Rédaction de procédure : quelle méthodologie utiliser pour modéliser efficacement ?

La formalisation des savoir-faire est essentielle pour structurer une organisation, clarifier les pratiques, préserver et partager la connaissance. Pourtant, sans règles de rédaction claires, la modélisation des procédures peut vite devenir complexe et hétérogène.

Avec la méthodologie Qualigram, modélisez vos processus facilement, homogénéisez les pratiques et pérennisez votre savoir-faire. C’est cette méthodologie qui est utilisée dans notre outil de cartographie des processus PYX4 Process. Vous pouvez l’essayer gratuitement juste ici 👇

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Pourquoi utiliser une méthodologie pour modéliser ses procédures ?

Utiliser une méthodologie de modélisation permet justement d’instaurer un cadre commun. Elle aide les collaborateurs à représenter les processus de manière cohérente, à harmoniser les pratiques et à faciliter la compréhension ainsi que la mise à jour des procédures dans le temps.

Une procédure représente la manière d’accomplir une activité ou un processus. Elle définit “qui fait quoi ?”, “quand”, et avec une référence à “comment faire une action ?”. 

Elle doit donc à la fois être complète dans le fond, mais aussi claire et facilement compréhensible dans la forme, pour être efficace et surtout appliquée de la même manière par tous les collaborateurs d’une organisation. 

Pour ce qui est de l’élaboration des procédures, elles peuvent se présenter sous différentes manières : texte, image, vidéo… Mais le logigramme reste le format le plus pertinent. Il s’agit d’une visualisation graphique d’un enchaînement d’activités et de décisions, permettant de clarifier et de synthétiser les informations. C’est pourquoi, nous vous conseillons d’utiliser un langage graphique structuré et simple, connu et compris par tous les acteurs de votre entreprise.

Comment rédiger une procédure avec la méthodologie Qualigram ?

La méthodologie Qualigram est un langage graphique de modélisation des processus publié à l’AFNOR. Elle est reconnue pour sa simplicité d’utilisation et son intuitivité. Elle suit une logique de découpage de l’entreprise de trois niveaux. Dans cette logique, les procédures arrivent au niveau 2, et sont les détails nécessaires à la réalisation des objectifs d’un processus. Chaque procédure est composée d’un enchaînement logique d’instructions, sans détail particulier de mise en oeuvre. 

Les procédures représentent donc le niveau intermédiaire entre les objectifs généraux décrits dans les processus et les opérations détaillées.

Voici les différents types de formes graphiques du langage Qualigram : 

Exemple d’une procédure avec la méthodologie Qualigram

Rédiger une procédure de travail : les 7 étapes clés pour la modéliser avec succès

Selon la méthodologie Qualigram, voici les 7 grandes étapes à suivre pour modéliser une procédure d’organisation :

1. Identifier la procédure : notamment lui donner un titre pour expliquer son objet (par exemple, traiter les commandes clients).
2. Déterminer les rôles impliqués dans la procédure : lesquels sont des rôles internes (ou des groupements de rôles internes) ou rôles externes ? (par exemple, client/secrétaire/unité commerciale).
3. Définir l’élément déclencheur : comment débute la procédure ? Il est possible que plusieurs éléments la déclenchent (par exemple, à chaque commande).
4. Identifier toutes les instructions de la procédure : quel est l’enchaînement chronologique et logique des actions à réaliser ? C’est lors de cette étape qu’il faudra associer chaque instruction dans la colonne du bon rôle et détailler les flux d’informations entre les instructions (par exemple, enregistrer la commande/analyser la commande/rédiger la réponse).
5. Définir l’élément de fin : comment se termine la procédure ? Il est possible que plusieurs éléments la clôturent (par exemple, livraison du client).
6. Ajouter les documents et moyens aux instructions : préciser les éléments permettant la réalisation d’une action, ainsi que les éventuelles contraintes (par exemple, catalogue de produits/CRM).
7. Ajouter, si nécessaire, des commentaires sur des formes graphiques : par exemple, détails, informations complémentaires, précisions sur une contrainte, etc. Si certaines instructions doivent être développées, il sera alors possible de les détailler via une instruction de travail, c’est-à-dire le niveau 3 de la pyramide de l’organisation qui est le niveau de détail le plus fin.

Des règles de rédaction seront également à respecter. Par exemple, un rôle ne comporte jamais le nom d’une personne mais le titre d’une fonction.

Comme pour tout langage graphique, il est essentiel de respecter la méthodologie de rédaction, et de former ses utilisateurs à cette dernière pour assurer la meilleure compréhension et utilisation possible. N’hésitez pas à contacter l’un de nos consultants Processus pour plus de conseils.