Quel logiciel Qualité choisir et comment convaincre la Direction de l’adopter ?

Une démarche Qualité structurée, maîtrisée et performante nécessite les bons outils et l’engagement de toutes les parties prenantes au sein de l’entreprise. La Direction est le sponsor stratégique par excellence en interne. C’est pourquoi, les responsables et directeurs QSE doivent trouver les bons arguments pour parvenir à les embarquer dans le projet et obtenir leur soutien lorsqu’ils souhaitent mettre en place de nouvelles solutions.

Vous cherchez une solution logicielle pour votre démarche Qualité ? Voici nos conseils pour bien choisir et réussir à convaincre la Direction de l’adopter.

1. Comment mobiliser la Direction dans une démarche Qualité ?

Le point de vue du consultant : Arnaud David

Quelles difficultés communément rencontrées dans la conduite de ce type de démarches peuvent être endiguées par la Direction ?

Les difficultés de ce type de démarche sont essentiellement liées :

• À une vision floue ou partiale de l’entreprise dans sa dimension «systémique ».
• À la méconnaissance ou à la connaissance partielle de la culture, des enjeux et des finalités de l’entreprise, de sa stratégie, des risques, de la prise en compte de ce qui fonctionne bien.
• À une mauvaise appréciation du niveau d’importance d’un tel projet (projet structurant, impactant pour le management, changement, rupture…).
• À l’absence d’objectifs en termes de ROI.
• À la disponibilité des ressources (humaines) indispensables à une approche participative et transverse, et afin d’identifier, comprendre et fluidifier les interfaces entre les différentes entités du processus.

C’est bien la Direction qui a cette vision holistique et stratégique de l’entreprise, la mesure des risques et l’autorité nécessaire pour orienter, arbitrer, décider, fédérer, réguler et fournir les ressources selon les besoins, cadrer ou recadrer les choix.

Son appui permettra notamment :

• La réussite en termes d’intégration dans le management global de l’entreprise et non de création d’un sous-système « artificiel », voire même « parasite » car n’ayant pas de finalités en phase avec la stratégie, les politiques, les objectifs de la Direction ou avec les pratiques opérationnelles en vigueur.
• La réussite en termes de ROI en définissant des objectifs clairs et chiffrés en matière de performance attendue.
• La réussite en termes de maîtrise du planning et des charges pour un avancement projet cohérent avec les réalités du moment et les enjeux à plus long terme,
• La réussite en termes de cohésion d’équipe, de fluidification des interfaces et d’adhésion à un projet d’entreprise commun.
• Le leadership de la Direction et son engagement dans la durée sont donc les conditions « sine qua non » de la réussite d’une démarche d’amélioration !

Quels sont les principaux facteurs de réussite de ce type de projet ?

L’engagement de la Direction reste donc un point fondamental dans ce type d’approche, mais il n’est pas le seul : le pilotage en mode projet (QCD) au plus haut niveau de l’entreprise, l’approche systémique top down ainsi qu’une démarche participative sont également les facteurs clefs de  succès de ce type de projets.

« Le leadership de la Direction et son engagement dans la durée sont donc les conditions `sine qua non de la réussite d’une démarche d’amélioration ! » Arnaud David.

2. Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de la Qualité ?

Il est tentant de se reposer sur des outils accessibles et abordables pour bâtir vos référentiels, pour votre gestion documentaire ou encore pour remonter les événements et incidents (Microsoft Office et Sharepoint, certains ERP, par exemple). 

Seulement, ce type de solution est certes viable à court terme, mais elle manque de flexibilité et n’intègre pas de fonctionnalités collaboratives. Vous risquez de vous retrouver avec un environnement complexe à gérer, de perdre du temps et de rendre difficile la communication auprès des parties intéressées.

Pour éviter ces écueils, vous pouvez choisir d’utiliser un outil dédié au management de la Qualité et à l’amélioration continue. 

Les logiciels de gestion de la Qualité présentent plusieurs avantages :

• Une méthodologie compréhensible de tous et facile à prendre en main
• Des solutions pensées collaboratives qui s’adapte à tous modèles d’organisation 
• Le partage et le suivi en temps réel de vos actions 
• Une suite évolutive sans surcoûts
• Un modèle SaaS flexible

Cette solution vous permet ainsi de gérer plus facilement la mise en place de votre politique Qualité en étant plus flexible et en gagnant du temps. L’autre aspect important de ce type de logiciel est qu’il offre la possibilité de collaborer et d’échanger via des outils de communication intégrés. Il représente donc un atout majeur pour réussir à sensibiliser et mobiliser les parties prenantes. 

Enfin, le suivi de la qualité à travers des indicateurs fiables et précis vous facilitera la remontée d’informations vers la Direction. Vous pourrez ainsi leur démontrer l’efficacité de vos plans d’actionset, à terme, le retour sur investissement de votre démarche Qualité et d’amélioration continue.

3. Pourquoi choisir PYX4 ?

Notre suite logicielle est composée de trois outils répondant aux besoins essentiels d’un responsable qualité et de son organisation. 

• PYX4 Process pour simplifier la cartographie de vos processus qualité
• PYX4 Improver pour gérer votre qualité et votre démarche d’amélioration continue
• PYX4 Store pour harmoniser les pratiques liées à votre organisation

Nos différentes solutions sont simples à déployer et à prendre en main, avec seulement deux jours de formation nécessaires. 

Nous avons, par ailleurs, conçu une méthodologie baptisée Qualigram qui a, pour principaux atouts, de simplifier la mise en oeuvre de processus et de les rendre accessibles et lisibles par tous. Cette méthodologie vous permet ainsi de faciliter la transmission d’informations et encourage les parties prenantes à s’investir dans la démarche Qualité et dans les actions d’amélioration continue.

Enfin, au-delà du logiciel, nous avons à coeur de partager avec vous nos expertises métiers. C’est pourquoi, nos clients peuvent bénéficier d’un accompagnement dans la prise en main des outils et des bonnes pratiques pour une utilisation adaptée et optimale. Nos experts peuvent également vous accompagner, si vous le souhaitez, dans la mise en oeuvre de votre projet de A à Z, quelque soit votre secteur d’activité.

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour bien choisir votre outil de gestion de la Qualité. Les avantages des logiciels dédiés sont nombreux et leur déploiement est peu contraignant. Vous pouvez donc convaincre votre Direction de l’adopter en mettant en avant les bons arguments.

Si vous êtes intéressé par la suite logicielle PYX4, vous restons à votre disposition. Nos consultants et experts se feront un plaisir de vous présenter nos solutions et de vous montrer comment ils peuvent s’adapter à vos besoins spécifiques.