Les processus ne sont que rarement utilisés comme outil de conduite du changementdans les entreprises. En effet, ils restent malheureusement souvent l’outil de la Direction et des Qualiticiens. Pour autant, utilisés à bon escient, ils peuvent accroître l’efficacité et la vitesse d’adoption du changement dans l’entreprise.
Simplifier la modélisation de processus
La nécessité d’actions de conduite du changement pour accompagner les entreprises dans leurs projets de transformation est devenue évidente. Une étude Gartner révèle que 65% à 75% des projets de transformation échouent par manque d’anticipation et de prise en compte de la conduite du changement culturelle et organisationnelle nécessaire. Pour répondre à cette problématique, une multitude d’outils et de méthodologies ont été construites. Et si la réponse résidait dans la simplicité de la modélisation de processus ?
L’accompagnement du changement passe par plusieurs étapes, plus ou moins complexes selon l’impact de la transformation. Sur chacune d’elles l’approche processus a un rôle majeur à jouer.
5 bénéfices clefs que peut avoir la modélisation de processus dans l’accompagnement au changement:
- Donner du sens :
La modélisation de processus décline la stratégie (macro processus très globaux intégrant l’ensemble des parties prenantes) en organisation opérationnelle donnant de la visibilité sur les orientations et les objectifs stratégiques de la Direction.
- Comprendre la situation cible :
Les processus permettent de répondre à l’ensemble des questions que les collaborateurs se posent et qui sont sources de stress : quel sera mon périmètre d’activité ? quel sera mon rôle ? qui seront mes interlocuteurs ? quels seront mes outils de travail ? qui sera responsable ? Modéliser les processus rend possible une définition participative de l’organisation opérationnelle en fournissant un cadre dans lequel réfléchir.
- Faire adhérer :
La définition participative du changement se révèle la plus efficace pour stimuler l’adhésion. Modéliser les processus rend possible une définition participative de l’organisation opérationnelle en fournissant un cadre dans lequel réfléchir. Un logiciel de modélisation des processus peut faciliter l’exercice en permettant de visualiser concrètement et immédiatement le changement et de comparer deux modèles (processus actuel / processus cible).
- Former les utilisateurs :
les processus sont classiquement un outil de montée en compétence pour les nouveaux arrivants. Ils sont également très utiles pour construire les modules de formation liés à un changementgrâce au niveau de détail fourni et à la visualisation de l’avant / après.
- Communiquer :
la grande problématique des entreprises ! En effet, comment s’assurer que les informations pertinentes seront communiquées à tous en même temps et de façon homogène ? Les outils de modélisation de processus peuvent permettre de diffuser largement et à tous une information commune et fiable. Ainsi, la modélisation des processus, si elle est bien utilisée, raccourcit la phase d’incertitude et facilite donc l’appropriation des collaborateurs quel que soit le type de changement (système d’information, organisationnel, réglementaire, etc.).
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