Pour optimiser sa performance et ses résultats, des évolutions sont souvent nécessaires. En effet, anticiper, s’adapter et innover sont indispensables pour assurer la croissance et la pérennité de son entreprise. Cependant, faire accepter les changements n’est pas toujours facile. Dans cet article, nous vous partageons nos meilleurs conseils pour vous assurer une gestion du changement pérenne.
Qu’est-ce-que la gestion du changement ?
Définition
Le changement engendre forcément des impacts sur les environnements qui nous entourent. C’est donc à ce moment-là qu’il est pertinent de mettre en place une gestion du changement dont le but est d’appréhender ces évolutions de manière pérenne.
Ainsi, la gestion du changement correspond à une approche stratégique et systématique visant à préparer, conduire et soutenir les transitions organisationnelles, en vue d’adopter de nouvelles méthodes, processus, technologies ou culture d’entreprise.
Elle implique la planification, la communication, la formation, l’engagement des parties prenantes et la mise en œuvre de mesures, visant à minimiser la résistance au changement et à maximiser l’adhésion des employés.
En bref, la gestion du changement correspond essentiellement à la préparation des équipes à un changement de leurs habitudes de travail.
Dans quel contexte le faire ?
La gestion du changement peut être mise en place dans différents contextes :
- Développement d’une nouvelle activité
- Mise en place d’un outil de gestion
- Internationalisation ou externationalisation d’activités
- Fusion ou acquisition d’entreprises
- Restructuration organisationnelle
D’ailleurs, lors de la diffusion de notre webinaire Gestion du changement : Transformer son entreprise avec succès, nous avons posé les questions suivantes aux participants :
- Avez-vous déjà mis en place ou participé à un projet de changement ?
Pour 85% des participants, la réponse était oui.
Pour ceux ayant répondu oui, la majorité était partagée entre la mise en place d’un outil de gestion (37%) et une restructuration organisationnelle (37%). Les 11% restants avaient déjà mis en place un projet de changement dans le cadre du développement d’une nouvelle activité. Ces réponses soulignent donc que la gestion du changement est grandement présente au sein des entreprises.
À noter : La conduite du changement est souvent minimisée dans le cadre d’une diversification, d’un rachat d’entreprise ou d’une restructuration. Ainsi, elle peut être sous-estimée et pas toujours identifiée en tant que telle.
La mise en place de la gestion du changement
Les 3 étapes de la gestion du changement
La préparation
Cette première étape de préparation est très importante car la gestion du changement doit être initiée dès le début du projet. Cette phase va permettre d’identifier la nature du changement (outil, métier, culture…), les fonctions ou les services impactés et les besoins en accompagnement (formation, communication, support, procédures…). Une fois le périmètre de transformation délimité, l’objectif est de définir un argumentaire concret pour commencer à impliquer et à mobiliser les parties prenantes dans le projet, en identifiant tous ses enjeux.
Par exemple, dans le cadre d’un changement d’outil de gestion, les enjeux à mettre en avant seraient les suivants :
- fluidifier les échanges d’informations entre les métiers,
- responsabiliser les acteurs sur leur périmètre d’intervention,
- gagner du temps sur des activités de gestion quotidiennes,
- fiabiliser les données et les reportings d’activité.
Tout cela permettra d’alimenter l’argumentaire de la gestion du changement.
Le changement
La phase du changement correspond à la manière dont on va passer de la phase initiale à la phase du changement. À partir de ces éléments d’identification, un plan de conduite du changement flexible est formalisé, communiqué puis mis en œuvre. Cette étape est la phase de concrétisation.
La stabilisation
Cette troisième et dernière étape a pour objectif de veiller à la bonne application des nouveaux processus ou des nouvelles règles instaurés. En effet, il est important de s’assurer que le ou les changements mis en place soient pérennes et répondent à la réalité des opérations et des besoins attendus
Pour assurer cette stabilisation, il est possible de :
- mettre en place un service d’experts qui suivra le changement,
- mettre à disposition de la documentation,
- interroger les acteurs concernés pour être certain que ce qui est mis en place réponde bien aux objectifs.
Focus sur la phase du changement : méthodologie recommandée
Comprendre l’existant
Avant de mettre en place un projet de gestion du changement, il est essentiel de comprendre d’où l’on part. Cela implique un état des lieux exhaustif des processus existants : qui fait quoi ? comment ? avec quels outils ? quelles sont les règles de gestion qui s’appliquent ?.
Cette évaluation permet de vérifier que le changement ne va pas impacter les règles déjà mises en place. Dans le cas où ce serait le cas, de nouvelles règles répondant bien aux objectifs du changement seront à définir.
Définir la cible
Si l’on prend l’exemple de l’implémentation d’un nouvel outil, cela revient à se demander comment on va l’utiliser au sein de l’organisation et la manière dont on va utiliser ses nouvelles fonctionnalités. Cette approche s’applique à tous les contextes. Par exemple, lors de l’internationalisation d’une nouvelle activité, il convient de déterminer comment cette activité sera intégrée et alignée sur les processus existants de l’entreprise. De même, lorsque l’on envisage d’intégrer une nouvelle équipe au sein de l’entreprise, il est crucial de réfléchir à la manière dont cette équipe sera accueillie, intégrée et collaborera avec les équipes existantes.
