La clôture de l’audit interne est le moment clé pour présenter les constats et suggérer des pistes d’amélioration. Pour ce faire, l’auditeur doit préparer la réunion et le rapport d’audit. Ces derniers doivent être vus comme des leviers pour progresser, plutôt que comme une sanction. C’est ce que nous vous expliquons dans cet article : comment réussir la phase de clôture d’un audit interne depuis la réunion finale jusqu’à la rédaction du rapport, en intégrant les meilleures pratiques pour en faire un réel levier de progrès.
Pour réussir vos audits, vous pouvez aussi vous doter d’outils spécifiques comme PYX4 Improver permettant entre autres de :
- définir les objectifs et les éléments de l’audit
- identifier les non-conformités
- générer un rapport d’audit
- affecter des écarts aux responsables d’actions pour suivi
Nous avons d’ailleurs rédigé 2 articles qui peuvent servir de prémisse à celui ci :
Réunion de synthèse
Elle a pour but de permettre à l’auditeur, ou aux membres de l’équipe d’audit, de se retrouver seul(s), sans les audités, afin de mettre au clair les constats, si besoin mettre en commun leur appréciation, de lever d’éventuels points de désaccord et de préparer la réunion de clôture.
Pour une équipe bien « rodée », avec un guide d’audit efficace, il est possible de commencer à rédiger le rapport d’audit au cours de cette réunion.
Réunion de clôture
Résumé du périmètre d’audit
La réunion de clôture peut générer du stress pour l’organisation auditée. Ainsi, l’auditeur doit la présenter de manière positive en insistant sur les apports de l’audit. Il peut commencer par remercier les interlocuteurs qui ont pris du temps pour le recevoir. Ensuite, récapituler le périmètre de l’audit, son déroulé et la méthodologie utilisée (échantillonnage, traitement des écarts, etc) pour soulever les écarts identifiés, entre ce qui a été présenté et les objectifs à atteindre.
Présentation des constats identifiés
La réunion de clôture permet à l’auditeur de présenter ses constats. Ces derniers doivent mettre en évidence la valeur ajoutée soit en termes de risques, soit en termes d’opportunités pour sortir des simples audits de conformité ou d’application. Lors de la présentation des écarts, l’auditeur s’assure que tous les participants sont en accord avec les conclusions présentées, il doit y avoir un consensus.
L’objectif de cette présentation est de permettre aux personnes auditées de mesurer les résultats par rapport aux objectifs et de mener des actions d’amélioration en conséquence.
Enfin, il va exposer la conclusion par rapport aux objectifs. La réunion de clôture est également l’occasion d’annoncer l’envoi du rapport d’audit et de commencer les discussions sur les pistes d’amélioration potentielles.
Rapport d’audit
Le rapport d’audit prend en compte tous les constats établis à partir des exigences auditées et du champ de l’audit. Il doit permettre de statuer sur la conformité aux exigences, l’efficacité du système audité et surtout de l’objectif audité. Il reprend ce qui a été dit durant la réunion de clôture.
L’objectif de ce rapport est de permettre à l’organisation de savoir quelles actions d’amélioration mener. Enfin, il mentionne la conclusion par rapport aux objectifs et attentes du client de l’audit.
Un bon rapport d’audit, c’est la satisfaction des clients de l’audit qui peuvent s’appuyer dessus pour mettre en place des actions d’amélioration.
Les bonnes pratiques de rédaction
Le rapport d’audit doit être :
- fiable
- conforme aux constats présentés en réunion de clôture
- un élément de preuve sur lequel l’organisation pourra s’appuyer
Et c’est une formalité, si la prise de notes a été bien réalisée
Voici trois bonnes pratiques sur lesquelles s’appuyer :
- Classer les constats par type : écarts, non-conformité, points forts…
- Rédiger un rapport compréhensible par tous et à tout moment
- Se positionner de façon factuelle et impartiale
Les 8 clés pour réussir son audit
- Lister les activités à auditer et le(s) site(s) concerné(s).
- Organiser les activités de façon logique : généralement, l’auditeur commence par examiner les aspects les plus globaux de l’entreprise pour ensuite se concentrer sur des éléments plus spécifiques. L’objectif est de suivre une progression logique qui va guider l’auditeur dans sa démarche.
- Prévoir l’audit de chaque étape dans la réalisation du produit ou du service. L’auditeur ne doit pas se limiter à des informations verbales, mais doit aussi aller voir les activités de production (ateliers, chantiers ou même bureaux par exemple).
- S’assurer de la prise en compte de l’exhaustivité des exigences du référentiel.
- Tenir compte des particularités de l’organisme à auditer et des besoins du commanditaire. Les détails pratiques doivent être intégrés au plan d’audit afin d’éviter toute perte de temps (conditions d’accès au site de l’entreprise ou disponibilité des documents nécessaires par exemple).
- Planifier des réunions d’ouverture, de synthèse et de clôture.
- Le cas échéant, organiser la répartition entre auditeurs si nécessaire en tenant compte des compétences de l’équipe d’audit.
- Tenir compte des risques inhérents à l’entreprise auditée et des risques que l’audit pourrait créer pour l’entité. Parfois, certaines tâches ne peuvent pas être auditées. L’auditeur doit ainsi s’adapter aux conditions et à l’environnement de l’organisation. L’audit ne peut pas passer “au-dessus” de tout et représenter lui-même une source de risques (pour l’organisation, le déroulé des activités…). Cela passe par exemple par le respect des horaires des équipes.
Bien finaliser son audit est donc une étape primordiale pour permettre à l’organisation auditée d’appliquer si besoins des actions d’amélioration.
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