Il existe un certain nombre de variantes de la matrice RACI. Nous vous expliquons ici la matrice RACI-VS et la matrice RASCI, qui sont, selon nous, celles qui se rapprochent le plus de la matrice traditionnelle et qui, de ce fait, sont les plus faciles à comprendre et à appliquer dans votre quotidien.
L’objectif principal d’une matrice RACI est de clarifier les rôles de chacun dans les tâches à réaliser. Cependant, la méthodologie seule ne suffit pas toujours : pour ancrer ces responsabilités, vous pouvez vous appuyer sur un outil numérique. Notre module de cartographie des processus permet justement d’attribuer des rôles et des responsabilités à chaque collaborateur.
Qu’est-ce que la matrice RACI ?
La matrice RACI est une matrice d’attribution des responsabilités servant à décrire la participation des divers rôles, à remplir les tâches ou livrables pour un projet ou processus.
Elle est utile pour clarifier les rôles et responsabilités dans des projets et des processus transversaux ou, d’une manière plus générale, dans un département ou service, afin d’avoir une vision claire de la répartition des tâches.
Il s’agit donc de donner à chaque membre de l’équipe un niveau de responsabilité en fonction des tâches du projet.
L’acronyme RACI signifie :
- Responsible : réalise la tâche
- Accountable : valide, approuve la tâche
- Consulted : est consulté
- Informed : doit être informé
Pourquoi utiliser et mettre en place la matrice RACI ?
La matrice RACI favorise une meilleure communication, facilite la prise de décision et permet à chacun de connaître son rôle et celui des autres dans un projet.
Elle est très pratique pour suivre le rôle de chaque participant à une tâche ou à un livrable, notamment si les projets gérés sont complexes avec de nombreux décideurs et étapes. En définissant clairement les responsabilités de chacun, elle évite les confusions et garantit qu’aucun collaborateur ne travaille sur la même mission par erreur.
Les 3 matrices à connaître : RACI, RACI-VS et RASCI
La matrice RACI : les 4 principaux rôles et responsabilités
R pour Responsible (celui qui réalise la tâche)
Le Responsible est la personne qui réalise la tâche dont elle est responsable. Il peut y avoir plusieurs réalisateurs pour une même tâche, chacun ayant un rôle actif dans son exécution.
A pour Accountable (celui qui approuve la tâche)
L’Accountable est la personne qui approuve la tâche. Elle doit veiller à l’exécution correcte de la tâche réalisée par le réalisateur et approuver l’activité faite. Cette personne a une autorité par tâche.
C pour Consulted (celui qui est consulté)
Le Consulted est la personne qui est consultée pour l’exécution de la tâche. Elle doit contribuer avec des conseils et des avis constructifs à ce que la tâche soit effectuée le plus efficacement possible. Il peut y avoir plusieurs personnes consultées, qui sont souvent les experts.
I pour Informed (celui qui doit être informé)
L’Informed est la personne qui est informée lorsque la tâche est terminée. Elle doit être tenue à jour des progrès réalisés, souvent à l’issue de la tâche ou du livrable. Cette personne n’intervient pas activement dans la réalisation de la tâche.
La matrice RACI-VS
Vous avez efficacement utilisé la matrice RACI, les tâches ont été exécutées et approuvées. Pourtant la tâche est si complexe qu’elle nécessite un deuxième niveau de vérification de la qualité pour attester que le résultat est en adéquation avec les attentes de l’organisation. Ainsi, la matrice RACI-VS peut vous être utile.
L’acronyme VS signifie :
- V (pour vérifier) : c’est la personne qui vérifie la qualité du résultat de la tâche. Elle s’assure que l’ensemble des résultats est conforme aux critères de qualité prédéfinis par l’organisation. Elle intervient à la fin de la tâche, sur l’aspect qualité
- S (pour signatory) : c’est la personne qui approuve la décision par rapport à la qualité. Elle supervise l’ensemble des responsabilités. Elle a un rôle de sign-off qui fournira l’approbation finale de la tâche. C’est elle qui pose le verdict d’achèvement de la tâche en l’approuvant
La matrice RASCI
On l’utilise lorsque la tâche est lourde à effectuer et difficile à finaliser dans les temps. Une personne supplémentaire vient alors en aide. Le S qui signifie : support.
Il s’agit de la personne qui peut intervenir en support dans la réalisation des tâches. Sa mission est d’apporter une aide supplémentaire au Responsible en lui fournissant les ressources physiques et matérielles nécessaires à la bonne réalisation de la tâche.
