Comment se déroule une formation PYX4 ?

Je suis Amanda, consultante en BPM et gestion des risques, et je vais vous expliquer comment se déroule une formation chez PYX4. À distance ou en présentiel, j’accompagne nos clients dans la prise en main de nos outils. Dans cet article, je parle plus particulièrement de la formation dédiée à PYX4 Process, notre module phare de cartographie des processus et le plus déployé chez nos clients.

Zoom sur la formation PYX4 Process

DDepuis 5 ans chez PYX4, j’accompagne les organisations dans l’implémentation de notre outil et leur démarche processus notamment à travers des formations et missions de conseil. 

Avec l’équipe Delivery, nous avons progressivement affiné et fait évoluer notre formation pour qu’elle soit toujours parfaitement adaptée aux besoins de nos utilisateurs. 

Notre formation a ainsi été pensée pour aider nos clients à : 

• comprendre la méthodologie de modélisation des processus
• structurer leur projet 
• embarquer leurs équipes

Nous adaptons notre formation à chaque contexte, chaque équipe et chaque enjeu. De la phase préparatoire jusqu’au suivi post-formation, j’accompagne mes clients pas à pas pour que l’outil s’intègre durablement dans leur quotidien.

💡 La formation que nous proposons est destinée aux power users, terme utilisé chez PYX4 pour désigner les profils ayant les droits d’enrichir leur plateforme avec des graphes et documents de l’organisation.

Les pré-requis de la formation

Avant même le début de la formation, notre équipe (composée d’un commercial et d’un consultant formateur) prend le temps d’échanger avec le client pour cerner ses attentes et le profil des participants à la formation. Cela nous permet d’identifier plusieurs éléments : 

• Quelle méthodologie est utilisée en interne ?
• Les personnes qui participent viennent-elles de métiers différents ou partagent-ils les mêmes missions ? 
• Quel est l’objectif à l’issue de la formation ?

Ces questions nous permettent d’adapter le parcours de formation. Car, même s’il repose sur un socle commun, le contenu est systématiquement personnalisé selon les attentes et le contexte du client. 

Cette phase s’inscrit dans notre certification Qualiopi : nous nous assurons d’avoir bien compris les besoins de l’organisation et des personnes qui participent. C’est ce qui nous garantit d’offrir : 

• un support de formation pertinent 
• des exercices de mise en pratique bien ciblés
• un discours aligné avec la réalité du terrain

Concrètement, chaque formation comprend : 

• un support de formation personnalisé au contexte de l’organisation
• une base de formation type “bac à sable”, où les participants peuvent s’entraîner librement à modéliser, sans impacter leur base officielle

💡 À la fin de la formation, les éléments créés dans cette base peuvent être transférés vers sa base officielle, si le client le souhaite. Ce dernier conserve également le support de formation. 

Vous souhaitez lancer une démarche processus au sein de votre organisation ?

Le déroulé de la formation en 3 étapes

Notre formation PYX4 Process s’étale sur deux jours (soit 14 heures) et suit une progression en trois temps : 

• compréhension de la méthodologie
• pratique
• conclusion et vérification des acquis

La méthodologie

La première demi-journée est consacrée à l’explication de la méthodologie de modélisation. Nous savons que suivre une formation La première demi-journée est consacrée à l’explication de la méthodologie de modélisation. Nous savons que suivre une formation théorique n’est plus forcément dans nos habitudes, mais il nous semble important de familiariser les participants à la démarche BPM et à la méthodologie de notre logiciel : Qualigram. 

Pour rendre cette partie vivante, nous l’animons avec des exemples de processus concrets et anonymisés issus d’organisations de même secteur.

L’objectif est d’aligner tous ceux qui participent sur une compréhension commune et solide avant de passer à la pratique.

Nous profitons également de ce moment pour valider leur projet avec eux : 

• Quelle est la finalité de la démarche ?
• À quel stade en est l’organisation ?
• Quels sont les objectifs visés ?
• Qui sont les référents et acteurs impliqués ?
• Quelles sont les missions des participants ?
• Y a-t-il des contraintes spécifiques (certification, audits…) ?

Ce temps d’échange nous permet d’adapter la suite de la formation à la réalité du terrain. On se base sur cet état des lieux pour la pratique.

La pratique

Le reste de la formation repose sur la mise en pratique. L’objectif est de permettre aux collaborateurs de modéliser leurs processus, en s’appuyant sur les trois niveaux de notre méthodologie Qualigram. 

Cette étape est toujours personnalisée et adaptée aux personnes qui participent :  

• s’ils sont tous issus du même métier (ex : production), je prends un exemple spécifique à leur contexte
• si les profils sont variés (finance, RH, marketing…), je conviens avec eux d’un exemple générique, qui parlera à tous

Cette phase de modélisation permet aux personnes de : 

• manipuler et prendre en main notre outil
• comprendre notre méthodologie
• prendre le réflexe de se poser les bonnes questions avant de modéliser
• structurer efficacement un processus
• construire un logigramme pertinent 

En plus de la modélisation, nous découvrons l’ensemble des fonctionnalités du module PYX4 Process, comme : 

• la revue de processus
• le cycle de validation
• le volet de contribution
• l’historique des versions
• la confirmation de lecture 
• la gestion des utilisateurs
• le paramétrage

Conclusion et confirmation des connaissances

Ces deux jours de formations se terminent par un temps d’échange où je réponds aux dernières questions, puis par un test de connaissance des participants via un quizz ludique. 

