe.
Muri : ce terme correspond aux difficultés que les individus peuvent rencontrer dans la réalisation de leurs tâches. Cela peut provenir par exemple d’un manque de formation ou d’un ordinateur pas assez performant. Ils mettront alors plus de temps que nécessaire.

Les avantages de la méthode Kaizen

La méthode Kaizen offre une approche particulièrement efficace en matière de gestion du changement. En effet, elle se distingue par la décomposition des tâches d’amélioration, permettant d’atteindre progressivement, mais de manière assurée, les objectifs fixés sans perdre ni effrayer les équipes.

Un autre avantage majeur de la méthode Kaizen réside dans son caractère inclusif puisque toutes les équipes sont impliquées dans cette approche. Cette dernière repose sur l’idée que chacun apporte les changements qui lui semblent nécessaires pour optimiser ses processus individuels.

Enfin, sachant que la méthode Kaizen s’applique quotidiennement, elle permet à l’organisation de s’ajuster constamment aux changements et aux évolutions internes et externes. L’entreprise devient ainsi plus agile et plus résiliente.

Avec quels outils appliquer la méthode Kaizen ?

La méthode Kaizen peut être mise en place de différentes manières selon la taille, la stratégie ou encore la culture de l’entreprise. Nous vous présentons trois méthodologies qui s’inscrivent dans la méthode Kaizen.

La méthode des 5 Pourquoi

Cette approche s’inscrit dans l’un des principes du Kaizen : identifier la cause originelle des problèmes. La méthode des 5 Pourquoi repose sur la répétition du questionnement. En posant cinq fois d’affilée une question débutant par pourquoi, il est plus simple de trouver la cause initiale du problème.

👉 Comment appliquer la méthode des 5 pourquoi ?

La méthode des 5S

Cette méthode vise à améliorer l’espace de travail et le bien-être. Elle est fondée sur 5 termes japonais commençant par la lettre S :

Seiri : Se débarrasser de tout ce qui encombre l’espace de travail et n’est pas nécessaire (fichiers, dossiers, objets)
Seiton : Ranger, optimiser chaque élément de l’espace de travail
Seiso : Nettoyer l’espace de travail après avoir éliminé l’inutile et organisé le reste
Seiketsu : Maintenir ce nouvel espace de travail épuré aussi longtemps que possible
Shitsuke : Appliquer rigoureusement le maintien de l’espace propre et ordonné

La méthode PDCA

La méthode PDCA représente un plan en quatre étapes clés qui permet d’améliorer ses performances. Chaque lettre désigne l’une des actions à réaliser :

P pour plan (planifier) : Cette première étape permet de définir clairement le sujet ou le problème qui sera traité.
D pour do (déployer) : Cette seconde étape a pour objectif de mettre en place les actions préalablement planifiées. C’est une sorte de test de l’axe d’amélioration définie lors de l’étape précédente.
C pour check (contrôler) : Une fois les actions effectuées, il est important de mesurer l’efficacité des actions réalisées et de comparer les résultats obtenus avec les objectifs fixés.
A pour act (améliorer) : Les actions qui ont été appliquées et validées doivent ensuite être optimisées.

👉 PDCA : Les 4 étapes de l’amélioration continue

Pour conclure, la méthode Kaizen se positionne comme une approche essentielle pour les organisations qui cherchent à s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue. En adoptant cette méthode, les entreprises peuvent instaurer un environnement interne favorable à la performance et à l’efficacité, tout en intégrant les équipes. Plus qu’une méthode à appliquer, Kaizen représente une façon de penser et de progresser.

Elle répond à plusieurs problématiques souvent rencontrées :

Une fois dotée des bons outils, une organisation peut déployer pleinement la méthode Kaizen. Si c’est aussi votre souhait, nous vous invitons à découvrir notre outil PYX4 Improver, entièrement dédié à la démarche d’amélioration continue.

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Image à la Une : Martin Wilner – Unsplash