Evaluation et documentation des processus : un atout majeur pour la fonction RH

La gestion des processus est centrale au sein des Directions des Ressources Humaines, où les volumes d’informations sont importants et les données stratégiques pour l’organisation. Quels sont les besoins de la fonction RH et les familles de processus concernées ? Comment formaliser les processus ? Quelques éléments de réponse issus de notre webinaire « Evaluation et documentation des processus RH ».  

Quels sont les besoins de la fonction RH en matière de processus ?

Les Ressources Humaines ne sont pas nécessairement acculturées à la notion de processus. Le besoin de performance est pourtant bien présent, notamment en ce qui concerne l’harmonisation et la standardisation des processus. C’est d’autant plus nécessaire que les processus ont souvent une variabilité forte (les services RH travaillent souvent avec plusieurs établissements, différents services…). Or, on ne peut pas standardiser des processus sans les avoir évalués.

Les différents types de processus RH

Si l’on établissait une cartographie RH, on pourrait facilement recenser une quinzaine de processus, voire redécouper chacun en sous-processus.

C’est pourquoi il y a toujours un intérêt à modéliser les processus de façon très simple – de manière graphique de préférence – sous la forme de fiches de processus, puis d’élaborer des procédures en entrant davantage dans les détails.

On peut regrouper les processus RH en trois principales catégories : 

La Gestion Administrative du Personnel (GAP)

Gestion des contrats de travail, de la paie, des dossiers du personnel… La gestion administrative du personnel présente une grosse problématique de volume de données à traiter, qui peut être optimisée grâce à la cartographie et aux niveaux d’arborescence.

La gestion des RH

Les enjeux et processus liés à l’entretien d’évaluation, l’entretien professionnel, la mobilité interne, la formation et la gestion des demandes de formation, le recrutement… représentent également une volumétrie importante et complexe d’informations à gérer, qui pose des problématiques de SIRH.

La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences)

Gestion prévisionnelle des effectifs, adaptation des emplois, développement des compétences… s’inscrivent aussi dans les principaux processus RH des organisations. 

Comment évaluer et documenter les processus RH ?

Il est fortement conseillé de se doter d’un outil digital pour formaliser les processus, mais aussi et surtout pour s’échanger des informations. La communication est un vrai enjeu car les problématiques rencontrées sur le terrain sont nombreuses quand elle fait défaut.

Bénéficier d’une interface collaborative est donc un point crucial dans le choix de l’outil. Même si la démarche est pilotée par des pilotes de processus, le partage de processus est facilité et optimisé avec les solutions numériques. Ils permettent également de documenter les processus en faisant apparaître les tâches et les flux d’informations.

Ces besoins de documentation et de fluidité sont d’autant plus importants aujourd’hui que la crise du Covid a largement impacté les services RH des entreprises, le processus de recrutement notamment.

N’hésitez pas à consulter notre webinar pour en savoir plus sur la gestion des processus dans la fonction RH. Enjeux, bénéfices, étapes de la mise en place d’un management par les processus : Fabrice Kaufman, fondateur de Carrefour des Compétences et consultant en management des organisations et ressources humaines, vous explique en quoi les processus RH représentent un atout majeur pour les DRH.

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Visionnez le replay du webinar « Evaluation et documentation des processus RH »