La démarche Qualité est aujourd’hui perçue comme un vecteur de progrès significatif au sein des organisations. L’objectif est désormais de la rendre collaborative, réactive et efficiente pour qu’elle soit pleinement optimisée. La digitalisation est la solution. Comment digitaliser sa démarche Qualité ? Pourquoi est-il rentable de le faire ? Nous répondons à ces questions à travers cet article.
La digitalisation de la démarche Qualité
Qu’est-ce que la digitalisation ?
La digitalisation est le procédé qui vise à transformer un objet, un outil, un processus ou un métier en une solution informatique afin de le remplacer et le rendre plus performant.
En d’autres termes, elle permet de :
- réaliser des tâches traditionnelles en utilisant des outils informatiques, qui offrent de nombreux avantages tels que l’amélioration de la collaboration entre les différents acteurs,
- favoriser la réactivité grâce à des outils automatisés,
- simplifier la gestion de la documentation et du reporting.
La place de la digitalisation dans les entreprises
D’après le Baromètre de la Performance des Organisations 2022, plus de la moitié des professionnels de la Qualité ont prévu d’intégrer la digitalisation dans leur entreprise, et pour un quart d’entre eux, cette initiative est même considérée comme prioritaire.
Ainsi, la plupart des entreprises considèrent la digitalisation comme un projet nécessaire. Celles qui ne mettent pas en œuvre cette transformation risquent de prendre du retard par rapport à leurs concurrents.
Les nouvelles attentes liées à la démarche Qualité
Dans le passé, et selon les résultats du Baromètre de la Qualité 2018, les professionnels de la Qualité rencontraient des difficultés en raison :
- d’un manque de moyens,
- d’un manque d’outils adaptés,
- d’un manque de soutien de la Direction.
Cependant, les résultats du Baromètre de la Performance des Organisations 2022 montrent que les freins à la mise en place de la démarche Qualité ont évolué. Les professionnels de la Qualité évoquent désormais :
- un manque d’implication des parties-prenantes internes,
- un manque de cohérence entre la stratégie, le management global et le management de la Qualité,
- un manque de légitimité et de communication autour de la Qualité.
Dorénavant, les moyens mis à disposition pour la démarche Qualité sont plus importants, ce qui va donc de pair avec la légitimité qui lui est accordée de la part de l’ensemble de l’organisation. En conséquence, les attentes sont plus élevées et on attend de la démarche davantage d’efficacité et de réactivité pour répondre aux nouvelles exigences.
En lien avec l’augmentation des moyens accordés à la qualité, les attentes du dirigeant envers les professionnels de la qualité ont également évolué. Sont désormais attendus :
- de la réactivité lorsque l’équipe Qualité est sollicitée,
- une efficacité et un pragmatisme dans les solutions proposées,
- une diversification des missions (gestion des risques, gestion des projets d’innovation, RSE…),
- un reporting clair et lié à des objectifs de performance chiffrés.
Toujours selon la grande enquête Qualité et Performance de PYX4, la démarche Qualité, amélioration prend de l’ampleur et les professionnels de la Qualité se voient confier de plus en plus de missions et de responsabilités. La digitalisation prend alors ici tout son sens.
Pourquoi digitaliser sa démarche Qualité ?
Fluidité, collaborativité et efficience
Bien que le professionnel de la qualité soit responsable de la fourniture d’outils et de méthodes efficaces pour atteindre les objectifs de la démarche, tout ne repose pas uniquement sur lui. En effet, il est essentiel d’avoir l’expertise des personnes du métier et les prises de décision du management pour mener à bien toutes les activités associées à la démarche Qualité : analyse des causes d’un dysfonctionnement, audit, modélisation de processus, etc.
Ainsi, des outils collaboratifs et modernes favoriseront leur adoption par les employés. En effet, lorsque l’on dispose d’outils clairs, rapides et lisibles où chacun peut collaborer en temps réel, l’envie de les utiliser sera plus grande. Nous avons beaucoup évoqué les responsables Qualité comme premiers bénéficiaires de la digitalisation, mais c’est l’ensemble des équipes qui en bénéficieront et qui se sentiront acteurs de l’amélioration continue.
Ensuite, la digitalisation offre un partage efficace et à large échelle des documents et processus de l’organisation à l’ensemble des salariés. En effet, lorsque l’accès à toute la documentation se fait dans un seul et même portail ou plateforme, chaque salarié peut se former plus rapidement et simplement, ce qui entraîne une amélioration de l’efficacité et une montée en compétence optimale.
