Un audit ça ne s’improvise pas, c’est méthodologique. Pour en tirer le maximum de bénéfices, une bonne préparation est indispensable. 

Si pour vous l’idée d’entreprendre un audit suscite des appréhensions et que vous ne savez pas par où commencer, cet article peut vous aider. Nous vous expliquons les différentes étapes à suivre pour bien préparer un audit : en commençant par le choix de l’auditeur, la définition du plan d’audit, et les outils à préparer (plan d’audit et guide d’entretien). 

 
L’audit est une méthodologie garantissant la conformité, mais aussi la promotion d’une culture d’entreprise tournée vers l’amélioration continue. Si vous êtes aligné sur cette idée, nous vous invitons à découvrir notre outil d’amélioration continue : PYX4 Improver.

Visionnez le replay ici 👉 Comment préparer un audit ?

L’auditeur

Formé et impartial, il doit être capable de s’adapter à ses interlocuteurs et de collaborer efficacement au sein d’une équipe structurée, incluant responsables, auditeurs et observateurs.

L’audit peut être mené soit par un auditeur unique, dans le cas d’un audit ciblé ou de faible ampleur ou bien par une équipe pluridisciplinaire, notamment pour les audits complexes, multi-sites ou multi-processus.

Rôle

Le rôle de l’auditeur est d’aider l’organisme à s’auto-évaluer vis-à-vis d’un cadre de référence (souvent normatif). Il doit avoir pour objectif de vérifier la conformité, et non de chercher les écarts. Il doit apporter ses connaissances et son savoir-faire à l’organisation qu’il audite, et doit être pertinent par rapport au secteur d’activité de l’organisation. 

L’auditeur doit être “polyglotte” : il doit pouvoir être compris par tous les membres de l’organisation en adaptant son vocabulaire à ses interlocuteurs. Les parties prenantes interrogées doivent être en mesure de comprendre ce qui leur est demandé.

Formation

Devenir auditeur ne s’improvise pas et nécessite une formation préalable. Trop souvent, des personnes animent des audits sans formation adéquate, appliquant simplement des grilles préétablies sans comprendre le contexte ou les attentes de l’organisation. Cette approche limite l’efficacité de l’audit et ne répond pas aux attentes normatives en la matière. 

Posture 

Une fois formé à l’audit, il faut déterminer : qui audit quoi et qui audit qui ? Cette question peut poser des difficultés, notamment en raison de la hiérarchie dans les organisations.

Parfois, un auditeur désigné peut se retrouver dans une position délicate, comme celle de  devoir auditer une personne plus expérimentée ou disposant d’une autorité hiérarchique supérieure. Il peut donc avoir une certaine réticence à poser des questions difficiles, par peur de froisser ou d’être jugé. Il faut sélectionner le bon auditeur pour les bonnes missions afin d’assurer l’efficacité de la mission d’audit.

H3 – Qui peut faire partie de l’audit ? 

• Le responsable d’audit 

Il pilote l’audit, prépare le plan, anime les réunions, répartit les tâches entre les auditeurs, prend les décisions clés et rédige ou valide le rapport final.

• Les auditeurs

Ils réalisent les entretiens, collectent les informations, formulent les constats et contribuent à l’analyse. Selon leur expertise, ils peuvent se spécialiser sur certains processus ou domaines (qualité, production, RH, IT…).

• Les observateurs (quand nécessaire)

Dans certains cas, un observateur (auditeur en formation, représentant d’un service…) peut être intégré pour des raisons pédagogiques ou de transparence. Il ne joue pas un rôle actif.

H3 – Les bonnes pratiques pour organiser l’équipe

• Prévoir des binômes expérimenté / junior pour favoriser la montée en compétences
• Associer des spécialistes métiers pour les audits techniques ou complexes
• Clarifier dès le départ le rôle de chacun dans le plan d’audit

Le fait de bien constituer une équipe permet de :

• croiser les regards et les expertises
• garantir une meilleure couverture du périmètre
• répartir la charge de travail
• limiter les biais individuels

H3 – Critères de sélection selon les 7 principes de l’auditeur de l’ISO 19 011

1. Déontologie 

Réaliser son travail de manière éthique et intègre. 

2. Restitution impartiale 

Garantir que ses conclusions reflètent bien les constatations rencontrées durant l’audit, en étant le plus objectif possible. 

