Peu importe la taille ou le secteur d’activité, chaque organisation évolue dans un environnement en constante évolution. L’amélioration continue est un principe fondamental qui permet à une organisation de se remettre en question, de travailler à l’amélioration de ses méthodes, de ses outils pour être le plus efficace possible. On vous dit tout de l’amélioration continue ! Nous avons d’ailleurs rédigé un guide à ce sujet, téléchargeable gratuitement juste ici :
Définition de l’amélioration continue
En quoi consiste l’amélioration continue ?
Selon la norme ISO 9001, l’amélioration continue est : « une activité récurrente menée pour améliorer les performances ». Concrètement, il s’agit d’une pratique de gestion qui consiste à mettre en place des actions pour permettre à une organisation de faire croître ses performances et d’atteindre ses objectifs. Elle passe par l’amélioration de l’ensemble des processus et leur remise en question permanente. C’est une démarche essentielle pour faire grandir la productivité, l’efficacité de son organisation et la satisfaction des clients.
Pourquoi mettre en place une démarche d’amélioration continue ?
Dans un contexte en perpétuelle mutation, de plus en plus exigeant, et avec une concurrence accrue, il est vital pour chaque organisation de mettre en œuvre des actions lui permettant de s’améliorer de façon continue.
De plus, pour les entreprises dont les systèmes de management sont certifiés par les normes ISO 9001 ou 14001, l’amélioration continue est une des exigences clés des référentiels.
Enfin, cette démarche a l’avantage de mobiliser l’ensemble des acteurs de l’organisation autour d’actions de progrès.
Comment mettre en place une démarche d’amélioration continue ?
Convaincre la Direction
L’amélioration continue est une philosophie qui doit être portée par la Direction pour que toutes les équipes soient mobilisées et que l’ensemble des collaborateurs travaillent ensemble dans la même direction.
Pour convaincre la Direction de se lancer dans une telle démarche, il est nécessaire de lui présenter un projet complet et bien ficelé :
- état des lieux
- mise en place d’un système de mesure de l’efficacité de la démarche
- définition des objectifs en lien avec les préoccupations de la Direction
- définition des indicateurs
Nous avons d’ailleurs rédigé un article dédié à ce sujet
👉 Amélioration continue : comment impliquer sa Direction ?
Intégrer la démarche dans la stratégie globale de l’organisation
La démarche d’amélioration continue doit être mise en place à chaque niveau de l’organisation :
- de manière globale : les décisions stratégiques sont traduites en objectifs opérationnels dans les différentes activités
- de façon ponctuelle : la remontée de dysfonctionnements ou de problèmes observés dans les activités quotidiennes permet de définir des actions correctives, qui s’inscrivent elles aussi dans la démarche d’amélioration continue
Diffuser la démarche à toutes les équipes
Il est impératif que toutes les équipes aient une vision claire de la direction dans laquelle l’organisation souhaite aller, et que la démarche d’amélioration continue devienne un réflexe.
Voici nos conseil pour susciter l’adhésion des équipes :
- trouver des relais qui soutiendront la démarche
- expliquer les bénéfices que chacun peut en tirer
- prendre en compte les retours des équipes
- élargir la démarche à tous les processus de l’organisation
Cibler sa réflexion
Avant de se lancer dans un projet d’amélioration continue, il est important de se poser les bonnes questions. Le responsable peut identifier les points de douleur et les axes d’amélioration en menant la réflexion suivante : qu’est-ce que je peux / veux améliorer ? Quels sont les résultats attendus ? Quels sont les problèmes et les dysfonctionnements du processus que je pilote ?
Quelques exemples de processus de l’amélioration continue
Le principe Kaizen
Kaizen est la fusion de deux mots japonais signifiant respectivement :
- Kai = changement
- Zen = meilleur
La méthode Kaizen se caractérise par la mise en place quotidienne de pistes d’amélioration visant à optimiser le fonctionnement de tous les niveaux d’une organisation, des priorités stratégiques aux tâches opérationnelles quotidiennes. Elle suit le principe de l’amélioration continue, selon lequel, de petits efforts réguliers peuvent entraîner de grands changements sur le long terme.
