La mise en place d’une démarche processus au sein d’une organisation implique des changements sociologiques, culturels, managériaux et technologiques. Pour faire en sorte que cette démarche soit acceptée de tous, perdure et devienne ainsi une véritable innovation, l’émergence de la fonction “Pilote de processus” est devenue impérative. Mais à quoi sert-elle concrètement ? Qu’apporte-t-elle à la démarche processus ? Tous les bénéfices de la fonction Pilote de processus pour une entreprise dans cet article.
Coordonner les processus
La finalité principale d’une entreprise est de répondre aux besoins de ses clients. Cependant, la structure traditionnelle en silo ne permet pas de mettre le client au cœur des préoccupations. Face à ce défi, la démarche processus se présente comme la solution idéale pour les organisations.
Selon la taille de l’entreprise, le nombre et la complexité des processus peuvent varier. Les activités des organisations ont tendance à se décentraliser, pouvant entraîner une perte de cohérence globale au niveau des processus de l’entreprise. Cette diversité entraîne la gestion de multiples interactions, nécessitant une supervision de chaque activité des processus tout en améliorant les performances. Le rôle du Pilote de processus est de coordonner, orchestrer et optimiser ces processus.
Dans ce type de situation, le rôle des Pilotes de processus est d’aligner chaque processus avec les objectifs de l’organisation. Ils coordonnent les équipes qui opèrent chacune dans des domaines variés et parfois dans des lieux différents. Ils permettent d’assurer une cohérence et une stratégie long terme.
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Décentraliser la démarche processus
Sachant que le Pilote dispose d’une vision globale du processus dont il a la charge, c’est à lui d’assurer son bon fonctionnement ainsi que sa mise à jour et son évolution.
De plus, les Pilotes de processus détiennent une place centrale entre la Direction et le terrain. Ils se positionnent comme de très bons relais d’information entre les différents niveaux de l’organisation favorisant une communication fluide. Les parties prenantes concernées par le processus peuvent le solliciter en cas de besoin, de non-conformité, de risque ou d’incident. Cette accessibilité confère au Pilote de processus un rôle proactif lui permettant de détecter ou de résoudre les problèmes de manière efficace.
Le Pilote de processus peut aussi faire en sorte de responsabiliser tous les acteurs travaillant sur le même processus. Cette démarche a pour but de renforcer l’engagement et l’implication de chacun.
Accompagner la culture du changement
Comme évoqué, la mise en œuvre d’une démarche processus induit différents changements au sein d’une organisation. Convaincre les équipes d’accepter ces transformations représente souvent un défi de taille, d’où l’importance du rôle du Pilote de processus qui va aider à promouvoir le changement d’organisation à travers la démarche processus.
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Une fois instaurée, la démarche processus agit comme initiateur de la transformation de la culture d’entreprise. Elle favorise la coopération entre les différents pôles, la responsabilisation de chaque membre et place la satisfaction client au cœur des préoccupations.
Gagner en agilité
La mise en place d’une démarche processus permet à une organisation de gagner en agilité. Le Pilote de processus, positionné au centre de la démarche, adopte une posture proactive et facilite la prise de décision rapide et éclairée. Dans ce contexte, l’agilité se traduit par la capacité à s’adapter aux changements internes et externes.
De plus, le Pilote de processus facilite la communication entre les différentes parties prenantes, favorisant la collaboration et une meilleure réactivité face aux défis émergents. Le Pilote de processus offre aussi à la Direction une vision globale et intégrée des processus. Il peut faire remonter les informations plus facilement.
Pérenniser la démarche processus
En acceptant le rôle de Pilote de processus, ce dernier devient garant du bon fonctionnement du processus qu’il a à sa charge et de sa durabilité. Pour que la démarche processus, il faut qu’elle intègre toutes les équipes de l’organisation, et surtout, que chacun ait une vision précise de son utilité et de son rôle dans l’atteinte des objectifs. Le Pilote doit faire comprendre aux équipes qu’il gère, la manière dont la démarche processus va les aider.
En conclusion, on s’aperçoit que le Pilote de processus joue un rôle crucial dans la mise en place, le fonctionnement et la pérennisation de la démarche processus en s’alignant sur la finalité de l’entreprise. C’est aussi un bon moyen de faire adhérer les équipes à la démarche processus. Avoir un ou plusieurs Pilotes de processus permet d’ajuster la stratégie en temps réel, en faisant face aux changements, et ainsi d’assurer la continuité des opérations.
Dans cette démarche, notre logiciel dédié à la cartographie des processus PYX4 Process se positionne comme l’outil idéal, en offrant une vue complète et détaillée des processus et en facilitant l’adhésion des équipes. En nommant un ou plusieurs Pilotes de processus et en intégrant PYX4 Process, vous disposerez d’une base solide pour gérer de manière agile, collaborative et pérenne votre activité.
Image à la Une : Carolina Lily – Unsplash
Contenu réalisé avec l’aide de la ressource suivante : « Les Dossiers du Club – Atelier « Pilote de processus »
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