La cartographie de processus joue un rôle essentiel dans la visualisation, la compréhension, la simplification et l’amélioration des opérations d’une organisation. En fonction de la structure ou du domaine d’activité, cette approche processus pourra s’avérer différente. Afin d’illustrer la manière dont la cartographie des processus peut être adaptée et optimisée pour répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation, voici un exemple de cartographie des processus d’une entreprise industrielle.
Qu’est-ce que la cartographie des processus ?
La cartographie des processus est un outil permettant d’identifier et d’analyser le fonctionnement des activités d’une organisation, en décrivant visuellement les différents flux, pour mettre en avant les différents processus ainsi que leurs interactions.
👉 Qu’est-ce que la cartographie des processus ?
Bien qu’il existe de nombreuses méthodologies de cartographie des processus, nous privilégions la méthodologie Qualigram. Ce langage suit une logique de découpage en 3 niveaux, allant du plus global au plus détaillé :
- Le niveau 1 correspond aux processus de l’organisation
- Le niveau 2 concerne les procédures organisationnelles
- Le niveau 3 se rapporte aux instructions de travail
À noter : Le plus souvent, un premier graphe de niveau, dit « niveau 0 », est utilisé pour représenter la cartographie générale des processus. Celle-ci illustre au sein d’un même logigramme l’ensemble des processus de l’organisation, qui ont chacun droit à leur propre logigramme de niveau 1, dit « niveau 1 détaillé ».
La cartographie des processus constitue le point d’entrée dans le référentiel d’une organisation, offrant une compréhension et une représentation fidèle de sa mission principale.
Cependant, pour que la cartographie des processus ait véritablement du sens, qu’elle reflète pleinement l’organisation et son langage, elle doit être adaptée à la structure. C’est pour cela qu’il existe de nombreuses manières de cartographier les processus.
Pourquoi cartographier ses processus ?
La cartographie des processus sert avant tout à donner du sens aux activités de l’organisation en offrant une vision claire et organisée de ces dernières. Cette démarche permet de détailler les processus, les procédures, puis les instructions de travail, offrant ainsi une représentation visuelle de tous les flux.
De plus, l’un des objectifs majeurs de la cartographie des processus est l’élimination des zones grises qui peuvent entraver la fluidité opérationnelle. En effet, lorsque chaque étape est bien identifiée, les ambiguïtés et les malentendus potentiels sont fortement diminués. Les rôles et les responsabilités sont également clairement identifiées.
La cartographie des processus sert aussi à limiter la perte d’information en cas de départ d’un collaborateur, à faciliter la formation des nouveaux et à rendre l’organisation plus agile en cas de changement (fusion, nouvelles activités, réorganisation, changement d’ERP…).
Au-delà de l’aspect organisationnel et technique, la cartographie des processus a aussi un impact significatif sur la motivation et l’engagement des collaborateurs. Elle offre à chacun la possibilité de voir clairement en quoi il contribue à l’atteinte des objectifs globaux de l’organisation. Cette transparence renforce le sentiment d’appartenance et d’importance de chaque membre au sein de l’organisation, favorisant une culture d’entreprise collaborative.
Différents types de cartographies des processus ?
Cartographie des processus dans le domaine industriel
La cartographie ci-dessous représente le graphe de niveau appelé “niveau 0”. Il s’agit de la chaîne de valeur de l’entreprise industrielle, permettant d’illustrer : comment les besoins de ses clients (ici la création d’un produit fini) sont adressés par l’organisation ; qui leur fournira un produit/service répondant à ces besoins (ici la livraison d’un produit fini à destination des clients).
Cette représentation offre une vue macroscopique qui illustre de manière globale les processus identifiés au sein de l’organisation, ainsi que leurs interactions.
Si l’on “zoome” sur les processus de réalisation, et en particulier sur la boîte “Production”, nous atteignons le niveau 1 détaillé. Il correspond à la représentation approfondie d’un des processus inscrits dans la cartographie macroscopique de l’organisation, ici en l’occurrence, le processus de production. Cela permet de faire plus qu’une énumération de procédures, mais de faire apparaître la chaîne de valeur du processus concerné, en montrant les interfaces avec les autres processus, ses parties prenantes externes (clients, fournisseurs, organismes de réglementation, etc.) et les activités qui composent le processus pour créer la valeur attendue par les « clients » du processus.
Ensuite, vient la procédure “Gestion des déchets”, illustrant la répartition des responsabilités entre les différents rôles :
– responsable environnement
– directeur QSE
– représentant de la Direction
ainsi que les interactions qui les lient.
Il s’agit d’un graphe de niveau 2 dans la méthodologie Qualigram.
Enfin, dans le processus “Production”, on peut par exemple retrouver “Résoudre une anomalie de Production”, nous conduisant à un niveau 3, présentant un focus détaillé de l’exécution de cette sous-tâche.
Cet exemple illustre concrètement l’application de la méthodologie Qualigram avec ses trois niveaux détaillés, procurant ainsi une vision à la fois macro et micro des processus de l’entreprise industrielle.
Cartographie des processus d’un bailleur social
👉 Accéder à un exemple de cartographie des processus d’un bailleur social
Cartographie des processus pour le domaine de la santé
👉 Accéder à un exemple de cartographie des processus d’une organisation dans le domaine de la santé
Cartographier efficacement ses processus avec notre logiciel PYX4 process
Comme nous l’avons vu avec les exemples précédents, PYX4 Process permet de modéliser, de visualiser et de documenter chaque étape des processus d’une organisation.
Outre l’aspect modélisation, PYX4 Process permet de clarifier les rôles et de déterminer les responsabilités de chaque acteur dans les processus modélisés. C’est notamment possible avec les rôles de “power users” et de “users” permettant d’adapter les autorisations et les actions disponibles pour chacun.
Enfin, PYX4 Process diffuse un référentiel personnalisé, favorisant la bonne compréhension des processus, mais aussi la pérennisation du savoir-faire.
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Image à la Une : xiaoxiao sun – Unsplash
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