Ce moment me permet de m’assurer que chaque participant a bien compris les points clés pour une utilisation autonome et optimale de PYX4 Process.

J’en profite pour : 

• revenir sur les éventuelles incompréhensions
• insister sur les points essentiels 
• répondre aux dernières questions des participants

Le suivi ne s’arrête évidemment pas là. À l’issue de ces deux jours de formation, un rendez-vous de suivi est proposé à M+1 ou M+2. Cela laisse le temps au client d’assimiler le contenu de la formation, de pratiquer en autonomie, de faire émerger de potentielles nouvelles questions, pour pouvoir approfondir ce qui doit l’être le jour J. 

C’est aussi à ce moment que les graphes réalisés dans la base “bac à sable” peuvent être transférés vers la base officielle si le client le souhaite. 

Sur cette dernière, les utilisateurs ont un accès à : 

• une base de tutos vidéos pour revoir le contenu vu en formation
• une base de connaissance

Après la formation

La formation ne marque pas la fin du suivi client. Car une fois terminée, le client a un point de suivi régulier avec le formateur qui l’a formé, qui reste son référent. Nous sommes évidemment disponibles pour répondre à ses questions et l’accompagner tout au long de son projet. 

En complément, tous nos clients ont accès à notre support technique, directement via leur base PYX4, qui s’engage à répondre à toute demande en moins de 24h.

Notre accompagnement

Durant l’année, le référent PYX4 organise un point de suivi avec son client afin de faire le point sur l’avancement de son projet, l’utilisation du logiciel ou encore les éventuelles évolutions de son abonnement. C’est le référent PYX4 qui a la responsabilité de planifier ce rendez-vous en fonction de la disponibilité du client et des moments clés de son projet pour garantir un suivi régulier et adapté. Cela est compris dans notre offre de base.

Lors de ce point d’étape, si le référent PYX4 identifie un besoin plus poussé d’accompagnement, il peut proposer un suivi sur mesure adapté aux enjeux du client (gestion des risques, gestion du changement, mise en place ou revue de la démarche processus, audit interne, amélioration continue…). 

Chaque accompagnement est construit sur mesure, en s’appuyant sur le besoin du client. Nous pouvons aussi partager avec lui des retours d’expérience issus de projets menés dans d’autres organisations du même secteur pour enrichir sa réflexion. 

Une fois le projet établi et contractualisé, ce suivi peut se faire aussi bien en présentiel (chez le client ou dans nos locaux) ou à distance.

Exemple de projet d’accompagnement avec PYX4 Process

Prenons l’exemple d’un projet de déploiement d’un référentiel processus. Nos équipes structurent l’accompagnement selon l’approche top down, en réalisant des ateliers de modélisation en direct avec le client. L’idée est de partir de sa cartographie globale de l’entreprise, pour descendre jusqu’à un niveau plus détaillé (niveau 2 ou 3). 

À partir de cette vue d’ensemble et de la chaîne de valeur principale de l’organisation, nous identifions les processus à prioriser. Pour cela, nous utilisons une grille de priorisation qui permet de hiérarchiser les processus à modéliser avec le client. 

Cette grille est conçue selon des critères définis par le client ou selon trois critères que nous avons définis grâce à notre expertise. Par exemple, le potentiel d’amélioration d’un processus est l’un de nos critères. 

💡 Le but n’est pas de tout modéliser, mais simplement de se concentrer sur les processus les plus complexes ou stratégiques, ceux qui nécessitent le plus d’attention ou de contrôle de la part des opérationnels (objectif : donner des directives)

Une fois les processus priorisés, nous entrons progressivement dans le détail des niveaux inférieurs (niveaux 2, voire 3) en suivant un mode opératoire. 

Le projet se conclut par la livraison clé en main  des processus modélisés directement sur la base du client, rendus applicables et publiés à l’ensemble des collaborateurs. Nous pouvons aussi fournir des conseils sur la normalisation à appliquer pour la modélisation ou le cycle de validation de respecter.

Suite au livrable, nous proposons toujours une réunion de clôture et des recommandations pour la suite (qu’elles soient faites avec PYX4 ou non). 

Le fait d’avoir un intervenant externe permet souvent de prendre du recul, d’identifier plus facilement les dysfonctionnements et les points de faiblesses et d’analyser l’organisation dans son ensemble. 

Notre objectif est de soutenir nos clients dans chaque étape de prise en main du logiciel, mais aussi de les suivre dans leurs changements organisationnels. Et si besoin, de planifier de nouveaux jours de formation : pour former de nouveaux collaborateurs ou renforcer les acquis avec une session de rappel par exemple. 

Nous cherchons une satisfaction client pérenne que ce soit dans la qualité de nos prestations ou dans la qualité des échanges avec l’ensemble de nos équipes.