Transformer son organisation est devenu indispensable aux entreprises pour s’adapter à un environnement en constante évolution et rester compétitives. Mais ce passage, d’un modèle à un autre, peut toutefois créer des turbulences. Les processus donnent alors un cadre pour réussir cette transformation, et gérer les impacts potentiels.
Que signifie transformer ?
Appliquée à une organisation, une transformation implique le passage d’un modèle de fonctionnement à un autre. Ce changement engendre des turbulences à différents niveaux :
- remise en cause de l’existant : elle pousse à reconsidérer des pratiques ancrées
- implication d’un grand nombre d’acteurs : tous les collaborateurs sont impactés, parfois même les partenaires et les clients
- source d’incertitudes et de coûts : le processus de transformation est rarement linéaire et comporte des risques financiers, organisationnels et humains
Une transformation n’est pas ponctuelle, mais continue, car les évolutions externes sont elles-mêmes perpétuelles. Une organisation doit être en mesure de naviguer entre les :
- mutations technologiques
- mutations sociales et culturelles
- mutations financières
- mutations concurrentielles
Transformer son organisation grâce aux processus
Les processus jouent un rôle clé dans la réussite d’un projet de transformation. Ils donnent un cadre et structure le passage vers le changement. Voici comment chaque étape du projet peut s’appuyer sur les processus pour en maximiser les résultats.
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1 – Définir la cible
La première étape consiste à établir une stratégie en identifiant les besoins, les objectifs et les résultats attendus par la transformation. Ici, la démarche processus donne une description claire et précise de la future organisation ainsi qu’un cadre de réflexion global pour l’ensemble des parties prenantes.
2 – Embarquer les équipes
Mobiliser les collaborateurs dès le début du projet est essentiel pour qu’ils s’y sentent pleinement impliqués. La démarche processus favorise cet engagement, car elle permet de définir de manière collaborative les procédures et les instructions de travail. Elle permet aussi de tenir informés les équipes de l’évolution du projet, et par la même occasion de les former à ce futur changement.
3 – Analyser les impacts opérationnels
Chaque service va être impacté différemment par le projet de transformation, il faut donc en évaluer les impacts et les adapter en conséquence. La démarche processus aide à identifier les rôles les plus impactés par le changement. Elle donne aussi une compréhension claire des ajustements nécessaires à chaque niveau de l’organisation.
4 – Informer et former
Pour que le changement soit efficace et pérenne, il faut assurer la montée en compétences des collaborateurs et leur compréhension des nouvelles pratiques. Grâce aux processus, la communication devient plus fluide, la situation cible mieux comprise, le tout permettant de concrétiser le changement.
Les processus : un outil puissant, sous certaines conditions
Simplicité
Si les processus sont trop complexes et ne sont pas compris par tous, la transformation échouera. Il faut faire simple sans être simpliste, c’est là que le bon équilibre est à trouver.
Agilité
Pour que les processus soient efficaces, ils doivent être régulièrement mis à jour. Cette agilité requiert une forte implication de la Direction Générale pour garantir que chaque ajustement soit pertinent, cohérent et suivi.
Collaboration
Un processus rédigé sans retour du terrain ne sera pas efficace, car cela ne permet pas d’impliquer tous les collaborateurs, qui de plus, le percevront comme une contrainte et non comme un outil d’aide. Pour assurer une bonne collaboration, les méthodes de co-construction est efficace pour encourager cette participation et favoriser l’adhésion des collaborateurs.
Les 3 étapes de la co-construction
La co-construction est une technique collaborative visant à faire travailler les personnes ensemble. L’idée de cette démarche est de ne pas « imposer” quelque chose pour éviter les rejets. Dans l’idée, la co-construction c’est :
- une conversation plutôt qu’un argumentaire
- une demande plutôt qu’une affirmation
- comprendre plutôt que de défendre
- un dialogue plutôt qu’un débat
Cibler
Tous les collaborateurs ne peuvent pas participer à la co-construction, notamment dans les organisations de grandes tailles. Il faut donc sélectionner des représentants des groupes impactés, tant internes qu’externes, à l’aide d’une cartographie des parties prenantes. Ces référents, bien respectés et maîtrisant leur métier, jouent un rôle essentiel dans la transmission des besoins du terrain.
Co-construire
Une fois les référents identifiés, arrive l’organisation des ateliers collaboratifs. Les techniques ludiques, comme les jeux, peuvent être très efficaces pour briser les barrières entre les métiers, qui, parfois, ne se connaissent pas et à encourager la participation.
💡 À noter : les ateliers doivent rassembler des groupes diversifiés, issus de métiers différents, pour obtenir un échange complet.
Accompagner
La co-construction ne s’arrête pas à quelques ateliers ponctuels. Pour qu’elle soit efficace, elle doit s’inscrire dans une logique de continuité, avec des échanges réguliers. L’idée est de définir des modèles, que l’on améliore sans cesse. Il faut faire appelle à un certain nombre de parties prenantes, le faire de manière élargie.
Comment les processus accompagnent-ils le changement ?
Donner du sens
La cartographie des processus permet aux collaborateurs de comprendre ce qui doit être fait, mais aussi pourquoi on le fait. Ils voient ainsi le lien entre leurs actions et la situation souhaitée par l’organisation.
Favoriser l’adhésion
Le changement fait souvent face à de la résistance. Ainsi, en impliquant les collaborateurs dans la cartographie des processus, ils sont plus susceptibles de soutenir et d’adhérer aux nouvelles pratiques.
Former les collaborateurs
En intégrant des éléments de formation au sein des procédures, les employés peuvent acquérir les compétences nécessaires pour s’adapter aux nouvelles pratiques.
Pour conclure, la transformation est un parcours continu. Les processus, lorsqu’ils sont simples, agiles et collaboratifs, deviennent les alliés indispensables pour soutenir ce changement de manière pérenne. Si vous avez un projet de transformation, découvrez notre outil dédié à la cartographie des processus :
Vous pouvez aussi contacter l’un de nos experts, qui sera ravi de répondre à vos questions et de vous accompagner dans votre projet.
Image à la Une : Markus Spiske – Unsplash
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