Un audit ça ne s’improvise pas, c’est méthodologique. Pour en tirer le maximum de bénéfices, une bonne préparation est indispensable. Si pour vous l’idée d’entreprendre un audit suscite des appréhensions et que vous ne savez pas par où commencer, cet article peut vous aider. Nous vous expliquons les différentes étapes à suivre pour bien préparer un audit.
Visionnez le replay ici 👉 Comment préparer un audit ?
Définir les critères
Les critères d’audits sont très nombreux et sont tous recensés dans les documentations des normes de l’audit qu’une entreprise a passé ou va passer. Par exemple, si une entreprise passe un audit ISO 9001, elle doit avoir à sa disposition la grille d’évaluation des audits de certifications, qui contient ses propres critères.
Analyser les besoins de l’audit
La première étape de la préparation d’un audit est l’analyse des besoins de l’audit. C’est-à-dire, être capable de répondre à la question suivante : “Qu’est-ce qu’on me demande d’aller auditer ?”.
Ainsi, à partir de l’analyse des besoins et des objectifs qui sont fixés, il devient impératif de délimiter le champ de l’audit : va-t-on auditer un processus ? une ligne de production ? un service ? et déterminer la profondeur d’analyse des éléments à auditer. Ces informations sont nécessaires pour savoir dans quel niveau de détail l’auditeur va devoir rentrer.
Définir le champ de l’audit
Le champ de l’audit décrit l’étendue et les limites des activités concernées par l’audit. Pour être exhaustive, l’étendue du champ de l’audit doit répondre à l’ensemble des besoins explicites et implicites. Par exemple, les lieux, les unités organisationnelles, les activités et les processus ainsi que la période de temps couverte à auditer.
En bref, pour bien définir les critères de l’audit, il faut se demander :
- Que va-t-on auditer ?
- Quelle est la limite des activités concernées par l’audit ?
Savoir ce qu’on audite
L’audit doit être mené avec neutralité pour obtenir des constats pertinents. La question principale est de déterminer ce qui est conforme ou non. Pour cela, il est essentiel de connaître le référentiel audité et de comprendre les critères de conformité.
Une conformité signifie satisfaire une exigence, qu’elle soit définie par un référentiel interne ou externe. L’objectif de l’audit n’est pas de juger si une pratique est bonne ou mauvaise, mais de vérifier qu’elle répond aux exigences définies.
Ainsi, bien connaître le référentiel en question est primordial. Cette approche aide à clarifier les attentes et à éliminer les ambiguïtés.
“L’audit ne porte pas de jugement, mais vérifie la conformité.”
Former et choisir son auditeur
La formation et la pratique
Devenir auditeur ne s’improvise pas et nécessite une formation préalable. Trop souvent, des personnes animent des audits sans formation adéquate, appliquant simplement des grilles préétablies sans comprendre le contexte ou les attentes. Cette approche limite l’efficacité de l’audit. Comprendre comment il contribue à l’amélioration est essentiel pour en tirer pleinement parti.
Cependant, la théorie seule ne suffit pas, la pratique est essentielle. Elle peut d’ailleurs commencer par une phase d’observation des audits internes existants au sein de l’organisation. L’idée est de commencer à participer en tant qu’observateur pour se familiariser avec le processus.
L’auditeur interne doit donc posséder un bagage théorique, mais aussi une expérience pratique se développant au fil du temps.
Le choix de l’auditeur
Une fois formé à l’audit, il faut déterminer : qui audit quoi et qui audit qui ? Cette question peut poser des difficultés, notamment en raison de la hiérarchie dans les organisations.
Parfois, un auditeur désigné peut se retrouver dans une position délicate, comme devoir auditer une personne plus expérimentée ou hiérarchiquement supérieure. On peut donc avoir une certaine réticence à poser des questions difficiles, par peur de froisser ou de mal se faire voir. Il est donc essentiel de sélectionner le bon auditeur pour les bonnes missions afin d’assurer l’efficacité de l’audit.
Une organisation a la possibilité de choisir un ou plusieurs auditeurs selon son secteur d’activité ou selon les exigences spécifiques de l’audit. Elle peut opter pour plusieurs auditeurs spécialisés dans des domaines différents afin d’assurer une évaluation plus complète. Lorsque l’entreprise fait appel à une entité extérieure spécialisée dans l’audit, c’est cette dernière qui indiquera à l’entreprise à combien ils viendront.
