Process et processus : définitions, différences et bon usage

“On va revoir le process onboarding” : cette phrase, entendue dans de nombreuses organisations, masque une confusion qui peut coûter cher. Si cet emploi peut parfois être correct, il relève le plus souvent d’un abus de langage. Et cela peut s’avérer problématique dans certains secteurs d’activité, comme les métiers de la Qualité, où les “processus” ont une définition bien spécifique. Ainsi, beaucoup d’entre nous emploient le mot process au quotidien, sans vraiment savoir qu’il n’a pas de définition métier, contrairement à processus. 

Au-delà de la similitude orthographique des deux termes – puisque seules deux lettres les différencient – process et processus sont souvent indifféremment employés, l’un étant pris pour le synonyme de l’autre. L’enjeu est pourtant de taille : dans les métiers de la Qualité, la précision du vocabulaire est le garant de votre crédibilité professionnelle, de votre clarté documentaire et de votre conformité ISO 9001. 

“Process” est un terme générique qui peut avoir de nombreuses significations, selon le contexte. Alors que “processus” a une définition métier précise. C’est une suite d’actions qui détermine une manière de faire, de fabriquer, de réaliser. Si l’on peut dans certains cas, employer “process” pour parler de “processus”, il est préférable d’utiliser directement “processus” pour éviter toute incompréhension.

Qu’est-ce qu’un processus ?

Processus : définition générale et définition qualité

Dans les fonctions Qualité, un processus est une suite d’actions qui détermine une manière de faire, de fabriquer, de réaliser. Il s’agit d’une suite continue d’opérations ayant pour effet de transformer une ou plusieurs données d’entrée en une ou plusieurs données de sortie, différentes des données d’entrée. Chaque étape de cette transformation doit apporter de la valeur ajoutée pour le client ou pour l’organisation. Sans création de valeur, le processus n’est qu’une suite de tâches coûteuses et inefficaces.

La définition normée ISO 9001 (entrées, sorties, interactions)

Dans la norme ISO 9001 (paragraphe 4.4), la norme impose aux organisations d’adopter une “approche processus”. 

Selon ce référentiel, un processus maîtrisé exige trois éléments fondamentaux :

• Des entrées et des sorties : Ce qui déclenche le processus et ce qu’il produit.
• Des interactions définies : Comment un processus alimente le suivant 
• Un pilote de processus : Un responsable nommé pour piloter le processus, suivre les indicateurs et garantir l’amélioration continue.

L’ensemble de ces processus forment la cartographie des processus, un outil indispensable pour obtenir une vision d’ensemble de vos activités.

PYX4 Process est l’outil idéal pour cartographier vos processus, visualiser l’ensemble de vos activités et piloter la performance globale de votre entreprise.

Exemples concrets de processus en entreprise

Voici trois exemples concrets de processus : 

Le processus de recrutement

• Donnée d’entrée : Un besoin en compétences exprimé par une équipe (fiche de poste).
• Transformation : Entretiens, sélection et parcours d’intégration.
• Donnée de sortie à valeur ajoutée : Un nouveau collaborateur qualifié et opérationnel.

Le processus achats

• Donnée d’entrée : Une demande d’approvisionnement ou de service interne.
• Transformation : Recherche de fournisseurs, négociation, passation de commande et contrôle de la livraison.
• Donnée de sortie à valeur ajoutée : Des matières ou services conformes, au meilleur coût et livrés à temps.

Le processus de traitement d’une réclamation client

• Donnée d’entrée : Une insatisfaction signalée par un client.
• Transformation : Analyse du problème, recherche d’une solution et réponse au client.
• Donnée de sortie à valeur ajoutée : Un client fidélisé, un problème résolu et une faille corrigée pour l’avenir.

Qu’est-ce qu’un process ?

Process : un terme générique sans définition métier

“Process” est un anglicisme très couramment employé. C’est un terme général à la définition assez vague, qui englobe une grande diversité de notions : action, état, cheminement, transformation, méthode, procédé, processus…

Il est notamment employé dans deux secteurs : 

• celui de l’industrie : l’utilisation du mot process est non seulement courante, mais elle est aussi pleinement légitime et consacrée par des expressions officielles. Ici, process est la traduction directe de procédé de fabrication.
• celui des startups : Il est également de plus en plus répandu dans les startups dont les secteurs d’activité et les métiers sont éloignés des fonctions Qualité. Il est utilisé comme traduction de “processus” et évoque la plupart du temps des méthodologies,  modes d’emploi et autre documentation permettant d’industrialiser ou d’automatiser des tâches en vu d’améliorer la productivité et la rentabilité.

C’est sans doute cet emploi très courant qui contribue le plus à entretenir l’amalgame fait entre les deux termes.

