Après avoir défini l’audit interne et ses enjeux dans le fonctionnement d’une entreprise, place maintenant à la mise en pratique !
Comment réaliser un audit interne dans les meilleures conditions ? Quels sont les points essentiels à prendre en considération ?
Grâce à Sabrina Capon, consultante et formatrice, experte sur les métiers de la qualité, de la sécurité et du BPM, nous vous proposons 10 conseils pour mener à bien votre audit.
👉 Ces conseils sont aussi disponibles dans une checklist à télécharger ici :
Conseil 1 : rendez attractif le rôle d’auditeur
Sans auditeur, point d’audit. Lapalissade ? Certes. Mais tout sauf une évidence pour le responsable qui devra constituer son équipe. Car bien souvent, cette tâche est mal considérée, entre charge de travail supplémentaire et suspicion des collègues.
« Pour parvenir à générer de l’intérêt pour cette mission, vous pouvez bien entendu jouer la carte de la prime », explique Sabrina Capon, « mais vous pouvez également bien prendre en compte la charge de travail supplémentaire de travail, valoriser cette tâche qui sort de l’ordinaire, qui permet de mieux connaître ce que fait l’autre, qui offre des moments de partage à part. Il faut que cette mission soit perçue comme un levier pour faire grandir l’entreprise, plus que comme une contrainte imposée ».
Conseil 2 : identifiez les bonnes personnes
Une fois constituée votre équipe d’auditeurs potentiels, il vous faudra choisir les bonnes personnes. Toute votre sagacité sera nécessaire pour identifier les bons candidats, car « la fonction d’auditeur interne dans un système de management n’est pas un rôle à prendre à la légère » précise Sabrina Capon.
« Les auditeurs doivent avoir un profil compatible avec ses fonctions : bons communicants, à l’écoute, ouverts d’esprit, intégrés, appréciés, faisant l’objet d’un consensus, à l’aise à l’oral, capable d’aller chercher l’information. » Une liste de qualités précises qui permettent d’opérer un tri très sélectif. Et éviter un écueil classique.
« Je me suis déjà trouvée dans une situation où tous les assistants de direction avaient été désignés auditeurs. Cela n’a pas fonctionné. Il faut sortir d’une systématique de métier ou de service, et penser le savoir-être autant que le savoir-faire. »
Conseil 3 : formez vos auditeurs
Chacun des auditeurs sélectionnés devra ensuite être formé sur les techniques d’audit, et sur les référentiels. Il est également important de définir un périmètre d’audit interne. Combien de temps faut-il pour bien former les auditeurs ?
« Cela dépend des référentiels, mais sur un audit interne standard en ISO 9001, deux jours de formation théorique sur les constats (une exigence, une défaillance, une preuve), sur le référentiel et sur les savoir-être, plus une demi-journée de formation / action sont souvent nécessaires. Cette dernière étape ne doit pas être négligée, car c’est souvent celle qui permet aux auditeurs de s’approprier le savoir théorique. »
Conseil 4 : formalisez une procédure
Afin de bien préparer cette formation, le responsable en charge de la démarche aura réalisé plusieurs documents. À commencer par une procédure précise d’audit, qu’il transmettra et expliquera (durant la formation) aux auditeurs. « Elle est importante, car elle donne un cadre homogène à la réalisation des audits qui seront réalisés par de nombreuses personnes. Elle régit la planification, la réalisation, le rapport. »
Conseil 5 : constituez votre méthodologie
Élément constitutif de cette procédure, la méthodologie utilisée devra également être clairement explicitée. « QQOQCPC, diagramme d’Ishikawa ou méthode des 5 pourquoi, les outils ne manquent pas. Mon conseil : alternez-en l’usage, car elles sont complémentaires. Et elles ont l’avantage d’être suffisamment simples pour être prises en main rapidement, avec un peu d’entrainement. La partie questionnement n’est pas la plus complexe comparée à la synthèse, qui demande bien plus de pratique. »
Conseil 6 : mettez l’accent sur la préparation des audits
« C’est une étape cruciale, qui peut déterminer la réussite ou l’échec d’un audit. La préparation permet de prendre en compte tous les éléments pour maîtriser le sujet, surtout parce que ce n’est pas l’activité quotidienne des auditeurs. Il faut inciter ces derniers à interroger le responsable, consulter la documentation… ».
Autres conseils préparatoires : les auditeurs devront également s’assurer que les personnes auditées sont disponibles, et devront se dégager du temps en fonction du nombre de personnes à interroger.
Conseil 7 : apprenez à vos auditeurs à écouter
Même si vous avez sélectionné des personnes disposant d’une aptitude naturelle à l’écoute, quelques enseignements s’imposent. « Il faut pouvoir mettre à l’aise l’audité, faire tomber ses barrières, ce qui demande des savoir-être spécifiques, une habileté dans le questionnement. Puis l’auditeur doit entrer dans le vif du sujet, en s’assurant que l’activité est conforme. Une écoute active nécessaire, car de la réponse dépend le constat positif ou négatif. La reformulation est également importante pour pouvoir évaluer. »
Conseil 8 : incitez les auditeurs à communiquer
En plus d’être à l’écoute, les auditeurs devront également être audibles et communiquer. Et si le travail préparatoire incombe au responsable de la démarche (pour annoncer l’audit en amont), l’auditeur prend le relais par la suite.
« Il y a des phases obligatoires, des figures imposées. Les réunions d’ouverture et de clôture par exemple. Il y a une communication ascendante, dans le cadre de la transmission des constats au responsable, mais aussi une communication horizontale, pour tenir au courant les audités. S’il existe un écart entre le process et la mise en œuvre, l’auditeur doit en avertir l’audité. Ce dernier ne doit pas être surpris, sans quoi le sentiment de trahison guette. L’auditeur doit être dans la recherche de solutions plus que dans le pointé du doigt. L’objectif est l’amélioration. »
Conseil 9 : demandez un compte rendu pour exploiter l’audit
Un audit sans rapport, c’est beaucoup de temps et d’énergie perdus pour rien. C’est pourquoi vous devez exiger de vos équipes un compte-rendu en bonne et due forme. Comment s’est passé l’audit d’un point de vue général ? Réclamez avant tout une synthèse, une vision rapide, afin de savoir si votre audit est bel et bien exploitable. Si c’est le cas, vous devriez pouvoir consulter un rapport conforme à celui exposé dans votre procédure.
« Ce n’est que grâce à ces éléments de synthèse que le responsable pourra dégager des grands axes, les points forts comme les points faibles. Et finalement, ils lui permettront de mettre en place un plan d’action, car l’audit est un outil d’amélioration continue, prévu pour corriger les dysfonctionnements, trouver des actions palliatives, correctives ou encore pour encourager et diffuser les bonnes pratiques. »
Conseil 10 : n’oubliez pas de suivre les actions
Une fois ce plan d’action établi, il vous faudra faire redescendre les actions au niveau du management et / ou des audités. « À ce titre, l’auditeur peut éventuellement reprendre son audit pour évaluer l’efficacité des actions mises en place. »
Cette procédure, de la phase de préparation de l’audit au suivi des actions, en passant par la mise en œuvre de l’audit, nécessite méthodologie et outils spécifiques. Lesquels ? Ce sera l’objet du prochain article.
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