Je suis Amanda, consultante en BPM et gestion des risques, et je vous explique comment se déroule une formation chez PYX4. À distance ou en présentiel, j’accompagne nos clients dans la prise en main de nos outils. Dans cet article, je parle plus particulièrement de la formation dédiée à PYX4 Process, notre module phare de cartographie des processus et le plus déployé chez nos clients.
Zoom sur la formation PYX4 Process
Depuis 5 ans chez PYX4, j’accompagne les organisations dans l’implémentation de notre outil et leur démarche processus notamment à travers des formations et missions de conseil.
Avec l’équipe Delivery, nous avons progressivement affiné et fait évoluer notre formation pour qu’elle soit toujours parfaitement adaptée aux besoins de nos utilisateurs.
Notre formation a ainsi été pensée pour aider nos clients à :
- comprendre la méthodologie de modélisation des processus
- structurer leur projet
- embarquer leurs équipes
Nous adaptons notre formation à chaque contexte, chaque équipe et chaque enjeu. De la phase préparatoire jusqu’au suivi post-formation, j’accompagne mes clients pas à pas pour que l’outil s’intègre durablement dans leur quotidien.
💡 La formation que nous proposons est destinée aux power users, terme utilisé chez PYX4 pour désigner les profils ayant les droits d’enrichir leur plateforme avec des graphes et documents de l’organisation.
Les pré-requis de la formation
Avant même le début de la formation, notre équipe (composée d’un commercial et d’un consultant formateur) prend le temps d’échanger avec le client pour cerner ses attentes et le profil des participants à la formation. Cela nous permet d’identifier plusieurs éléments :
- Quelle méthodologie est utilisée en interne ?
- Les participants viennent-ils de métiers différents ou partagent-ils les mêmes missions ?
- Quel est l’objectif à l’issue de la formation ?
Ces questions nous permettent d’adapter le parcours de formation. Car, même s’il repose sur un socle commun, le contenu est systématiquement personnalisé selon les attentes et le contexte du client.
Cette phase s’inscrit dans notre certification Qualiopi : nous nous assurons d’avoir bien compris les besoins de l’organisation et des participants. C’est ce qui nous garantit d’offrir :
- un support de formation pertinent
- des exercices de mise en pratique bien ciblés
- un discours aligné avec la réalité du terrain
Concrètement, chaque formation comprend :
- un support de formation personnalisé au contexte de l’organisation
- une base de formation type “bac à sable”, où les participants peuvent s’entraîner librement à modéliser, sans impacter leur base officielle
💡 À la fin de la formation, les éléments créés dans cette base peuvent être transférés vers sa base officielle, si le client le souhaite. Ce dernier conserve également le support de formation.
Le déroulé de la formation en 3 étapes
Notre formation PYX4 Process s’étale sur deux jours (soit 14 heures) et suit une progression en trois temps :
- compréhension de la méthodologie
- mise en pratique
- conclusion et vérification des acquis
La méthodologie
La première demi-journée est consacrée à l’explication de la méthodologie de modélisation. Nous savons que suivre une formation théorique n’est plus forcément dans nos habitudes, mais il nous semble important de familiariser les participants à la démarche BPM et à la méthodologie de notre logiciel : Qualigram.
Pour rendre cette partie vivante, nous l’animons avec des exemples de processus concrets et anonymisés issus d’organisations de même secteur.
L’objectif est d’aligner tous les participants sur une compréhension commune et solide avant de passer à la pratique.
Nous profitons également de ce moment pour valider leur projet avec eux :
- Quelle est la finalité de la démarche ?
- À quel stade en est l’organisation ?
- Quels sont les objectifs visés ?
- Qui sont les référents et acteurs impliqués ?
- Quelles sont les missions des participants ?
- Y a-t-il des contraintes spécifiques (certification, audits…) ?
Ce temps d’échange nous permet d’adapter la suite de la formation à la réalité du terrain. On se base sur cet état des lieux pour la mise en pratique.
La mise en pratique
Le reste de la formation repose sur la mise en pratique. L’objectif est de permettre aux participants de modéliser leurs processus, en s’appuyant sur les trois niveaux de notre méthodologie Qualigram.
Cette étape est toujours personnalisée et adaptée aux participants :
- s’ils sont tous issus du même métier (ex : production), je prends un exemple spécifique à leur contexte
- si les profils sont variés (finance, RH, marketing…), je conviens avec eux d’un exemple générique, qui parlera à tous
Cette phase de modélisation permet aux participants de :
- manipuler et prendre en main notre outil
- comprendre notre méthodologie
- prendre le réflexe de se poser les bonnes questions avant de modéliser
- structurer efficacement un processus
- construire un logigramme pertinent
En plus de la modélisation, nous découvrons l’ensemble des fonctionnalités du module PYX4 Process, comme :
- la revue de processus
- le cycle de validation
- le volet de contribution
- l’historique des versions
- la confirmation de lecture
- la gestion des utilisateurs
- le paramétrage
Conclusion et confirmation des connaissances
Ces deux jours de formations se terminent par un temps d’échange où je réponds aux dernières questions, puis par un test de connaissance des participants via un quizz ludique.
Ce moment me permet de m’assurer que chaque participant a bien compris les points clés pour une utilisation autonome et optimale de PYX4 Process.
J’en profite pour :
- revenir sur les éventuelles incompréhensions
- insister sur les points essentiels
- répondre aux dernières questions des participants
L’accompagnement ne s’arrête évidemment pas là. À l’issue de ces deux jours de formation, un rendez-vous de suivi est proposé à M+1 ou M+2. Cela laisse le temps au client d’assimiler le contenu de la formation, de pratiquer en autonomie, de faire émerger de potentielles nouvelles questions, pour pouvoir approfondir ce qui doit l’être le jour J.
C’est aussi à ce moment que les graphes réalisés dans la base “bac à sable” peuvent être transférés vers la base officielle si le client le souhaite.
Sur cette dernière, les utilisateurs ont un accès à :
- une base de tutos vidéos pour revoir le contenu vu en formation
- une base de connaissance
Après la formation
La formation ne marque pas la fin de l’accompagnement. Car une fois terminée, le client a un point de suivi régulier avec le formateur qui l’a formé, qui reste son référent. Nous sommes évidemment disponibles pour répondre à ses questions et l’accompagner tout au long de son projet.
En complément, tous nos clients ont accès à notre support technique, directement via leur base PYX4, qui s’engage à répondre à toute demande en moins de 24h.
Notre objectif est de soutenir nos clients dans chaque étape de prise en main du logiciel, mais aussi de les suivre dans leurs changements organisationnels. Et si besoin, de planifier de nouveaux jours de formation : pour former de nouveaux collaborateurs ou renforcer les acquis avec une session de rappel par exemple.
Nous cherchons une satisfaction client pérenne que ce soit dans la qualité de nos prestations ou dans la qualité des échanges avec l’ensemble de nos équipes.
Vous souhaitez lancer une démarche processus au sein de votre organisation ?
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