Selon le Baromètre de la Performance des Organisations 2024, 40 % des professionnels de la qualité pensent que l’IA a un vrai rôle à jouer en termes de Qualité, Amélioration continue et Performance. Mais seuls 18 % l’exploitent réellement dans leurs fonctions. Mais alors comment l’IA peut servir la Qualité ? Toutes les réponses sont issues de notre webinaire :
Définition de l’IA
L’intelligence Artificielle désigne tout outil utilisé par une machine afin de reproduire des comportements liés aux humains, tels que le raisonnement, la planification et la créativité. Les modèles de langage d’IA sont conçus pour prédire le mot suivant le plus probable dans une séquence de texte.
Ce processus se répète mot après mot pour générer des phrases et des paragraphes entiers. L’IA ne comprend pas ce qu’elle écrit, mais simule la compréhension par des associations statistiques. Par exemple, ChatGPT est une IA générative visant à produire de nouveaux contenus tels que du texte, des images, des vidéos ou de la musique, en se fondant sur l’analyse et l’association de grandes quantités de données.
Qualité et ISO 9001
La norme ISO 9001 est une référence mondiale pour la gestion de la qualité en organisation. Elle fournit un cadre structuré qui permet de mettre en place un Système de Management de la Qualité (SMQ) efficace quelle que soit l’organisation et son secteur d’activité.
L’ISO 9001 est fondée sur 7 principes de management de la qualité. En s’appuyant sur ces principes, les conditions sont réunies pour qu’une organisation crée systématiquement de la valeur pour ses clients.
Nous avons relevé les thématiques principales de la norme et résumé ce qui est attendu :
- Contexte de l’organisation : identifier les enjeux internes et externes ainsi que les besoins des parties intéressées
- Leadership : implication de la direction pour fixer des orientations claires en matière de qualité
- Planification : identification et gestion des risques / opportunités liés à la qualité
- Support : Gestion des ressources, compétences, communication et documentation
- Réalisation des activités opérationnelles : mise en œuvre des processus pour produire des biens et des services conformes
- Évaluation des performances : mesure, surveillance et analyse des résultats, audits internes, revues de direction
- Amélioration : mise en place d’actions correctives et gestion de l’amélioration continue
C’est sur cette norme que nous nous sommes basés pour voir les apports de l’IA peut avoir sur chaque item.
Les apports de l’IA sur la Qualité selon la norme ISO 9001
Faciliter la compréhension du contexte de l’organisation
L’intégration de l’IA facilite la recherche d’information et affine le niveau de compréhension du contexte de son organisation :
Grâce à la collecte automatisée, elle surveille en continu les informations liées au secteur du choix, permettant détecter des signaux faibles et des tendances émergentes. En combinant cela au traitement du langage naturel (NLP), elle peut générer des synthèses de tous les résultats et ainsi identifier les impacts potentiels sur l’organisation.
L’IA permet aussi d’identifier les risques et les opportunités. En créant des scénarios, elle donne des prévisions de crises à anticiper pour les organisations ou des opportunités à saisir.
L’analyse des retours clients est un autre bénéfice. En exploitant les avis et les enquêtes clients, l’IA met en évidence les tendances.
En résumé, l’IA permet d’accéder à une masse d’informations, de les structurer intelligemment et d’en extraire des analyses précieuses pour orienter la stratégie et la prise de décision.
Améliorer le leadership
L’IA permet de :
- créer des tableaux de bord en temps réel, pour suivre les KPIs et les analyser, afin d’aider la prise de décision
- anticiper les risques et proposer des ajustements de stratégie via les alertes proactives
- vérifier la cohérence du management de l’organisation, en analysant les descriptions de postes, pour détecter les doublons de responsabilités, identifier les lacunes (postes mal définis, manque de compétences critiques) et proposer un réalignement des rôles afin d’éviter la dispersion des responsabilités.
Planifier et gérer les risques
L’intégration de l’IA transforme la gestion des risques en la rendant plus proactive et dynamique :
- analyse et interaction : l’IA identifie et évalue les risques à travers différents secteurs, proposant des stratégies sur mesure
- veille stratégique : connectivité continue pour surveiller et prévoir les risques en utilisant des données en ligne
- anticipation et adaptation : inspirée par des cas similaires, l’IA facilite l’anticipation des défis dans les secteurs pertinents
- atout décisif : l’IA affine notre perception des enjeux actuels et futurs, offrant des recommandations proactives pour une performance et une sécurité accrue
Les supports
Partage et diffusion des connaissances
La gestion des connaissances est un élément clé de la norme ISO 9001. Aujourd’hui, la plupart des organisations disposent d’un système documentaire. Cependant, la recherche d’information repose encore souvent sur des moteurs de recherche traditionnels, où l’utilisateur doit parcourir plusieurs fichiers pour trouver une réponse.
