Gérer efficacement ses processus métier est devenu indispensable pour améliorer les résultats d’une entreprise. En effet, pour rester compétitives et performantes, les organisations doivent trouver les bons moyens pour optimiser leurs processus, réduire leurs coûts et prévoir leurs risques. Ainsi, le BPM est une discipline de management pertinente pour atteindre ces objectifs. Outre la mise en place de cette démarche, faut-il encore choisir les bons outils pour que celle-ci soit pleinement efficace.
A travers cet article, nous allons vous présenter la méthodologie Qualigram, qui se présente comme une alternative crédible au BPMN.
Origines de la méthodologie Qualigram
La méthode Qualigram est avant tout une déclinaison de la méthode OSSAD (parue en 1991) sous forme graphique. C’est pour cela que nous allons avant toute chose nous intéresser à cette approche-là.
La méthode OSSAD
La méthode OSSAD est issue d’un projet européen mené par une équipe internationale et multidisciplinaire de consultants de 1985 à 1990.
Cette dernière a pour objectif de proposer une méthode d’analyse des organisations par les processus permettant de se confronter facilement aux exigences de la norme ISO 9001.
La méthode OSSAD comble le fossé d’incompréhension qui existe très souvent entre décideurs, utilisateurs et concepteurs de solutions informatiques. Elle propose un langage commun facilement adaptable par toutes les parties-prenantes touchées par le changement. OSSAD permet d’aborder dans le même temps organisation et informatique, et non l’une après l’autre.
Lien entre la méthode OSSAD et la méthodologie Qualigram
La méthode OSSAD se base sur trois niveaux répondant à des problématiques différentes :
- modèle abstrait (les processus) : Pourquoi, vers quoi ?
- modèle descriptif (les procédures) : Qui fait quoi ?
- modèle prescriptif (les instructions) : Comment ?
Ainsi, comme nous allons le voir, cette notion de “niveau” a permis de construire la base du langage Qualigram et ainsi de développer toute une méthodologie.
Notons cependant que la méthode OSSAD s’appuie sur une approche modulaire, avec une pensée semi-graphique, tandis que la méthodologie Qualigram, est basée sur une approche systémique et complètement graphique. Elle offre ainsi une vue d’ensemble synthétique et compréhensible par tous.
Qu’est-ce que la méthodologie Qualigram ?
La méthodologie Qualigram est un langage graphique de modélisation des processus, publié à l’AFNOR (Association française de normalisation), tirant donc ses origines de la méthode OSSAD évoquée précédemment.
Qualigram est un langage graphique commun décrivant de manière spécifique les savoirs-faire, à tous les niveaux de l’entreprise.
Il est reconnu pour sa richesse fonctionnelle, sa simplicité d’utilisation et sa méthodologie intuitive.
Le langage Qualigram suit donc une logique de découpage de l’organisation en 3 niveaux, développés par la méthode OSSAD, du plus global au plus détaillé :
- Le niveau 1 donne une approche stratégique, puisqu’il représente le contexte de l’organisme : ce sont les processus de l’entreprise (par exemple, la gestion des ressources humaines).
- Le niveau 2 représente les aspects organisationnels et permet de visualiser qui fait quoi : ce sont les procédures d’organisation (par exemple, gérer les embauches).
- Le niveau 3 apporte une approche terrain et détaille comment faire une action : ce sont les instructions de travail (par exemple, vérifier les documents du nouveau collaborateur).
Voici un petit schéma explicatif :
Modéliser ses processus de niveau 1
Le niveau 1 de la méthodologie Qualigram correspond à la représentation stratégique de l’organisation ou d’un processus clé : il permet de décrire le contexte et les aspects stratégiques, indépendamment des moyens et des ressources mises en œuvre.
Pourquoi privilégier la méthodologie Qualigram à la méthodologie BPMN ?
Le BPMN est le standard de modélisation des processus le plus connu, mais il n’est pas le seul et répond à des besoins spécifiques.
Ce dernier est apprécié par les entreprises tournées vers l’informatique et les télécommunications. En effet, sa technologie a pour but d’aller vers l’automatisation des processus ainsi que l’optimisation des flux d’information.
Ainsi, le BPMN est très utilisé dans les familles d’outils BPMS qui sont des suites logicielles permettant l’exécution du modèle cartographié des processus. Ce sont des modèles complexes qui permettent de décrire non seulement le flux d’activités entre les personnes mais surtout le flux de données entre les applications métier.
De par ces spécificités, cet outil s’adresse particulièrement aux profils techniques (ingénieurs, experts réseaux…).
Ainsi, il faut noter que beaucoup d’entreprises et profils métiers non techniques préfèrent mettre en place une démarche BPM au travers d’outils qui ne vont pas faire de l’automatisation leur but premier, lui préférant :
- la documentation et une description des savoir-faire abordable par tous
- l’analyse des processus
- l’implication dans la démarche BPM de tous les collaborateurs
- l’amélioration continue de l’organisation
comme c’est le cas avec la méthodologie Qualigram, employée par des éditeurs de logiciels tels que PYX4.
Ce genre d’approche est plus simple d’accès et s’appuie sur des outils appartenant à la famille eBPA (Entreprise Business Process Analysis), qui contrairement aux outils BPMS se focalisent sur la modélisation des processus destinée à la transformation et à l’optimisation de la performance de l’organisation. Les modèles sont habituellement plus clairs et synthétiques et proposent des vues différentes de celles proposées par les BPMS, qui s’adressent à des profils formés ou plus techniques. L’approche des outils eBPA doit ainsi permettre la prise de décision, aider à l’optimisation des processus, contribuer à l’analyse de l’impact du changement et, surtout, à la vulgarisation et à l’appropriation de la démarche BPM par tous les acteurs de l’entreprise.
En effet, dans un projet de transformation et d’optimisation, il est crucial que le modèle graphique soit compris par tous les membres de l’organisation. Pour cela, la méthodologie Qualigram constitue un standard simple et intuitif. Le découpage en trois niveaux (Processus / Procédures / Instructions, cf. illustration ci-dessus) donne une vision stratégique pour les managers et pilotes de processus, ainsi qu’une vision organisationnelle et terrain pour les collaborateurs, quelles que soient leurs missions.
En bref, la méthodologie Qualigram représente une alternative crédible, plus intuitive, moins technique et souvent plus facile à adopter pour l’ensemble de l’organisation. Ces atouts en feront un excellent avantage pour faire de la démarche processus l’affaire de tous au sein de votre environnement de travail. Si vous souhaitez en savoir plus, et découvrir notre suite logicielle PYX4 basée sur cet outil, n’hésitez pas à prendre contact avec nous pour nous en dire plus sur vos besoins.
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