3. Conscience professionnelle  

Respecter la confiance accordée, prendre des décisions éclairées et faire son possible pour que l’organisation puisse, par la suite, mettre en place les bonnes actions. 

4. Confidentialité 

Protéger les informations obtenues durant l’audit et éviter toute utilisation inappropriée. 

5. Indépendance

Veiller à être impartial durant l’audit, en évitant tout conflit d’intérêt qui pourrait fausser les constatations de l’auditeur. 

6. Approche fondée sur la preuve

Utiliser des éléments vérifiables afin de réaliser des conclusions en toute connaissance de cause. Cette approche doit être factuelle et sans jugement préconçu.

7. Approche par les risques

Mettre en perspective les constats vis-à-vis des risques encourus par l’entreprise ou des opportunités à saisir. 

La préparation

La préparation de l’audit permet de déterminer quoi auditer, jusqu’à quel niveau de détail et selon quelles exigences. Une bonne préparation est essentielle pour que l’audit soit efficace et pertinent pour l’organisation.

Analyse des besoins de l’audit

L’auditeur doit être capable de répondre à la question suivante : “Qu’est-ce qu’on me demande d’aller auditer ?”. 

Ainsi, à partir de l’analyse des besoins et des objectifs qui sont fixés, il devient impératif de délimiter le champ de l’audit : va-t-on auditer un processus ? Une ligne de production ? Un service ? Et déterminer la profondeur d’analyse des éléments à auditer. Ces informations sont nécessaires pour savoir dans quel niveau de détail l’auditeur va devoir rentrer.

Définition du champ d’audit

Le champ de l’audit décrit l’étendue et les limites des activités concernées par l’audit. Pour être exhaustive, l’étendue du champ de l’audit doit répondre à l’ensemble des besoins explicites et implicites. Par exemple, les lieux, les unités organisationnelles, les activités et les processus ainsi que la période de temps couverte à auditer.

En bref, pour bien définir les critères de l’audit, il faut se demander : 

• Que va-t-on auditer ? 
• Quelle est la limite des activités concernées par l’audit ?

Compréhension du référentiel 

La question principale est de déterminer ce qui est conforme ou non. L’objectif de l’audit n’est pas de juger si une pratique est bonne ou mauvaise, mais de vérifier qu’elle répond aux exigences définies. Alors sachant qu’une conformité correspond à la satisfaction d’une exigence, il faut connaître les exigences attendues pour ne pas tomber dans un jugement subjectif du type “bien / pas bien”. 

Pour cela, il faut connaître le référentiel audité et comprendre les critères de conformité. Une conformité signifie satisfaire une exigence, qu’elle soit définie par un référentiel interne ou externe. Cette approche aide à clarifier les attentes et à éliminer les ambiguïtés. 

“L’audit ne porte pas de jugement, mais vérifie la conformité.”

Les outils

Les outils de l’audit, tels que le plan d’audit et le guide d’entretien, sont essentiels pour structurer la mission et assurer la collecte d’informations pertinentes. 

Le plan d’audit

Le plan d’audit sert à coordonner et encadrer l’audit dans sa globalité.

Il doit contenir : 

• Le référentiel de l’audit : sur quel(s) référentiel(s) l’auditeur va-t-il s’appuyer ? 
• Le champ de l’audit : processus, services, équipes
• L’identité des acteurs : qui sont-ils ? Quel est le rôle des acteurs dans l’entreprise ?
• Les documents de référence 
• La date et le lieu de l’audit 
• La date et la durée prévues pour chaque activité auditée

Il faut trouver le juste équilibre entre les plages horaires disponibles des équipes et celles de l’auditeur. Pour s’assurer que toutes les personnes concernées soient disponibles, nous vous conseillons de diffuser le plan d’audit suffisamment tôt (15 jours avant l’audit par exemple), pour le modeler aussi si besoin. 

💡 : Le temps est l’une des principales problématiques dans le cadre des audits. La planification est donc impérative.

Le guide d’entretien 

L’entretien est le moment clé d’échange avec les audités. C’est durant ces entretiens que l’auditeur collecte les informations, croise les discours avec les documents et les observations terrain, et identifie les éventuels écarts entre les pratiques déclarées et réelles.  