Avec l’IA, cette démarche devient plus simple. Plutôt que de chercher manuellement un document, il suffit d’interroger un chatbot en décrivant le problème rencontré. L’IA analyse alors l’ensemble du système documentaire et fournit directement les bonnes informations, ainsi que les documents associés.
Optimisation du parcours professionnel
Il est possible d’automatiser le parcours professionnel dans les organisations à tous les niveaux : recrutement, intégration et management des compétences.
Dans le recrutement, elle permet d’analyser les CV et lettres de motivation, de mettre en correspondance les qualifications des candidats avec les besoins du poste et d’extraire ainsi les profils les plus intéressants grâce à des critères sur mesure reflétant les spécificités de chaque organisation.
Elle améliore aussi la communication en donnant des réponses constructives et personnalisés à chaque candidat, rendant le processus plus inclusif.
En automatisant ces étapes, les recruteurs ont dont plus de temps à consacrer aux candidats pertinents.
Facilitation des audits
L’IA simplifie les audits, car elle peut analyser les normes et les documents pour extraire des questions personnalisées. Elle identifie les zones à risque et génère des questions pertinentes qui affinent le focus de l’audit. Cela permet un vrai gain de temps pour les auditeurs dans la préparation de l’audit. Enfin, l’IA apprend des audits passés et améliore en continu la qualité des questions, rendant les évaluations toujours plus précises.
Assistance à la communication
Les chatbot permettent d’automatiser l’envoi de messages personnalisés et adaptés aux besoins des clients. Avec la mise en place de paramètre précis, il fournit des messages personnalisés et automatisés. De plus, elle adapte facilement son vocabulaire en fonction des secteurs d’activité. Il est aussi possible d’automatiser la création de contenu sur divers canaux de communication.
Réaliser les activités opérationnelles
L’IA est avant tout un outil complémentaire. Elle ne remplace pas la production, mais intervient en amont de la chaîne pour analyser des procédures, des contrats, des rapports d’audit et vérifier la conformité pour s’assurer que le système soit réglementaire.
Elle est aussi capable de surveiller des KPI en temps réel. Par exemple, dans une usine, elle peut détecter et faire remonter tout problème, et ainsi anticiper les risques beaucoup plus en amont dans la chaîne de production.
Ensuite, l’IA permet d’automatiser les contrôles qualité. Entraînée correctement, elle peut repérer des anomalies que l’humain ne détecterait pas à temps ou avec la même rapidité.
Tout cela permet d’optimiser la chaîne de production, avec des gains de performance pouvant atteindre de 15 à 30 % selon le type de production.
Évaluer les performances
Les managers et la Direction doivent évaluer la performance en temps réel, et l’IA facilite cette tâche en automatisant la collecte et l’analyse des données pour une réactivité optimale.
Avec un tableau de bord intelligent, l’IA suit la production, compte les pièces et alerte dès qu’une anomalie est détectée. Par exemple, en août, lorsque la production baisse, l’IA ajuste automatiquement les KPI en fonction de la saison et réadapte ses seuils d’alerte.
L’IA permet ainsi de disposer de KPI adaptatifs, ajustant dynamiquement les seuils selon les tendances et le contexte. Elle génère des tableaux de bord personnalisés pour un suivi plus efficace, analyse instantanément les données et offre une aide au pilotage en temps réel. En somme, elle assure une surveillance continue et intelligente du système de gestion de la qualité.
Administration générale
L’IA simplifie la rédaction de courriers, emails et autres documents administratifs en proposant des suggestions pertinentes et en améliorant la formulation. Elle assure également une relecture et correction automatique des documents.
Elle facilite les réunions en générant automatiquement des comptes rendus et des plans d’action, et peut analyser et décrire des documents numériques comme des photos, factures ou autres fichiers administratifs.
L’IA permet aussi de dialoguer directement avec des documents (rapports, contrats, etc.), simplifiant leur compréhension. Elle analyse et vérifie la cohérence des documents avec le système documentaire global, pour assurer une bonne gestion et la conformité.
Enfin, l’IA est capable de comprendre et traiter des documents dans différentes langues, faisant ainsi sauter la barrière de la langue au quotidien.
Pour conclure, l’IA n’est pas une fin en soi, mais un outil puissant pour renforcer la qualité et la performance des organisations. Elle ne remplace pas l’humain, mais l’accompagne en lui permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Si vous souhaitez vous lancer dans une démarche de digitalisation, nous vous conseillons de vous outiller d’un outil adapté comme PYX4 Process, permettant entre autres de :
- modéliser ses processus
- bénéficier d’un espace de travail collaboratif
- clarifier les rôles
- partager un référentiel commun
Contenu co-rédigé avec Jean-Patrick Schweitzer, consultant et formateur en IA et Qualité
Image à la une : ThisisEngineering – Unsplash
Contenu de l'article
