Modéliser un processus se fait en plusieurs étapes. On commence par définir clairement la finalité, puis identifier la chaîne de valeur (activités, entrées, sorties, parties prenantes). Cette modélisation doit ensuite être testée et validée avec les équipes pour s’assurer qu’elle reflète la réalité du terrain, avant d’être diffusée et suivie régulièrement pour l’améliorer en continu.
Pour vous aider à modéliser vos processus, vous pouvez vous appuyer sur des outils dédiés à la cartographie des processus comme PYX4 Process. Ce dernier vous accompagne dans la modélisation, la cartographie et le management de vos activités.
Définir la finalité du processus
Pour démarrer la modélisation d’un processus, il est nécessaire de clarifier la finalité du processus. La norme ISO 9001 insiste particulièrement sur cette notion de finalité, car elle permet de donner du sens à chaque processus.
L’idée est de répondre à des questions telles que : Pourquoi ce processus est-il utile ? Pour qui est-il utile ? À quoi sert-il concrètement ? Quels sont les résultats attendus ? Quels sont les acteurs impactés par son implication ?
Exemple : une entreprise qui dispose d’un service de livraison va définir un processus de réclamation. La finalité pourrait être de garantir un traitement réactif et traçable des réclamations clients, tout en respectant des délais précis pour améliorer la satisfaction client.
Identifier le périmètre couvert par le processus et sa chaîne de valeur
Une fois que l’on connaît la finalité du processus, il va falloir identifier clairement le périmètre couvert par le processus ainsi que sa chaîne de valeur.
Cela implique de :
- Lister les activités principales : de l’entrée à la sortie du processus, sa raison d’être et ses principales activités dans le périmètre choisi
- Identifier les entrées, sorties et interfaces : processus et parties prenantes avec qui on a des interfaces (interactions). Cela représente la chaîne de valeur. Il y a aussi les livrables entre les activités principales.
- Repérer les parties prenantes : Qui est responsable du processus ? Qui est le pilote de processus ? Qui sera le responsable de sa modélisation ?
- Identifier les documents et outils utiles puis définir les indicateurs de performance et de pilotage du processus en lien avec la stratégie de l’organisation et les activités de ce processus.
- Définir des indicateurs : choisir des indicateurs de performance et de pilotage alignés avec la stratégie de l’organisation et les activités du processus.
Tester, valider et diffuser
Cette étape a pour objectif de vérifier la compréhension des collaborateurs terrain.
Les retours des collaborateurs permettent d’ajuster le processus si nécessaire, pour éviter qu’il soit déconnecté des réalités de l’entreprise et garantir qu’il reste pertinent et mesurable.
Avant de valider un processus, il est essentiel de le confronter à la réalité du terrain. Cette étape consiste à revoir ce qui a été modélisé avec les équipes opérationnelles pour vérifier qu’elles comprennent bien le processus et surtout s’assurer qu’il reflète bien leurs pratiques. Si ce n’est pas le cas, il faut ajuster le processus avec ces équipes.
💡 Les processus rédigés ne doivent pas être déconnectés de cette réalité pour représenter ce qui est réalisé par l’organisation et qu’il permette un suivi mesurable.
Une fois ces ajustements réalisés, le processus est remonté aux responsables pour validation finale, puis diffusé auprès des équipes pour assurer sa bonne appropriation et sa mise en œuvre.
Piloter et améliorer le processus
Lorsque le processus est rédigé, validé et déployé, il faut mettre en place un suivi régulier pour garantir son efficacité et l’améliorer en continu. Cela peut se faire de diverses manières :
- suivi des indicateurs de performance
- points d’échanges
- collecte des écarts ou des dysfonctionnements
- définition des actions d’amélioration
Des revues de processus doivent être planifiées pour analyser ces retours et définir des plans d’action adaptés.
L’organisation entre alors dans le cercle vertueux de l’amélioration continue.
💡 Avec PYX4 process, chaque nouvelle version remplace la précédente, qui est alors archivée, afin de toujours travailler sur une version à jour.
4 conseils pratiques
Voici 4 conseils pratiques et facilement applicables :
- Rédigez simplement, sans jargon inutile et en utilisant des termes compréhensibles de tous et applicables à votre organisation
- Privilégiez des formats visuels comme des logigrammes pour rendre les processus clairs et faciliter leur lecture
- Impliquez toujours les opérationnels dans la rédaction du processus pour garantir que le contenu reflète bien la réalité du terrain
- Ne cherchez pas la perfection : validez une première version et faites-la évoluer au fil du temps. Un processus est évolutif.
Exemple de modélisation d’un processus avec PYX4 Process
Pour illustrer nos propos sur les différentes étapes de modélisation, prenons l’exemple d’une entreprise de fabrication, qui a cartographié l’ensemble de son organisation avec PYX4 Process, et qui a donc modélisé ses processus dans notre outil.
1) Définir la finalité du processus
Dans PYX4 Process, la finalité du processus est notée directement sur le titre du processus, par exemple :
- Développer le produit
- Réguler la production
- Acheter les matières premières
La finalité du processus peut être développée davantage sur une fiche « Propriétés » liée à chaque processus.
2) Identifier le périmètre couvert par le processus et sa chaîne de valeur
En cliquant sur le processus “Produire”, nous accédons à un processus de niveau 1, dans lequel sont modélisées les grandes activités clés de production.
Une partie de la chaîne de valeur est détaillée.
Activités principales :
- Gestion de la production
- Fabrication
- Support à la fabrication
Entrées, sorties et interfaces :
- Réguler, acheter, développer, vendre et livrer
Dans PYX4, les entrées et sorties sont matérialisées par les paniers liés aux flèches. Les interfaces sont les processus et/ou rôles avec lesquels le processus interagit.
En zoomant sur l’une des activités telles que “Gestion des déchets”, on identifie :
- Les parties prenantes impliquées : Responsable environnement, Directeur QSE et représentant de la Direction.
- La séquence des actions de chaque acteur et les livrables des activités
- Les documents et outils utiles pour le pilotage du processus : suivi de la gestion des déchets, répartition globale des déchets sur l’année, évolution du traitement des déchets.
3) Tester, valider et diffuser
Une fois le processus modélisé, le pilote peut solliciter les retours des équipes grâce au volet de contribution intégré à PYX4 Process. Les collaborateurs concernés accèdent au processus et formulent leurs commentaires directement dans l’outil.
Le processus suit ensuite le cycle de validation défini dans PYX4 Process :
- En création
- En vérification
- En approbation
- Approuvé
- Applicable
Chaque étape est tracée et validée par la personne responsable.
Piloter et améliorer le processus
Grâce à PYX4 Process, chaque mise à jour du processus génère automatiquement une nouvelle version, tandis que l’ancienne est archivée et reste consultable à tout moment. Cela garantit que :
- Seule la dernière version est applicable
- L’historique est conservé pour traçabilité et audit
- Le processus reste vivant et améliorable dans la durée
Cela s’inscrit pleinement dans la démarche d’amélioration continue.
Et pour aller plus loin, le pilote du processus peut également déclarer un écart ou un risque directement en lien avec le processus, en utilisant les modules complémentaires PYX4 Improver ou PYX4 Risk.
Pour conclure, modéliser un processus est un levier de transformation qui se fait en plusieurs étapes. Avec la bonne méthode et le bon outil, les équipes ont un langage commun, elles sont plus impliquées et l’organisation peut s’améliorer en continue.
Image à la Une : Getty Images – Unsplash
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