Sous l’impulsion de sa nouvelle Responsable Qualité, Cora Automobile s’est doté des solutions PYX4 Process et PYX4 Improver début 2023. Cécile Rousseau, à l’origine du projet, nous raconte pourquoi et comment les outils ont été implémentés, quels sont les premiers résultats et surtout, comment ils lui ont permis de répondre à toutes les attentes de l’auditrice ISO 9001 venue réaliser un audit de surveillance en vue du renouvellement de la certification en mars 2024.
Bonjour Cécile, pouvez-vous présenter votre entreprise ?
Cora Automobile fait partie du groupe PHE (Parts Holding Europe). Nous sommes leader dans la distribution de pièces de carrosserie multimarque.
Nous possédons deux sites logistiques situés en région lyonnaise ainsi qu’une équipe commerciale composée d’une cinquantaine de collaborateurs sédentaires. Il y a également une équipe commerciale basée en région parisienne.
Quelle est votre fonction au sein de Cora Automobile ?
Je suis Responsable Qualité depuis trois ans. Cora Automobile a reçu sa première certification en 2000.
Depuis mon arrivée, nous nous sommes attelés à redimensionner l’approche processus dans tout le périmètre ISO. Nous travaillons dans une démarche d’amélioration continue, ce dans tous les services.
Pourquoi avoir choisi PYX4 ?
La solution GED [NDLR Gestion Électronique des Documents] que nous avions ne répondait plus à nos attentes et n’avait pas connu d’évolution numérique depuis de nombreuses années. Elle n’était pas suffisamment intuitive pour les collaborateurs.
Dans le cahier des charges initial, il était surtout question d’une solution qui puisse couvrir ce besoin de gestion documentaire.
Afin de piloter les processus, nous avons ajouté le besoin de gestion des évènements, non-conformités, audits internes / externes…
Nous avons interrogé plusieurs éditeurs avant de sélectionner PYX4.
Ce qui m’a convaincue chez PYX4 :
- L’expertise métier des interlocuteurs, qui ont su s’adapter et apporter les réponses appropriées, aussi bien aux besoins de la DSI (sur les utilisateurs par exemple) qu’aux miens grâce à leurs connaissances de la norme ISO 9001 ;
- La simplicité et le côté user friendly de l’interface : il n’y a pas de jargon, tout le monde peut l’utiliser sans maîtriser le langage ISO ;
- Le rapport qualité / prix ;
- Le fait que les modules soient à la fois complémentaires et indépendants : PYX4 Process et PYX4 Improver sont liés et il est facile de passer de l’un à l’autre, mais nous pouvons aussi utiliser les outils individuellement.
Quelles ont été les étapes de mise en place de la solution PYX4 ?
Nous avons choisi PYX4 mi-2022. La fin d’année a été consacrée à la migration de nos graphes, qui s’est déroulée de manière très fluide. Les données ont été envoyées en décembre.
J’ai été formée à la solution début 2023 par Victor. Nous avons créé 140 profils d’utilisateurs. Les équipes utilisent la solution depuis quelques semaines. Nous nous familiarisons progressivement.
Pour le moment, je suis l’unique Power User. J’utilise beaucoup PYX4 Process pour la gestion de nos processus et j’ai de nombreux projets quant à l’utilisation du module PYX4 Improver ; notamment sur le plan d’amélioration continue de notre organisation.
Quels sont vos premiers retours sur la solution PYX4 ?
Les premiers retours sont très positifs. L’utilisation des collaborateurs, actuellement axée sur le module Process, nous garantit la maîtrise des versions de documents, la traçabilité des informations, l’applicabilité, une vision à 360° que nous n’avions pas auparavant.
Pour ma part, je trouve les outils très accessibles et intuitifs. Je les ai facilement pris en main. Les modélisations sont simples à réaliser.
Dès ma première utilisation, j’ai pu apprécier le lien entre l’outil et les exigences de la norme ISO 9001 : 2015. En effet, notamment sur le module Improver, nous allons pouvoir suivre de près les opportunités d’améliorations et éventuelles non-conformités énoncées lors des audits internes et externes.
Nous avons eu l’occasion de présenter les premiers résultats à notre auditrice externe, lors de notre dernier audit de surveillance ; les commentaires de cette dernière sont très encourageants.
En outre, grâce à PYX4 Process et PYX4 Improver, tous les événements, plans d’action, non-conformités, seront liés au(x) process concerné(s). Cela simplifie la recherche d’informations documentées dans notre système de Management de la Qualité.
L’enthousiasme de notre auditrice externe et des quelques premiers utilisateurs internes me confortent dans le choix de l’outil.
Il est un réel atout en réponse aux exigences normatives. Grâce à PYX4, il est possible de :
- Piloter le plan d’audits internes
- Enregistrer les constats d’audits et suivre les non-conformités
- Suivre les enregistrements et leurs versions précédentes
PYX4 Improver coche clairement toutes les cases en termes de gestion des non-conformités et des actions d’amélioration continue.
La solution PYX4 est parfaitement adaptée à nos besoins et j’apprécie pouvoir retrouver dans l’outil l’application des exigences de la norme ISO 9001.
Un autre avantage de PYX4 concerne la gestion de la confidentialité. La possibilité d’accéder à un document / formulaire / graphe selon son profil est un réel avantage dans notre organisation. Tous les utilisateurs sont rattachés à un ou plusieurs profils, me permettant de personnaliser les accès au besoin.
C’est un peu la cerise sur le gâteau !
Avant l’audit de surveillance, nous avions commencé à alimenter ces premières rubriques et avons apprécié la simplicité d’utilisation.
Nous étions même allés au bout de la démarche en créant tous les profils des auditeurs internes (une vingtaine au total). L’auditrice a donc aussi pu constater que tout était déjà rattaché aux bons acteurs. Un vrai plus pour le suivi de l’audit !
Le fait que toutes les étapes s’imbriquent logiquement, soient liées et que leur origine soit facilement accessible est un vrai atout pour répondre aux normes.
Comment voyez-vous la suite ?
Nous partons sur un nouveau cycle avec pour objectif le renouvellement d’ISO 9001 en mars 2024.
Je suis confiante car je sais que PYX4 sera un outil facilitateur. Ce renouvellement sera différent et certainement plus confortable eu égard au regroupement des informations en un lieu !
PYX4 va représenter un gain de temps non négligeable pour notre renouvellement de norme ISO 9001.
Merci Cécile pour ce retour d’expérience !
Si vous nous lisez et que vous souhaitez découvrir plus en détail les modules PYX4 Process, PYX4 Improver en question, et/ou le module PYX4 Risk, dédié à la gestion des risques d’entreprise, n’hésitez pas à prendre contact avec nous pour planifier une démo.
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