Mettre en place une démarche processus au sein de son organisation n’est pas simple, et cela est d’autant plus vrai dans les organisations publiques. En effet, ces entités doivent faire face à différents défis : réglementation surabondante, manque de ressources, grande quantité de procédures, contraintes budgétaires. Simplifier cette approche est essentiel pour améliorer l’efficacité et la qualité des services publics. C’est pour cela que nous vous présentons cinq conseils clés pour simplifier au maximum votre démarche processus.
Choisir une méthodologie pour sa démarche processus
Pourquoi ?
Lancer une démarche processus nécessite de s’y prendre de manière réfléchie. Il est important de se questionner sur la meilleure méthodologie des processus à adopter au sein de son organisation. Cette réflexion a pour but de s’assurer que la méthode désignée s’aligne parfaitement avec les objectifs de l’organisation et les besoins des agents.
Il y a ici un double objectif :
- fournir aux agents une méthode claire et facilement compréhensible pour la réalisation de leurs missions
- établir des standards pour harmoniser les pratiques au sein de tous les services de l’organisation
Comment ?
Pour choisir la méthodologie la mieux adaptée à son organisation, il est important de se concentrer sur les utilisateurs finaux, ceux qui seront en première ligne pour l’appliquer au quotidien. En effet, la réussite de la démarche processus dépend en grande partie de la manière dont les agents vont comprendre et utiliser la méthodologie choisie.
Sur le marché, il en existe plusieurs, chacune ayant ses spécificités et des niveaux de complexité différents. Nous pouvons notamment citer le BPMN 2.0, qui est une méthodologie graphique permettant de modéliser visuellement les différents processus métier d’une organisation. Celle-ci est cependant plus adaptée aux utilisateurs ayant une bonne maîtrise des technologies et une certaine familiarité avec la modélisation des processus.
Pour maximiser l’adoption de tous, notamment dans un contexte où les compétences techniques varient, il est préférable d’opter pour une méthodologie plus simple et intuitive, comme la méthodologie Qualigram. Il s’agit d’un langage graphique commun décrivant de manière spécifique les savoir-faire, à tous les niveaux d’une organisation.
Former les agents à la démarche processus
Évidemment, pour réussir et simplifier au maximum la démarche processus, les agents doivent y être impliqués et comprendre en quoi ils vont participer à sa réussite. La formation joue un rôle important dans la simplification de sa démarche processus. Les agents doivent comprendre non seulement la manière de cartographier les processus (qui sera facilité avec le choix de la bonne méthodologie et d’un outil adapté), mais aussi comment ils contribueront à sa réussite globale.
Ainsi, des sessions de formation permettront aux agents de comprendre tout cela, de poser leurs questions, de prendre en main la méthodologie et le logiciel choisi.
Instaurer une culture de démarche processus
La démarche processus peut rencontrer des difficultés si aucune culture processus n’est instaurée. Cela implique de s’assurer qu’elle ne repose pas sur les épaules d’une seule et même personne, mais est adoptée et soutenue par l’ensemble des agents. En effet, en cas de départ d’un collaborateur clé à la démarche, le risque qu’elle s’effondre est considérable si la culture processus n’est pas correctement implantée.
Pour cela, plusieurs possibilités s’offrent aux organisations publiques :
- former en continue les agents à la démarche
- maintenir une communication sur les résultats liées au processus
- intégrer la gestion processus dans les pratiques quotidiennes
- aligner les objectifs de chaque service sur cette approche
Décentraliser la démarche processus
Pour minimiser les échecs de la démarche processus, l’organisation doit s’assurer de décentraliser la démarche au niveau de tous les services.
Plutôt que de centraliser les responsabilités sur quelques agents ou équipes, chaque service doit être activement impliqué dans l’adoption et l’amélioration de ses propres processus. Pour cela, il faut désigner des pilotes de processus au sein de chaque service, qui joueront un rôle clé dans la supervision et l’optimisation des processus qui leur sont assignés. Ces pilotes assurent la continuité et l’appropriation de la démarche au niveau opérationnel.
Parallèlement, le soutien de la direction est indispensable pour guider et encourager l’ensemble des équipes.
Se doter d’un outil pratique
Enfin, la simplification de la démarche processus passe par l’acquisition d’un outil en conséquence. Il doit permettre à chaque agent :
- de visualiser les processus où il intervient
- de comprendre son rôle et les missions à réaliser dans ce processus
- d’accéder aux documents dont il a besoin
- d’être notifié pour chaque modification le concernant
PYX4 Process se distingue en répondant à ces exigences. En centralisant la gestion des processus au même endroit, cet outil offre une interface intuitive qui permet aux agents de gagner du temps et de minimiser les erreurs.
En tant qu’organisation publique, les défis et les problématiques sont spécifiques, et vous devez choisir la solution adaptée à vos besoins. Depuis quelques années, nous accompagnons un certain nombre d’entités publiques (ministères, bailleurs sociaux, écoles, collectivités) et avons conscience des spécificités de ce secteur.
Vous souhaitez simplifier votre organisation, mais vous ne savez pas par où commencer ? Nous vous invitons à :
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Image à la Une : Fitnich Media – Unsplash
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