Pour choisir son ou ses auditeurs, l’entreprise peut s’appuyer sur les 7 principes de l’auditeur énoncés par l’ISO 19011. Ces principes définissent les qualités et compétences qu’un auditeur doit disposer et qui doivent le guider tout au long de sa mission :
- Déontologie : Réaliser son travail de manière éthique et intègre.
- Restitution impartiale : Garantir que ses conclusions reflètent bien les constatations rencontrées durant l’audit, en étant le plus objectif possible.
- Conscience professionnelle : Respecter la confiance accordée, prendre des décisions éclairées et faire son possible pour que l’organisation puisse, par la suite, mettre en place les bonnes actions.
- Confidentialité : Protéger les informations obtenues durant l’audit et éviter toute utilisation inappropriée.
- Indépendance : Veiller à être impartial durant l’audit, en évitant tout conflit d’intérêt qui pourrait fausser les constatations de l’auditeur.
- Approche fondée sur la preuve : Utiliser des éléments vérifiables afin de réaliser des conclusions en toute connaissance de cause. Cette approche doit être factuelle et sans valeur morale (aucun jugement ou préconçu).
💡 : Une preuve n’est pas toujours une information documentée. Elle peut être un croisement d’informations ou simplement une observation.
- Approche par les risques : Répondre aux besoins du client en identifiant les risques et en proposant des solutions appropriées.
Le choix de l’auditeur doit être pertinent par rapport au domaine d’activité de l’entreprise. Il doit pouvoir apporter ses connaissances et son savoir-faire à l’entreprise. L’auditeur doit également être expérimenté. Que ce soit dans l’audit ou bien dans le métier en question. Il saura apporter une nouvelle approche et de nouvelles idées.
De plus, l’auditeur doit être “polyglotte”. Il doit pouvoir être compris par tous les membres de l’entreprise en adaptant son vocabulaire à ses interlocuteurs et en évitant un jargon trop technique quand il s’adresse par exemple aux opérationnels ou au pilote. Les parties prenantes interrogées doivent être en mesure de comprendre ce qui leur est demandé.
Réfléchir aux questions en amont
Un bon audit doit être organisé, planifié et logique. C’est pour cela que l’auditeur doit arriver avec des questions préparées répondant à l’objectif initial de l’audit (conclusions sur la performance, l’efficacité, etc). Il doit éviter les questions fermées pour recueillir le maximum d’informations et se positionner le plus possible dans l’échange. Il doit pouvoir rebondir au gré des échanges pour creuser les sujets qui le nécessitent, sans pour autant perdre de vue l’objectif.
Les questions fermées peuvent être utilisées en complément pour confirmer ou infirmer ce qui se dit.
Pour obtenir de bonnes réponses, la première étape consiste à poser de bonnes questions !
Préparer les outils clés
Le plan d’audit
Élaborer un plan d’audit demande de l’anticipation. Il faut prendre en compte l’organisation de l’entreprise pour trouver le juste équilibre entre les plages horaires disponibles des équipes et celles de l’auditeur. Pour s’assurer que toutes les personnes concernées soient disponibles, nous vous conseillons de diffuser le plan d’audit suffisamment tôt (15 jours avant l’audit par exemple), pour le modeler aussi si besoin.
💡 : Le temps est l’une des principales problématiques dans le cadre des audits. La planification est donc impérative.
Le plan d’audit doit contenir :
- Le référentiel de l’audit : sur quel(s) référentiel(s) l’auditeur va-t-il s’appuyer ?
- Le champ de l’audit (processus, services, agence…)
- L’identité des acteurs (qui sont-ils ? quel est le rôle des acteurs dans l’entreprise ?)
- Les documents de référence
- La date et le lieu de l’audit
- La date et la durée prévues pour chaque activité auditée
Le guide d’audit
Le guide d’audit offre à l’auditeur un fil conducteur à suivre durant l’audit, tout en lui permettant de s’en éloigner pour explorer des pistes méritant d’être creusées. En effet, l’audit est basé sur des échanges et cherche des éléments de conformité. Bien qu’il ait un objectif final, il est flexible et peut dévier pour approfondir certaines pistes.
Plus qu’une simple checklist, le guide d’audit permet d’analyser la conformité entre les objectifs de l’organisation, les actions mises en place et les indicateurs de suivi.
Il interroge sur des questions clés :
- Pourquoi l’organisation met-elle en place ce type d’actions ?
- Les actions mises en place sont-elles pertinentes ?
Il aide à déterminer si les actions ont bien été définies selon les enjeux, si les objectifs sont atteints et de trouver les pistes d’amélioration.