Process, processus, procédé, procédure : le tableau comparatif

Processus vs procédure : la confusion la plus fréquente

Le processus représente la vue d’ensemble d’une activité. Il répond à la question : que fait-on pour créer de la valeur ?

La procédure est le document textuel ou visuel qui décrit pas à pas la marche à suivre pour exécuter une tâche de ce processus. Elle répond à la question : comment le fait-on concrètement ?

Pour approfondir cette distinction entre processus et procédure, n’hésitez pas à consulter notre article.

Procédé vs processus : le distinguo industriel

Dans le monde indutriel, la nuance entre procédé et processus est plus fine. Le procédé est une solution purement technique ou physique (formule chimique, réglage de machine, traitement thermique). C’est l’outil de transformation brute.

Le processus, lui, englobe une dimension organisationnelle et humaine beaucoup plus large. Par exemple, le procédé de soudure laser est une étape technique intégrée au sein d’un processus industriel beaucoup plus vaste, qui va de la réception des matières premières à l’expédition du produit fini.

Process ou processus : lequel employer selon votre contexte ?

En contexte Qualité, audit, certification : toujours “processus”

Pour toutes les organisations dotées de fonctions Qualité, Amélioration Continue, Risques ou Performance, c’est le terme “processus” qui est employé et qui a, comme mentionné plus haut, une définition métier bien spécifique.

C’est un moyen de renforcer votre crédibilité professionnelle. En effet, lors d’une revue de processus ou dans un rapport d’audit par exemple, l’imprécision terminologique décrédibilise. Utiliser l’anglicisme process face à un auditeur externe peut donner l’impression que vous ne maîtriser pas les exigences opérationnelles. Pour garantir votre clarté documentaire et votre conformité ISO 9001, il est préférable d’employer le terme « processus ».

En contexte industriel : “process” ou “procédé” acceptés

Comme évoqué plus haut, s’il n’est pas un terme métier, “process” est néanmoins très utilisé par les industriels comme synonyme de “procédé” (méthode, façon de faire, de produire, de transformer un produit).

Dans les ateliers ou en ingénierie, des expressions comme « génie des procédés » ou « ingénieur process » sont légitimes. L’usage de process est donc accepté à l’oral dans ce registre technique. En communication interne informelle, vous disposez d’une totale liberté.

La règle simple à retenir (+ erreurs à éviter à l’écrit)

Afin de limiter les confusions, PYX4 encourage les professionnel, quel que soit leur secteur d’activité et leur lien avec les sujets Qualité, à privilégier le terme “processus” plutôt que “process” lorsque ce dernier est la traduction du premier.

Pour résumer, retenez cette règle simple :

• Si l’enjeu est normatif ou officiel utilisez « processus ».
• Si l’enjeu est technique ou industriel vous pouvez utiliser « procédé » (ou process à l’oral).

FAQ : questions fréquentes sur process et processus

« Process » est-il accepté dans un manuel qualité ISO 9001 ?

Non, le terme « process » n’est pas recommandé dans un manuel qualité ISO 9001. Bien que ce ne soit pas formellement bloquant pour l’obtention de votre certification, cet anglisicisme est déconseillé pour votre documentation officielle. Pour garantir votre clarté documentaire et votre crédibilité, PYX4 vous recommande fortement d’employer le terme normé « processus ».

Quel est le pluriel de « process » ? Faut-il dire « des process » ?

À l’écrit en français, on écrit « des process ». Ce terme étant un anglicisme emprunté, l’usage francophone a consacré sa forme invariable au pluriel. Même si en anglais son pluriel est processes, écrire des processes dans un texte français peut engendrer une confusion avec le mot processus. Ainsi, écrivez plutôt « des process ».

Processus, mode opératoire, instruction : quelles différences ?

• Le processus définit le quoi. Il donne une vue d’ensemble sur la création de la valeur.
• La procédure définit le comment faire. Elle décrit précisement chaque processus.
• Le mode opératoire ou l’instruction est le guide technique ultra-détaillé.

Comment passer du vocabulaire au pilotage des processus ?

Maintenant que vous maîtriser la différence entre process et processus, vous pouvez passer à l’action en commençant par cartographier vos processus, désigner vos pilotes et rédiger vos procédures. C’est d’ailleurs ce que permet de faire notre outil dédié : PYX4 Process.

Comprendre la différence process et processus ne relève pas d’un simple débat mais d’une véritable nécessité opérationnelle. Comme nous l’avons vu, le mot process reste un anglicisme générique. S’il s’avère acceptable dans le jargon industriel ou lors d’échanges informels, il doit être écarté de vos documents officiels. À l’inverse, le terme processus bénéficie d’une définition métier précise et normée, dictée par les exigences de la norme ISO 9001.

Image à la une : Aitoff – Pixabay