La démarche processus est une manière d’améliorer l’organisation et le pilotage d’une entreprise en structurant, étape par étape, ses activités sous la forme de processus. Cette description permet d’avoir une vision simplifiée de l’organisation interne, de formaliser et d’optimiser ses activités clés.
En décrivant précisément ces processus, l’organisation peut non seulement maîtriser ses workflows, mais aussi pérenniser ses savoir-faire, éléments cruciaux en cas de changement organisationnel ou de besoin de transmission de compétences. La démarche processus est un outil d’amélioration incontournable.
Si vous souhaitez mettre en place ou développer votre démarche processus, nous vous conseillons de vous pouvez vous dotez d’outils de cartographie des processus comme PYX4 Process. Indispensables pour optimiser vos processus, mobiliser vos équipes, rendre vos activités agiles et faire perdurer votre démarche dans le temps.
Quelle différence entre un processus et une démarche processus ?
Un processus est un système d’activités utilisant des ressources pour transformer les éléments d’entrée en éléments de sortie. Il peut être présenté sous différentes formes :
- narrative (description écrite)
- graphique (cartographie), que l’on propose avec notre méthodologie Qualigram.
La démarche processus quant à elle, représente l’ensemble du travail consistant à documenter, modéliser, analyser, améliorer et piloter par les processus pour optimiser la performance de l’organisation.
Comment mettre en place une démarche processus ?
La mise en place d’une démarche processus repose avant tout sur une bonne méthodologie et un outil adapté. Pour structurer votre démarche, il est essentiel de se doter d’un logiciel de gestion de la qualité (SQM). En effet, ce type d’outil facilite la documentation, la modélisation, le suivi et l’amélioration continue des processus.
La mise en place d’une démarche processus débute par une étape fondamentale : la documentation des processus existants. Il s’agit de décrire de manière précise et structurée l’ensemble des activités, leurs enchaînements, les rôles des acteurs impliqués et les résultats attendus. Cette formalisation permet d’obtenir une vision claire du fonctionnement interne de l’organisation.
Une fois cette base construite, les processus peuvent être analysés en profondeur pour identifier des pistes d’optimisation. L’objectif est de les rendre progressivement plus performants et mieux alignés avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Pourquoi cartographier ses processus ?
La démarche processus est un outil clé de retranscription de la stratégie d’une organisation en actions concrètes. Elle permet de définir comment atteindre les objectifs fixés et de suivre leur réalisation. En s’appuyant sur les résultats (via les éléments de sorties des processus), il est possible d’évaluer si les objectifs sont atteints et d’identifier les axes d’amélioration.
Les bienfaits de la démarche processus
La démarche processus offre de nombreux avantages :
- Une meilleure compréhension et maîtrise des activités clés
- Une organisation plus fluide et cohérente
- Une capacité accrue à atteindre les objectifs stratégiques
- Une pérennisation des savoir-faire et des connaissances
- Un pilotage simplifié grâce à des indicateurs clairs
- Une meilleure collaboration entre les équipes
Qui est en charge de la démarche processus ?
Selon le Baromètre de la Performance des Organisations 2024, la Direction est de plus en plus impliquée dans la démarche Qualité (qui englobe la démarche processus). En effet, la Direction prend part à l’arbitrage collectif et à l’orientation pour près de 45 % des répondants. Des réponses comparables aux résultats du baromètre 2022 : la tendance se confirme. Les professionnels, qui l’appelaient de leurs vœux depuis toujours, ont été entendus : Qualité / Amélioration continue / Performance et Direction travaillent main dans la main.
Vous l’aurez compris, la démarche processus est un véritable levier de performance organisationnelle. Elle permet de visualiser toutes les activités d’une organisation, de les rendre plus efficaces et de les aligner avec sa stratégie. Cependant, une démarche processus ne fonctionne qu’avec de bons outils, une bonne méthodologie et si elle est soutenue à la fois par la Direction et les collaborateurs.
Image à la Une : Gabriel Vasiliu – Unsplash
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