Mettre en place une démarche processus est un vrai projet d’entreprise qui nécessite du temps et l’implication des collaborateurs. Mais cet engagement est très souvent rapidement récompensé. En effet, les entreprises qui franchissent le pas, constatent un retour sur investissement notable, souvent accompagné d’un gain de productivité pour les équipes et d’une meilleure préparation aux exigences normatives. Dans cet article, nous avons sélectionné 6 bénéfices clés de la mise en place d’une démarche processus.
Pour vous accompagner dans votre démarche processus, des outils de cartographie des processus comme PYX4 Process peuvent vous aider. C’est un élément clé pour impliquer les équipes, rendre la cartographie accessible à chacun, la rendre vivante et évolutive et faire perdurer cette approche dans le temps.
Bénéfice 1 : Se poser les bonnes questions
La démarche processus invite l’entreprise à se poser les bonnes questions. Sur le papier, cela peut paraître simple et évident. Pourtant, est-ce réellement quelque chose que l’on prend le temps de faire au quotidien ? Ce n’est pas si sûr.
Lorsque la Direction, un manager ou un collaborateur est absorbé par son poste, il doit gérer les urgences et assurer ses activités quotidiennes, et n’a généralement pas le temps nécessaire pour analyser l’organisation en place ou pour la remettre en question. Ainsi, lorsqu’un dysfonctionnement fort apparaît, des mesures sont mises en place. Mais comme l’illustre l’image de l’iceberg : pour chaque dysfonctionnement visible résolu spontanément, neuf sont oubliés par manque de prise de recul.
La démarche processus va alors permettre, à tous les niveaux de l’organisation, de prendre du recul sur l’entreprise dans le but de l’améliorer. Elle permet d’interroger les activités et les pratiques à tous les niveaux :
- du niveau stratégique : « Pourquoi gère-t-on en interne ces activités qui ne sont pas notre cœur de métier ? »
- à des préoccupations plus opérationnelles : « Pourquoi réaliser cette tâche en redondance avec le département voisin ? »
Ces réflexions, souvent négligées, deviennent alors un moteur d’Amélioration Continue, de performance et un support de gestion et de pilotage permettant de renforcer la qualité des processus et le système global de l’organisation.
Bénéfice 2 : Accroître la motivation et le sentiment d’appartenance des collaborateurs
Dans un contexte socio-économique où les attentes des collaborateurs évoluent, le sentiment d’appartenance et l’implication dans la vie de l’entreprise sont devenus des leviers essentiels pour maintenir la motivation des équipes.
La démarche processus joue un rôle clé à ce sujet. En effet, elle rapproche les différents niveaux hiérarchiques et permet d’impliquer autant le top management que les collaborateurs opérationnels.
Les ateliers collaboratifs, combinés à des sessions de formation par exemple, permettent non seulement de co-construire des processus pertinents et ancrés dans la réalité du terrain, mais aussi :
- d’assurer l’adhésion des collaborateurs aux processus définis et à leur application,
- de participer à la formation des collaborateurs aux nouvelles pratiques ou activités de l’organisation,
- de développer le sentiment d’appartenance et de reconnaissance, en donnant à chacun une place dans la réflexion et les décisions,
- et, plus globalement, de stimuler la motivation collective.
La démarche processus permet donc aux collaborateurs de se sentir acteurs d’un projet collectif qui va au-delà de leurs objectifs individuels.
Bénéfice 3 : Casser les silos entre les équipes
Qui n’a jamais observé, en entreprise, que les problématiques rencontrées par les opérationnels sont très souvent imputées à une autre service ?
Les organigrammes structurent des équipes en départements distincts, chacun avec son propre management, ses propres activités, son propre pilotage et ses propres objectifs. Les équipes prennent l’habitude de travailler ensemble, sont alignées sur leurs objectifs et comprennent les attentes des uns et des autres. Ces relations vertueuses sont notamment le résultat d’un dialogue constant. Cependant, dès qu’il s’agit de collaborer avec d’autres services, des difficultés apparaissent.
Résultat : des silos se créent, les incompréhensions génèrent des tensions, les différentes équipes ne connaissant pas bien la méthode de faire des autres et un manque évident de productivité apparaît, voire des tâches se retrouvent effectuées en doublon.
La démarche processus, sans faire disparaître l’intégralité de ces dysfonctionnements, permet de briser ces silos en imposant une réflexion transverse. Les processus sont fondamentalement transverses aux équipes (du besoin à la satisfaction du client) et vont donc permettre à chaque équipe de comprendre le besoin et les méthodes de travail des autres.
