La mise en place d’une démarche processus permet à une organisation s’améliorer à tous les niveaux :
- en interne : améliorer le bien-être des collaborateurs, la relation avec les fournisseur et les actionnaires
- en externe : satisfaire le client et améliorer l’image de l’organisation
En effet, la cartographie et la modélisation des processus d’une organisation a pour objectif de la rendre performante et de l’améliorer à tous les niveaux.
En tant que professionnels de la qualité, vous avez conscience de tous les bénéfices de la démarche processus. Cependant, les collaborateurs peuvent avoir du mal à s’y impliquer, ne voyant pas vraiment les bénéfices qu’elle procure.
À force d’échanger avec nos clients, nous constatons même qu’il s’agit de l’une des premières problématiques à laquelle les professionnels de la qualité sont confrontés dans sa gestion. Alors, pour aider à les convaincre, nous avons réalisé le poster idéal à afficher dans vos locaux 😉
1) Harmoniser les pratiques
En modélisant ses processus, l’organisation formalise noir sur blanc son fonctionnement et ses pratiques. Celles-ci sont alors connues, accessibles et partagées à tous les collaborateurs. Chacun sait alors qui fait quoi, comment et avec qui.
Cela permet de :
- standardiser les activités pour réduire les écarts de pratiques entre équipes, services ou sites
- éviter les doublons et les pertes de temps grâce à une bonne vision des responsabilités
- recentrer les efforts et les actions sur les activités à valeur ajoutée
Une cartographie des processus claire est un outil puissant pour améliorer le management, fluidifier le travail quotidien de toutes les parties prenantes et ainsi gagner en efficacité et en performance.
2) Améliorer l’on-boarding
Avec des processus documentés et conformes, l’arrivée des nouveaux collaborateurs est grandement facilitée. Grâce à un accès à la cartographie globale de l’organisation et à son référentiel associé, les responsables gagnent du temps dans les explications et la formation du nouveau collaborateur :
- le rôle de son poste dans le système global
- les activités clés liées à sa mission
- sa valeur ajoutée à l’entreprise
Ainsi, le nouveau collaborateur gagne rapidement en autonomie et en efficacité dès ses premières semaines. Il sait où chercher les informations dont il a besoin et se concentre sur l’exécution de ses missions. Son onboarding devient plus fluide et toute l’équipe en bénéficie.
3) Préserver le savoir-faire
Il en va de même pour un collaborateur qui quitte l’entreprise sans avoir partagé ses méthodes de travail, c’est une part de son savoir-faire et de ses méthodes qui disparaît.
Ainsi, en capitalisant les bonnes pratiques via la modélisation, l’entreprise crée une base vivante, qui non seulement garde les pratiques en place, mais les améliore avec le temps.
On passe d’un savoir détenu individuellement, à une ressource collective qui constitue une base solide l’amélioration continue.
4) Gagner du temps et de l’énergie
Quand tout est clair et bien documenté : rôles, documents et interactions, les processus éliminent les zones grises.
Ainsi, les équipes perdent moins de temps et d’énergie à chercher “comment faire”, “avec quel document” ou “avec qui”, et peuvent se concentrer sur les activités à valeur ajoutée.
Une organisation bien structurée, c’est aussi un facteur de performance et de bien-être au travail.
5) Donner du sens à son métier
Une démarche processus permet à chacun de visualiser sa place dans l’entreprise, son impact sur les objectifs et sa contribution dans la chaîne de valeur globale.
Nous avons tendance à travailler en silo et la cartographie des processus permet de voir comment son métier et ses actions s’intègrent dans l’ensemble. Les équipes perçoivent mieux les interdépendances, les impacts et les finalités.
C’est un excellent moyen pour les collaborateurs de rester investis en redonnant du sens à leur quotidien et favoriser leur motivation.
6) Participer à la définition des bonnes pratiques
La démarche processus, c’est aussi une démarche participative. Lors des ateliers de modélisation par exemple, les collaborateurs peuvent faire entendre leur voix en participant à la définition des bonnes pratiques de l’organisation.
En effet, un collaborateur qui se tient à l’écart ne donnera pas son avis et perdra une opportunité de proposer des pratiques qui lui semblent pertinentes. À contrario, celui qui souhaite s’impliquer d’avantage dans l’organisation trouve ici un levier concret pour le faire en expliquant sa vision ou son métier.
La cartographie des processus est donc un bon moyen de donner la parole aux salariés qui vont y participer, de les valoriser et de les rendre acteurs.
7) Renforcer l’agilité
Connaître ses processus, c’est connaître ses forces et ses faiblesses. En cas de crise, de changement de réglementation ou d’évolution du contexte, une organisation qui se connaît bien sera plus réactive et résiliente.
Elle pourra anticiper les impacts, ajuster ses pratiques rapidement, et gérer plus facilement les menaces et saisir les opportunités
De plus, une démarche processus bien pensée favorise la résilience et l’efficacité du management.
8) Aligner stratégie et terrain
Trop souvent, les collaborateurs ont le sentiment que la stratégie décidée par la Direction est déconnectée de la réalité du terrain. Grâce à une démarche processus structurée, l’entreprise peut relier les objectifs stratégiques aux processus opérationnels.
Cela permet de définir des indicateurs cohérents, de suivre leur évolution dans le temps, et de s’assurer que chacun agisse dans le bon sens. Il y a alors un vrai lien entre la stratégie et l’action.
9) Viser de meilleures pratiques
Un processus documenté devient un support de formation idéal. Il donne une base solide pour challenger ce qui existe, identifier les écarts et viser un fonctionnement plus efficient.
En d’autres termes, les processus ne sont pas figés : c’est une amélioration continue qui s’enrichit, et devient un moteur de progrès collectif.
10) Pérenniser l’organisation
Enfin, investir dans la démarche processus, c’est investir dans la durée. Une organisation qui structure ses pratiques, qui mesure sa performance, qui répond aux attentes de ses clients tout en optimisant ses ressources, est une organisation plus compétitive.
Elle limite les coûts cachés, gère mieux les risques, améliore son image de marque et se donne toutes les chances de durer et pourquoi pas de devenir un leader dans son secteur.
Bien sûr, cette liste de bénéfices n’est pas exhaustive. Il en existe bien d’autres, mais nous avons choisi de mettre en avant ceux qui parlent le plus aux collaborateurs.
Car bien souvent, installés dans leurs habitudes, les collaborateurs perçoivent la démarche processus comme une contrainte : quelque chose de complexe ou d’imposé. En montrant concrètement ses bénéfices, on aide les équipes à mieux comprendre son intérêt pour les encourager à s’y impliquer.
La démarche processus, ce n’est pas seulement un outil dédié au responsable Qualité, c’est un projet collectif, qui ne peut réussir qu’avec l’adhésion de tous : Direction et collaborateurs.
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