Pour une évaluation complète, les grilles d’audit doivent être utilisées en complément du guide d’audit. Cette approche globale assure que l’audit reste un véritable outil d’amélioration continue, en questionnant la pertinence et l’atteinte des objectifs de manière approfondie.
Les 4 bonnes pratiques de conception d’un guide d’audit
- Bien définir ce qu’on veut observer
Lorsqu’on va auditer, on répond à un besoin : auditer un processus, une démarche, une ligne de production, une procédure… Il est important de garder l’objectif de l’audit en s’appuyant sur son guide sur lequel il faut conclure
- Définir des jalons
Selon ce que l’on va auditer, le temps sera plus ou moins long. Il est donc important d’avoir un déroulé clair et précis afin d’avoir les bonnes personnes aux bons endroits, et quelles questions seront posées à qui.
- Favoriser la spontanéité
Le guide d’audit aide à maintenir la spontanéité des échanges. Contrairement à une check-list, il permet de se concentrer sur les échanges plutôt que sur des questions préétablies. C’est un bon moyen de gagner en authenticité. Nous vous recommandons également de privilégier les questions ouvertes afin d’encourager des réponses plus détaillées.
- Adapter sa prise de note
Nous vous conseillons d’opter pour une prise de note papier plutôt que sur ordinateur. En effet, ce dernier peut installer une certaine distance avec son interlocuteur et interrompre le flux de la discussion.
💡 Un bon guide d’audit aboutira naturellement à un bon rapport d’audit.
La grille d’audit
La grille d’audit fonctionne comme une checklist avec des critères préétablis, permettant d’identifier ce qui est mis en place et ce qui est conforme ou non. Elle est davantage balisée que le guide et restreint donc davantage l’auditeur. Ainsi, si les actions mises en place ne sont pas les bonnes, le contrôle n’a pas de conséquence sur la performance.
Le problème principal de la grille d’audit est sa rigidité : les questions posées sont souvent les mêmes, ce qui limite la capacité d’apporter un questionnement nouveau et donc des propositions d’amélioration. Cette rigidité peut renforcer la mentalité du « on fait comme ça parce qu’on a toujours fait comme ça, » un écueil courant dans de nombreuses entreprises.
Nos 8 conseils pour réussir un audit
À partir de ce cadre, voici les actions à réaliser :
- Lister les activités à auditer et le site concerné.
- Organiser les activités de façon logique : généralement, l’auditeur commence par examiner les aspects les plus globaux de l’entreprise pour ensuite se concentrer sur des éléments plus spécifiques. L’objectif est de suivre une progression logique qui va guider l’auditeur dans sa démarche.
- Prévoir l’audit de chaque étape dans la réalisation du produit ou du service. L’auditeur ne doit pas se limiter à des informations verbales, mais doit aussi aller voir les activités de production (ateliers ou chantiers par exemple).
- S’assurer de la prise en compte de l’exhaustivité des exigences du référentiel.
- Tenir compte des particularités de l’organisme à auditer et des besoins du commanditaire. Les détails pratiques doivent être intégrés au plan d’audit afin d’éviter toute perte de temps (conditions d’accès au site de l’entreprise ou disponibilité des documents nécessaires par exemple).
- Planifier des réunions d’ouverture et de clôture.
- Organiser la répartition entre auditeurs si nécessaire en tenant compte des compétences de l’équipe d’audit.
- Tenir compte des risques inhérents à l’entreprise auditée et des risques que l’audit pourrait créer pour l’entreprise. Parfois, certaines tâches ne peuvent pas être auditées. L’auditeur doit ainsi s’adapter aux conditions et à l’environnement de l’entreprise. L’audit ne peut pas passer “au-dessus” de tout et représenter lui-même une source de risques (pour l’organisation, le déroulé des activités…). Cela passe par exemple par le respect des horaires des équipes.
Pour conclure, préparer un audit nécessite de suivre des étapes clés. De la détermination des besoins et objectifs spécifiques à l’entreprise, au choix du ou des auditeurs en passant par l’élaboration du plan d’audit, chaque phase joue un rôle important pour créer un environnement propice au bon déroulement de l’audit.
Du côté de l’audité, une approche positive et de confiance est nécessaire pour tirer parti de cette opportunité d’amélioration. L’audit est une méthodologie garantissant la conformité, mais aussi la promotion d’une culture d’entreprise tournée vers l’amélioration continue. Si vous êtes aligné sur cette idée, nous vous invitons à découvrir notre plateforme PYX4 Improver.
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Contenu co-rédigé avec Nicolas Frébourg, consultant en Amélioration continue et démarches ISO
Image à la Une : Umit Yildirim – Unsplash
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