Certaines entreprises peuvent manquer de maturité dans l’approche processus, tandis que d’autres peuvent l’avoir lancée, sans qu’elle soit vraiment adoptée au sein de l’organisation, ne produisant pas les résultats escomptés. C’est pourquoi, avant d’entreprendre une démarche processus, nous vous conseillons de vous poser cinq questions fondamentales.
1) Modéliser ses processus, avec ou sans logiciel ?
Si vous envisagez de lancer ou de relancer une démarche processus au sein de votre organisation, la première question à vous poser est de savoir si l’utilisation d’un logiciel de modélisation des processus est nécessaire.
Pour y répondre, il est possible de s’appuyer sur un exemple de cadrage d’une démarche processus en détaillant les différentes phases du projet.
Analyser l’existant
Commencer par réaliser le diagnostic initial afin de connaître le point de départ de l’organisation et définir ses objectifs. Il est en effet impossible de s’améliorer si on ne se connait pas.
Cette première phase n’est pas la plus agréable, car elle met en évidence les lacunes du système de l’organisation, souvent caractérisées par :
- une structure en silo qui ne reflète pas toujours les processus de l’organisation
- des informations qui peuvent être obsolètes, peu fiables ou difficiles d’accès pour les équipes
Définir une méthodologie commune
Pour remédier aux carences évoquées ci-dessus, il est nécessaire de définir une description des processus correspondant aux objectifs de l’organisation qui sera appliquée par l’ensemble des équipes.
Tester la méthodologie
Une fois la méthodologie définie, il s’agit de la tester sur un ou deux processus clés afin de vérifier sa pertinence. Si cette période de test donne satisfaction, l’organisation peut ensuite préparer le déploiement à l’ensemble des processus. Mais dans les faits, ce déploiement peut être entravé par :
- Les équipes, qui ne sont pas toujours prêtes à utiliser une nouvelle méthode ou en capacité de le faire.
- La Direction, qui peut adopter une position de retrait.
- Les pilotes de processus, qui peuvent avoir du mal à animer cette démarche processus.
Dans ce type de cas, la solution logicielle devient essentielle.
2) Quel est mon besoin ?
Les attentes de l’organisation
Les besoins généraux de l’organisation vont dépendre des attentes des différents acteurs de la démarche. L’objectif principal est de faire vivre le projet en favorisant une collaboration entre toutes les parties prenantes. Cependant, cela n’est pas simple, car les points de vue et les attentes varient :
- Le gestionnaire de système va souhaiter obtenir une vision globale de la modélisation et comprendre comment celle-ci vivra au quotidien. De plus, il doit être en mesure de diriger son équipe de pilotes de processus.
- Les pilotes de processus vont chercher à optimiser leur temps et vont souhaiter se concentrer sur leurs processus dédiés pour en évaluer l’efficacité au fil du temps, via des indicateurs ou tableaux de bord.
Les problématiques à résoudre
En plus des attentes des parties prenantes, l’organisation doit être consciente des problématiques qu’elle cherche à résoudre en mettant en place un logiciel BPM. Ces dernières peuvent être de diverses natures :
- Est-ce que les opérateurs ne remontent pas suffisamment d’informations ?
- Trouvent-ils la démarche trop lourde ?
- Estiment-ils qu’elle ne matérialise pas suffisamment les interactions entre les processus et les rôles ?
- Est-ce que le travail en silo persiste ?
Cette dernière problématique constitue d’ailleurs l’un des freins majeurs à la démarche processus, et le logiciel BPM peut jouer un rôle clé dans ce besoin de transversalité.
Les critères de sélection
Il existe de nombreux logiciels BPM sur le marché. Pour choisir le plus adapté, les critères de sélection sont divers, où l’on retrouve en priorité le langage de modélisation. En effet, d’un outil à un autre, le langage peut être très différent.
PYX4 a fait le choix d’un langage simplifié, accessible à tous afin de favoriser l’adhésion des équipes à la démarche processus : le langage Qualigram.
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Son premier avantage est de diriger rapidement et simplement l’ensemble des parties prenantes de l’organisation dans la même direction.
Au-delà du langage de modélisation, d’autres critères peuvent entrer en jeu :
- possibilité d’avoir une gestion documentaire intégrée
- workflows de validation des processus
- gestion des rôles et des moyens
- aspect collaboratif avec échanges instantanés
Les finalités de la modélisation des processus
Avant de lancer une démarche processus, il est essentiel de définir ses finalités, pouvant inclure par exemple :
- Le renforcement du contrôle interne
- L’adaptation aux normes ou réglementations en vigueur
- La transformation de l’organisation
- La préservation des connaissances et la gestion de l’intelligence collective
Dans tous les cas, l’objectif d’un logiciel BPM est de favoriser la création de synergies ou de passerelles entre les métiers, offrant une maîtrise optimale des processus.