En favorisant la collaboration entre les équipes, la démarche processus améliore la fluidité des échanges et contribue directement à la performance globale de l’organisation. En favorisant la coopération entre services, elle contribue à la performance globale.
Bénéfice 4 : Harmoniser les pratiques
Une problématique importante pour les entreprises, en particulier les grands groupes et les entreprises multi-sites, est de s’assurer de l’homogénéité des pratiques. Qu’il s’agisse de l’homogénéité de la production ou de la réponse client, la finalité est la réputation de l’entreprise et la satisfaction client.
En définissant ses processus clés et sa cartographie globale, l’entreprise s’assure que les étapes à suivre et les méthodes de travail seront connues de tous. Elle pourra ainsi demander leur application et garantir un même niveau de qualité, quel que soit le site ou l’équipe concernée.
Attention toutefois à ne pas tomber dans l’excès : figer les pratiques à outrance peuvent brider la prise d’initiative des collaborateurs. L’objectif est d’établir un cadre commun, tout en laissant une marge de manœuvre pour encourager l’amélioration continue.
Lors du lancement du projet processus dans une entreprise, il est fréquent de constater que les pratiques varient d’un collaborateur à l’autre. Il est recommandé de co-construire les nouvelles procédures en conservant les meilleures pratiques de chacun pour favoriser leur adoption, et de proposer des actions de formation pour être certain que chacun réalise les méthodes de travail de la même manière, assurant ainsi une homogénéité et un haut niveau de qualité.
Cette homogénéité est également un atout majeur dans le cadre de certifications ISO, qui exigent des pratiques alignées et des processus bien définis au sein du système qualité. Ainsi, en définissant un cadre commun, l’entreprise consolide son système de management et favorise la cohérence.
Bénéfice 5 : Fluidifier les transferts de compétences
Combien de temps est nécessaire pour faire monter en compétence un nouveau collaborateur ? Quel est le risque de perte de savoir-faire en cas de départ ? Voilà des thématiques complexes pour une entreprise qui doit gérer un turn-over.
La mise en place d’une démarche processus offre une réponse complète. Elle permet de capitaliser sur les pratiques clés de l’entreprise et donc de gagner du temps de manière significative dans la montée en compétences d’un nouveau collaborateur. L’ensemble des informations sont centralisées et disponibles pour prendre le relais sans délai. Cela peut être complété par un parcours de formation adapté, afin d’assurer une meilleure transmission des savoir-faire et de réduire les risques de perte de compétences.
Cela assure la continuité des savoir-faire, comme une œuvre transmise de génération en génération au sein de l’entreprise.
Bénéfice 6 : Avoir un modèle pour s’améliorer
Lorsque l’on parle de démarche processus le terme « modéliser » revient souvent. Et pour cause : décrire un processus, c’est offrir à l’entreprise une référence commune à l’ensemble des collaborateurs, mais aussi de disposer d’un modèle à améliorer. C’est là toute l’idée de la démarche « d’amélioration continue ».
Les entreprises certifiées ISO savent qu’un système bien modélisé facilite les audits et permet de prouver l’efficacité des processus.
Dans un environnement en perpétuel changement, une organisation doit rester agile, garantir des produits ou des services de qualité et être capable d’adapter ses processus en conséquence. Il est bien plus facile d’améliorer ce qui est déjà formalisé.
Les revues de processus et les bilans d’activité viennent renforcer cette dynamique : ils permettent d’évaluer régulièrement si le modèle en place reste le plus pertinent pour répondre aux enjeux actuels et d’identifier les axes d’amélioration.
C’est en s’appuyant sur ces modèles que l’entreprise peut progresser sans cesse, gagner en performance et renforcer la qualité de ses activités.
Un système bien pensé facilite aussi l’adaptation aux évolutions du marché et aux nouvelles attentes des clients.
Mettre en place une démarche processus ne se résume pas à un projet ponctuel. C’est une véritable œuvre collective qui transforme le système de management de l’entreprise. En structurant les pratiques, en favorisant la transversalité et en s’appuyant sur des processus formalisés, elle permet non seulement de répondre aux exigences normatives comme l’ISO, mais aussi de renforcer la performance. En mettant en place cette démarche processus, l’organisation s’inscrit alors dans une logique d’amélioration continue.
Image à la Une : Veta Aprel – Unsplash
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