Mettre en place une démarche BPM nécessite un bon cadrage de départ. Une des méthodologies qui permet de s’assurer de mener le projet à terme, en respectant les objectifs de qualité, coûts et délais, consiste à clarifier l’état existant pour progressivement définir et atteindre un état cible. En d’autre termes, passer du “AS IS” au “TO BE”.
Comment appliquer la méthodologie AS IS / TO BE ?
La méthodologie AS IS / TO BE permet d’éviter de modéliser des processus et créer des procédures théoriquement idéales mais qui constitueront un référentiel qui ne sera compris et appliqué par personne.
En effet, dans un projet de transformation et d’optimisation des organisations, le modèle graphique doit être compris de tous. Plusieurs alternatives simples et intuitives existent d’ailleurs pour mieux répondre à ce besoin, telles que le langage Qualigram utilisé dans notre suite logicielle PYX4. Cette notation graphique, qui utilise peu de formes et se base sur trois niveaux de granularité, permet de modéliser rapidement les processus, procédures et instructions de travail.
Les avantages de la méthode AS IS / TO BE
Ce langage permet d’avoir une vision stratégique utile aux managers et pilotes, mais aussi un niveau de détail plus fin qui permettra de décliner les actions à exécuter, ce que l’on appelle aller “de la stratégie à l’exécution”.
Le concept AS IS retranscrit le modèle tel qu’il existe actuellement et le TO BE le modèle que l’on souhaite atteindre à terme. Dans un projet de documentation des processus, il est important de commencer par le modèle AS IS, car il permet d’évaluer l’écart entre le modèle à atteindre et les processus existants. Bien évaluer cet écart permettra ainsi de faciliter l’analyse et la description du plan d’actions à exécuter pour mettre en place une démarche d’amélioration des processus de l’organisation.
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