Gagner du temps et de l’argent
En plus d’obtenir une démarche collaborative, nous pouvons citer le gain de temps pour l’analyse et le reporting des informations par les professionnels de la qualité, qui peuvent ainsi se focaliser sur leur cœur de métier et éliminer les tâches à faible valeur ajoutée.
À noter : Très souvent, la principale préoccupation d’un directeur est le ROI (retour sur investissement). Ainsi, lorsqu’un professionnel de la qualité se présente devant lui pour lui présenter des outils de digitalisation, le principal avantage à lui annoncer sera le gain de temps. Il est donc important de préparer une analyse de rentabilité détaillée pour justifier l’investissement dans ces outils. Pour vous aider, n’hésitez pas à utiliser notre calculette ROI.
Enfin, un autre avantage est la baisse significative des coûts de non-qualité. C’est-à-dire que toutes les tâches à faible valeur ajoutée seront éliminées.
Comment digitaliser sa démarche Qualité ?
Les activités à digitaliser en priorité
La gestion documentaire
La démarche Qualité et l’amélioration continue ont tendance à générer beaucoup d’éléments documentés qui doivent être diffusés à l’ensemble des équipes. Ainsi, en numérisant la gestion documentaire, l’entreprise gagnera du temps en accédant facilement à l’information, en gérant les différentes versions et en archivant les documents de manière efficace.
La remontée et la gestion des non-conformités et des dysfonctionnements
Les entreprises ont aujourd’hui besoin de solutions qui leur permettent de signaler rapidement à une personne tout problème ou non-conformité afin que cette personne puisse ensuite prendre des mesures pour résoudre le problème signalé. L’objectif est que tout le monde puisse être acteur de l’amélioration continue. Qui mieux que le métier lui-même pour identifier des points d’amélioration ?
Le reporting Qualité
Un professionnel de la qualité ou de l’amélioration continue passe en moyenne 30 % de son temps à faire des reportings. Ainsi, aller vers la digitalisation du reporting, c’est aller vers l’automatisation des reportings lui permettant de gagner un temps non négligeable.
De plus, comme nous l’avons évoqué précédemment, la fonction Qualité se voit attribuer de plus en plus de missions. Ainsi, gagner du temps sur le reporting, permettra à l’entreprise d’allouer plus de temps aux activités à forte valeur ajoutée.
Sortir des fausses croyances
« Je n’ai pas les moyens »
Il existe aujourd’hui une multitude de solutions sur le marché dont le coût peut dépendre du nombre d’utilisateurs. Il s’agit d’outils sur-mesure, adaptés à la taille et au budget de l’organisation. De plus, au niveau technologique, l’arrivée du SaaS permet d’utiliser des solutions hébergées dans le Cloud, accessibles depuis un simple navigateur Internet. Cette technologie permet une mise en place à faible coût et une grande flexibilité, puisqu’il est possible de résilier son abonnement à tout moment.
« Mon organisation n’est pas assez mature »
Avant de choisir une solution de digitalisation, il est primordial d’évaluer le niveau de maturité de l’entreprise, car cela permet de sélectionner un outil en adéquation avec ses besoins sans nécessairement opter pour un outil trop complexe dont l’ensemble des fonctionnalités ne sera pas exploité.
Il ne faut pas forcément regarder le niveau de maturité où l’entreprise se trouve actuellement, mais celui auquel elle aspire. Il est normal que les entreprises débutantes ne soient pas encore matures, et c’est justement l’utilisation d’outils adaptés qui va les aider à évoluer.
« La digitalisation, c’est le problème de la DSI »
Il revient aux professionnels concernés de faire le bon choix en ce qui concerne les solutions métier, en fonction de la maturité de leur entreprise, de leurs ressources, du temps à consacrer ou encore du coût de la solution. Le DSI (Directeur des Systèmes d’Information) n’est pas là pour trouver les solutions, mais pour s’assurer que la solution choisie respecte les politiques SI.
La digitalisation de la démarche Qualité présente de nombreux avantages : gain de temps, économie d’argent, meilleure collaboration, efficacité accrue ou encore fluidité optimisée. Toutefois, pour bénéficier de ces avantages, il est crucial de choisir le bon outil. Et si vous avez encore des doutes ou des craintes quant à la mise en place d’une telle démarche, nous vous invitons à contacter nos experts. Ils seront ravis de vous accompagner et de vous donner leurs conseils les plus avisés.
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