Analyser les impacts
Cette étape consiste à analyser les écarts entre la compréhension de l’existant et la définition de la cible, et comprendre comment on passe de l’un à l’autre.
Pour cela, il existe un outil que nous vous conseillons d’utiliser, qui est l’outil OMOC, permettant de se questionner sur les volets suivants : Outil, Métier, Organisation, Culture, et ainsi mesurer rapidement les écarts entre l’existant et le changement grâce à un score de 1 à 5. Plus l’écart sera important, plus l’élément sera à travailler.
Dans le cadre d’analyse d’impacts, on va aussi exprimer les écarts pour chaque type de processus et pour chaque partie prenante identifiés. Selon l’impact sur les métiers ou les services, la conduite du changement ne sera pas menée de la même manière.
Définir le plan de conduite du changement
Une fois les impacts identifiés et analysés, place au plan d’action. En fonction de chaque besoin, on identifie différents chantiers à lancer : organisation, compétences, culture, relationnel, fonctionnement… Pour une efficacité optimale, l’idéal est d’attribuer un responsable par chantier.
Déployer les actions du plan
La dernière étape de la phase du changement consiste à déployer le plan d’action défini. Cela implique de planifier, de piloter, de coordonner et d’animer ce plan d’action. Ce dernier peut évoluer tout au long du projet en raison des changements de situation qui nécessiteront des ajustements. C’est pourquoi il est primordial de désigner un responsable chargé de piloter le plan d’action.
Les bénéfices pour l’organisation
1. Adaptation aux nouveaux défis
Avec l’évolution des modes de consommation, l’émergence de nouvelles réglementations, l’apparition de l’intelligence artificielle ou encore une concurrence de plus en plus accrue, il devient plus que nécessaire de savoir s’adapter rapidement. Dans cette optique, la gestion du changement vise à minimiser les perturbations que peuvent provoquer ces évolutions et maximiser les opportunités en adoptant une approche agile. De plus, elle favorise l’implication des parties prenantes au changement.
2. Amélioration de la productivité et de l’efficacité
Lorsque le changement est géré de manière proactive, il engendre forcément une amélioration de la productivité grâce à l’automatisation de certaines tâches, à l’adoption de nouvelles méthodes de travail plus efficaces ou encore à l’élimination de certaines tâches. Le tout permettant, in fine, de gagner en productivité et en efficacité.
3. Renforcement de l’engagement des employés
L’un des points clés de la conduite du changement est l’implication et la formation active des équipes, qui leur permettra de se sentir concernées par l’atteinte des objectifs et la stratégie de l’entreprise.
4. Innovation et créativité
La gestion du changement vient encourager l’innovation car elle incite les employés à proposer de nouvelles approches et de nouvelles idées dans un environnement créatif.
5. Anticipation des tendances du marché
Si l’entreprise est prête à s’adapter aux changements du marché, elle aura de grandes chances de rester compétitive. Plus elle arrive à adapter ses pratiques, ses processus et à engager les collaborateurs rapidement, mieux elle anticipe les tendances du marché.
6. Réduction des coûts et des risques
Lorsque l’on planifie et que l’on gère le changement, les risques sont minimisés erreurs, retards de production, turn-over, dépenses inutiles, etc).
En résumé, les principaux bénéfices de la gestion du changement sont :
- la flexibilité
- une bonne capacité d’adaptation
- l’amélioration de la performance
- la favorisation de l’innovation et de la croissance
Les astuces pour un changement pérenne
- Considérer que la gestion du changement commence dès la phase de cadrage.
- Bien identifier les parties prenantes, les besoins et les risques pour établir une vision claire et inspirante.
- Impliquer et engager les parties prenantes tout au long du projet avec une communication transparente et régulière.
- Établir des objectifs et des étapes pour célébrer les succès et reconnaître les contributions.
- Être à l’écoute, flexible et agile afin de gérer la résistance et les obstacles et d’ajuster en cours de route si besoin.
- Être neutre, objectif et factuel pour répondre aux attentes sans parti pris.
- Évaluer de façon continue l’impact du changement.
- Favoriser une culture d’apprentissage continu.
À noter : La conduite du changement est basée sur un cycle itératif, qui doit sans cesse être revu. Il arrive donc de devoir évaluer les impacts en cours de route et changer des actions initialement prévues.
En conclusion, pour instaurer une gestion du changement pérenne, il est primordial de mettre en place une vision et une stratégie claires sur lesquelles s’appuyer, d’informer toutes les parties prenantes des évolutions qui seront apportées et de soutenir leur formation. Une bonne gestion du changement permettra à l’entreprise de rester agile et compétitive.
Maintenant que vous connaissez les bonnes pratiques pour faire adhérer vos équipes au changement, pourquoi ne pas se doter d’un outil d’aide pour le gérer au quotidien ? PYX4 Process est une solution simple et collaborative pour mettre en place et faire appliquer les processus au sein des organisations.
Contenu co-réalisé avec Annabelle Faitrouni de CAPexcellA
Image à la Une : Ross Findon – Unsplash
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