À la différence du C (Consulted), le S (Support) vise à l’achèvement de la tâche et reste activement impliqué tout au long de la durée de la tâche / du projet. En revanche, le C (Consulted) intervient ponctuellement pour donner des conseils.
Comment appliquer efficacement vos matrices RACI : exemple de tableau
Nous allons vous présenter la manière d’appliquer la matrice RACI à travers un exemple concret.
Le contexte est le suivant : une organisation souhaite mettre en place une démarche d’amélioration continue en utilisant la cartographie des processus.
Pour réaliser une matrice RACI, nous vous conseillons de commencer par lister les tâches nécessaires à réaliser pour atteindre l’objectif, ainsi que les parties prenantes qui vont être touchées par chaque mission. Ensuite, il ne vous reste plus qu’à déterminer la responsabilité de chacun pour chaque tâche.
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Nos 5 conseils pour la mise en place de votre matrice RACI
1 – Le bon équilibre
C’est bien connu : le trop est l’ennemi du bien. Désigner plus de personnes que nécessaire pour un même rôle ne va pas rendre la réalisation de la tâche plus efficace. Au contraire, cela peut ralentir l’achèvement des tâches d’un projet.
C’est notamment le cas pour le rôle de :
- consulted : si vous devez consulter plusieurs personnes pour réaliser votre tâche, vous risquez de perdre encore plus de temps, notamment si les avis sur la manière de bien mener la tâche sont contradictoires
- responsible : affecter trop de personnes à la même tâche est une excellente façon de perdre du temps. Vous risquez également d’avoir du travail en double
2 – La simplicité
L’application de la matrice RACI (ou les variantes RACI-VS et RASCI) est plus que satisfaisante pour votre projet ? Pas la peine d’ajouter de nouvelles responsabilités non prévues initialement. Restez simple, ne cherchez pas la complexité dans l’organisation de votre projet.
3 – Une Accountable (A) par tâche
C’est simple : lorsqu’on décide de se rendre dans un endroit inconnu, s’il y a plusieurs membres de votre groupe qui donnent des directions différentes, vous risquez fortement d’y passer la nuit et dans le pire des cas, de n’arriver nulle part. Il faut une personne unique, qui prendra les décisions pour l’ensemble du groupe et des actions.
4 – Une bonne communication
On ne vous apprend rien, une bonne communication est bien souvent la base de toute relation, qu’elle soit personnelle ou professionnelle. Ici donc, pas de secret : tenez les gens Informés (I) sur l’avancement de votre projet et le « pourquoi » vous le mettez en place.
5 – Double face
Si vous avez une tâche simple et rapide, le Responsible (R) pourrait également être l’Accountable de la tâche (A).
Matrice RACI : avantages et inconvénients ?
Les avantages de la matrice RACI
La matrice RACI définit clairement les rôles et responsabilités, permettant aux équipes de progresser plus rapidement et d’éviter les malentendus. Grâce à cet outil, aucune tâche ne risque d’être dupliquée par différents collaborateurs, ce qui améliore la collaboration et l’efficacité.
En outre, la matrice RACI est particulièrement pratique lorsque le processus décisionnel implique plusieurs tâches. Un même membre de l’équipe peut être Informé pour une tâche et Responsable ou Consulté pour une autre. Suivre l’ensemble de ces activités sur un tableau RACI garantit une vision claire et cohérente, facilitant ainsi la gestion du projet.
Les inconvénients de la matrice RACI
La matrice RACI se concentre sur les détails, ce qui peut empêcher d’avoir une vue d’ensemble des activités d’un projet. Elle permet de savoir qui est consulté pour une tâche précise, mais n’aident pas forcément à comprendre le rôle des parties prenantes dans d’autres activités du projet.
De plus, si vous essayez de noter chaque tâche et rôle dans votre matrice RACI, elle peut rapidement devenir illisible. Pire encore, si votre projet évolue et que des modifications surviennent, votre matrice peut devenir inutile. Dans ce cas, il devient difficile de rester informé en temps réel de l’évolution des processus et de la progression des tâches.
Pour résumer, la simple application de la matrice RACI est déjà une bonne base pour commencer à organiser votre projet et clarifier les responsabilités de chaque personne de votre équipe. Plus que de l’utiliser, l’essentiel est de bien la comprendre pour l’exploiter au mieux selon votre contexte, et surtout pour justifier son utilité de manière simple, afin qu’elle soit comprise, acquise et appliquée par tous vos collaborateurs.
Image à la Une : Waldemar – Unsplash
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