Le cycle PDCA ou la Roue de Deming
La démarche d’amélioration continue est souvent illustrée par la « roue de Deming » dite aussi PDCA (Plan, Do, Check, Act) . Celle-ci représente les 4 étapes inhérentes au processus standard et cyclique d’amélioration continue :
- Plan (Planifier) : ce que l’on va faire et la manière dont on va le faire. L’organisation va essayer de prévoir tous les moyens nécessaires pour assurer la satisfaction de ses parties prenantes, tout en garantissant le respect de l’environnement, les conditions de travail de ses salariés, et en conservant un objectif de qualité de service et de maîtrise des risques.
- Do (Déployer) : ce que l’on a prévu. L’organisation met en œuvre les actions préalablement planifiées. Elle s’appuie sur les processus, procédures et documents pour déployer le plan via les activités d’achats, de maintenance, de production, etc.
- Check (Contrôler) : que ce que l’on a fait est conforme à ce que l’on a prévu. L’organisation effectue des contrôles sur les produits et les services à différents niveaux de processus, d’activités (indicateurs, mesures), et s’assure de l’atteinte de ces objectifs par la réalisation d’audit, l’analyse de ses indicateurs.
- Act (Améliorer) : ce qui a été mis en place. L’organisation va ensuite chercher à optimiser ses processus en améliorant l’organisation, les méthodes et outils, tout en restant aux différents risques qui découlent de ses activités.
Méthodologie Six Sigma
La méthodologie Six Sigma vise à réduire la variabilité du produit final. Son objectif est d’obtenir des résultats constants pour, à terme, optimiser la satisfaction des clients.
La méthode Six Sigma a pour objectif d’améliorer la qualité de production en visant le zéro défaut par l’optimisation des processus existants.
Elle se décompose en 5 étapes :
- définir les possibilités d’amélioration et les attentes des clients
- mesurer les performances des processus actuels
- analyser les processus pour repérer les défauts et la source du problème
- innover pour améliorer les processus en s’attaquant à la source du problème
- contrôler les processus améliorés et évaluer les futures performances pour corriger les éventuels écarts
Lean manufacturing
Ce processus d’amélioration continue est parfois traduit par “production au plus juste”. La méthode Lean met en lumière cinq principes clés :
- définir la valeur
- cartographier la chaîne de valeur
- créer un flux
- instaurer une méthode de régulation
- rechercher une amélioration continue
Le Business Process Management (BPM)
Le BPM est une discipline de management dont l’approche est la gestion des processus. L’objectif de la mise en place d’une démarche BPM est d’améliorer la performance de l’organisation en alignant ses processus sur sa stratégie et la satisfaction du besoin client en modélisant ses processus.
Même si le projet BPM peut émaner d’un besoin ponctuel, il peut toutefois devenir une méthode de gestion en continu permettant à l’organisation d’entrer dans le cercle vertueux de l’amélioration continue.
Il est donc certain que l’amélioration continue est bien plus qu’une démarche, mais une manière de penser.Elle est essentielle pour optimiser en permanence les systèmes de management et atteindre des objectifs toujours plus élevés. Pour assurer sa pérennité, elle doit être aussi bien portée par la Direction que par les collaborateurs.
Si vous souhaitez intégrer une démarche d’amélioration continue au sein de votre organisation, nous vous invitons à prendre contact avec nos experts qui sauront vous guider dans ce projet.
Nous vous conseillons également de vous appuyer sur des outils tel que PYX4 Improver qui vous permettra :
– d’impliquer vos collaborateurs en leur permettant des remontées terrain depuis les processus (ou non)
– de traiter les événements recensés par des plans d’actions
– suivre et évaluer la réalisation des actions
– programmer et suivre les audits internes et externe
Image à la Une : Donald Giannatti – Unsplash
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