Voici la checklist d’un entretien bien préparé : 

• Définir les objectifs de l’entretien
• Définir les thèmes à aborder
• Identifier les interlocuteurs
• Collecter des informations sur le domaine concerné 
• Lister des questions et les organiser par thème et selon la méthode QQOQCCP (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi)
• Organiser les rendez-vous (date, heure, lieu, durée)

L’auditeur doit arriver avec des thématiques à aborder répondant à l’objectif initial de l’audit. Il doit éviter les questions fermées pour recueillir le maximum d’informations et se positionner le plus possible dans l’échange. Il doit pouvoir rebondir au gré des échanges pour creuser les sujets qui le nécessitent, sans pour autant perdre de vue l’objectif. Les questions fermées peuvent être utilisées en complément pour confirmer ou infirmer ce qui se dit. 

Pour obtenir de bonnes réponses, la première étape consiste à poser de bonnes questions !

Le guide d’entretien offre à l’auditeur un fil conducteur à suivre durant l’audit, tout en lui permettant de s’en éloigner pour explorer des pistes méritant d’être creusées. En effet, l’audit est basé sur des échanges et cherche des éléments de conformité. Bien qu’il ait un objectif final, il est flexible et peut dévier pour approfondir certaines pistes.

Plus qu’une simple checklist, le guide d’entretien permet d’analyser la conformité entre les objectifs de l’organisation, les actions mises en place et les indicateurs de suivi.  

Il interroge sur des questions clés : 

• Quel schéma d’organisation a permis d’aboutir à la mise en place de ce type d’actions ? 
• Les actions mises en place sont-elles pertinentes ? 

Il aide à déterminer si les actions ont bien été définies selon les enjeux, si les objectifs sont atteints et, si besoin, de trouver des pistes d’amélioration.

Les 4 bonnes pratiques de conception d’un guide d’entretien

1. Bien définir ce qu’on veut observer

Lorsqu’on va auditer, on répond à un besoin : auditer un processus, une démarche, une ligne de production, une procédure… Il est important de garder l’objectif de l’audit en tête  et de noter les éléments de preuves permettant d’étayer nos constats. 

2. Définir des jalons

Selon ce que l’on va auditer, le temps sera plus ou moins long. Il est important d’avoir un déroulé clair et précis afin d’avoir les bonnes personnes aux bons endroits, et de savoir quelles questions seront posées à qui. 

3. Favoriser la spontanéité

Le guide d’audit aide à maintenir la spontanéité des échanges. Il permet de se concentrer sur les échanges plutôt que sur des questions préétablies. C’est un bon moyen de gagner en authenticité. 

4. Adapter sa prise de note 

Nous vous conseillons d’opter pour une prise de note papier plutôt que sur ordinateur. En effet, ce dernier peut installer une certaine distance avec son interlocuteur et interrompre le flux de la discussion.  

💡 Un bon guide d’audit aboutira naturellement à un bon rapport d’audit. 

Pourquoi un guide d’audit et pas une grille d’audit ? 

La grille d’audit fonctionne comme une checklist avec des critères préétablis, permettant d’identifier ce qui est mis en place et ce qui est conforme ou non. Elle est davantage balisée que le guide et restreint donc l’auditeur.

Le problème principal de la grille d’audit est sa rigidité : les questions posées sont souvent les mêmes, ce qui limite la capacité d’apporter un questionnement nouveau et donc des propositions d’amélioration. Cette rigidité peut renforcer la mentalité du « on fait comme ça parce qu’on a toujours fait comme ça, » un piège courant dans de nombreuses entreprises.

Pour une évaluation complète, les grilles d’audit doivent être utilisées en complément du guide d’audit. Les grilles d’audit qu’on rencontre dans les entreprises restent pertinentes pour vérifier la bonne application des actions décidées (ce qu’on appelle « l’effectivité »), il manque jute le niveau de prise de recul pour savoir « si tout cela est-ce bien utile ? » (ce qu’on appelle « l’efficacité »). C’est ce que l’audit interne permet de faire.

Pour conclure, préparer un audit nécessite de suivre des étapes clés. De la détermination des besoins et objectifs spécifiques à l’entreprise, au choix du ou des auditeurs en passant par l’élaboration des outils clés, chaque phase joue un rôle important pour créer un environnement propice au bon déroulement de l’audit.

Contenu co-rédigé avec Nicolas Frébourg, consultant en Amélioration continue et démarches ISO

Image à la Une : Umit Yildirim – Unsplash