En qualifiant précisément le besoin, il sera plus facile de créer ces passerelles entre les différents interlocuteurs internes. Par la suite, l’organisation sera en capacité d’identifier les sponsors potentiels du projet processus.
3) Comment convaincre en interne le déploiement d’un logiciel BPM ?
Une fois que l’idée du déploiement d’un logiciel BPM est a été favorablement reçue, il est important de déterminer si l’organisation dispose de l’autorité nécessaire pour initier ce projet.
Définir les avantages de chaque rôle
Pour faciliter l’acquisition d’un outil de gestion des processus, il est nécessaire de mettre en avant la plus-value que la solution apportera à chacun des acteurs, en adaptant le discours à leurs besoins et attentes :
Pour la Direction :
- Clarifier l’organisation
- Piloter l’entité selon les indicateurs
- Améliorer la performance en capitalisant sur les savoir-faire
Pour les pilotes :
- Optimiser et standardiser les façons de faire
- Améliorer les méthodes de travail
- Clarifier les rôles et les responsabilités
Pour l’équipe IT :
- Maîtriser les coûts en fonction des besoins internes
- Déployer rapidement la solution
- Sécuriser les données
Lever les derniers freins
Afin de lever les derniers freins des parties prenantes, l’organisation doit décider de la manière dont elle va communiquer sur la démarche processus et qui en seront les sponsors.
Pour cela, il est nécessaire de communiquer sur les vertus du projet pour l’organisation :
- Meilleure agilité
- Effets positifs sur les interactions clients
- Impact positif sur les coûts opérationnels
- Baisse des risques de non-conformité
4) Combien ça coûte ?
Même si le retour sur investissement (ROI) d’un logiciel BPM n’est plus à démontrer, une entreprise va prendre en compte d’autres facteurs pour choisir le plus adapté. Le coût qu’elle sera prête à dépenser dépendra de ses besoins. Pour les définir, elle peut se poser les questions suivantes :
- Quel est le budget par rapport aux objectifs qu’elle souhaite atteindre ?
Cette question vise à établir une corrélation entre la mission générale de l’entreprise et le budget disponible. Il est en effet essentiel de déterminer si le logiciel en question peut contribuer à la réalisation des objectifs de l’organisation.
- Quelle sera l’envergure du projet ?
Cela inclut le nombre d’utilisateurs, les fonctionnalités requises ou les intégrations avec d’autres systèmes. Connaître l’envergure du projet permettra à l’entreprise d’éviter les dépassements budgétaires.
- S’agit-il d’un projet ciblé sur un ou deux processus clés ?
Parfois, il peut être plus efficace de commencer par des projets pilotes qui ciblent des processus clés plutôt que de déployer une démarche processus à l’échelle de toute l’organisation. C’est un bon moyen pour ajuster la solution en fonction des besoins réels de l’entreprise.
En prenant en compte ces facteurs, l’organisation sera en mesure de choisir la solution la plus adaptée à ses besoins et ceux des parties prenantes, tout en respectant le budget. Nous vous conseillons également de considérer la flexibilité et la capacité d’évolution de la solution pour s’assurer qu’elle puisse accompagner l’évolution et les changements de l’entreprise.
Avec PYX4 par exemple, il est possible de débuter avec PYX4 Process pour initier la cartographie des processus, puis, au fil du temps, d’intégrer des modules complémentaires :
– PYX4 Improver pour faciliter les remontées terrain ou planifier des audits par exemple
– PYX4 Risk pour instaurer une gestion de risques
5) Combien de temps pour un tel projet ?
Contrairement aux idées reçues, le déploiement d’un tel logiciel n’est pas aussi long que ce que l’on pourrait penser.
Une fois que l’entreprise a identifié ses besoins fonctionnels, obtenu le soutien de ses équipes internes et alloué le budget nécessaire, le déploiement d’un logiciel peut généralement être réalisé en six jours. En effet, les interfaces sont aujourd’hui pensées pour les utilisateurs finaux, facilitant et accélérant la compréhension et la prise en main.
À noter : la phase de déploiement intervient après la création des accès et du paramétrage, et après la formation.
Pour conclure, avant d’entreprendre une démarche processus, il est nécessaire de se poser certaines questions clés afin d’assurer le succès et la pertinence de cette initiative. Ces questions permettent de guider la prise de décision.
En gardant à l’esprit ces considérations, l’entreprise pourra tirer parti des bénéfices de la démarche processus. La clarté des objectifs, la collaboration des équipes et la flexibilité de la solution choisie sont les piliers qui permettront à cette initiative de soutenir l’évolution de l’organisation.
Vous souhaitez instaurer une démarche processus dans votre entreprise ? Nous vous invitons à prendre contact avec nos experts. Ils seront ravis de répondre à vos questions selon vos spécificités, objectifs ou besoins.
Image à la Une : Antz Hamersmit – Unsplash
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