Mobiliser les équipes dans la démarche d’amélioration continue reste un vrai défi pour beaucoup d’organisations. Comment faire en sorte que chacun se sente impliquer dans des prises de décision ou la stratégie de l’organisation ? On vous présente trois outils collaboratifs pour renforcer l’implication de vos collaborateurs.
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World Café
Le World Café est une méthode qui encourage l’échange et le partage d’idées dans un cadre inspiré de l’ambiance d’un café. Les participants échangent en petits groupes autour de tables et changent de place à intervalles réguliers pour favoriser la circulation des idées. Un hôte reste à chaque table et résume les échanges aux nouveaux arrivants.
L’objectif du World Café est de faire émerger une réflexion collective sur un sujet donné. À la fin des discussions, une restitution est réalisée afin de mettre en avant les idées principales.
Comment mettre en application le Word Café ?
Une ou deux personnes vont jouer le rôle d’animateur du café. Ils sont chargés de préparer l’événement et de guider les discussions tout du long. L’idéal est de réunir au moins 12 participants pour assurer une bonne dynamique d’échange.
Avant le World Café : la préparation
- Définir l’objectif du café
- Inviter les personnes concernées par le sujet
- Créer un espace convivial :
- Installer plusieurs tables rondes pouvant accueillir 4 à 5 personnes
- Disposer des feuilles de papier, des marqueurs et des supports visuels
Pendant le World Café : l’animation
- Introduire le World Café en expliquant les règles, les objectifs et les sujets à aborder
- Désigner un hôte par table qui gardera une trace des idées pour les partager avec les nouveaux arrivants
- Lancer les discussions :
- Chaque groupe réfléchit sur une question spécifique durant 15 à 30 minutes
- À la fin de chaque session, les participants changent de table en conservant les notes des discussions précédentes
- Le World Café peut être structuré autour d’une seule question ou suivre une progression logique en abordant plusieurs thèmes successifs
Après le World Café : le suivi
- Restituer les idées clés en réunissant tous les participants pour un débriefing Chaque hôte de table partage les points principaux des discussions
- Assurer un suivi en tenant informé les participants des avancées et des actions qui en découlent.
Exemple de mise en place du World Café
Une organisation souhaite améliorer ses processus et procédures, car les équipes terrain les trouvent trop complexes et peu adaptés aux réalités du terrain.
L’animateur réunit une trentaine de collaborateurs : responsables qualité, opérationnels, manager et les répartit en petits groupes de 4 à 5 personnes autour de tables thématiques.
Le World Café va se dérouler en 3 rondes de 15 minutes :
- Table 1 : Accessibilité des documents
- Où et comment les collaborateurs consultent-ils les procédures aujourd’hui ?
- Quels sont les freins rencontrés ?
- Quelles solutions pourraient améliorer l’accès aux documents ?
- Table 2 : Clarté et pertinence des procédures
- Quels éléments rendent une procédure facile ou difficile à comprendre ?
- Faut-il adapter le format des documents (vidéos, infographies, résumés, etc.) ?
- Comment impliquer les équipes terrain dans leur rédaction ?
- Table 3 : Mise à jour et appropriation
- Qui doit être responsable de la mise à jour des documents ?
- Comment s’assurer que les collaborateurs appliquent bien les procédures mises à jour ?
- Quels outils/formats peuvent faciliter la formation et l’appropriation ?
À la fin des échanges, chaque table partage ses idées principales avec l’ensemble du groupe. L’équipe qualité récupère ces idées et les transforme en un plan d’action concret.
Matrice morphologique
La matrice morphologique est une méthode permettant de générer des solutions innovantes en laissant la possibilité de faire participer toutes les personnes concernées. Elle prend la forme d’un tableau dans lequel chaque colonne représente un paramètre du problème à résoudre, et chaque ligne propose différentes options possibles pour ce paramètre. En combinant aléatoirement ces éléments, on obtient des scénarios variés, souvent inattendus.
Cet outil stimule la créativité et encourage la participation des équipes en donnant la possibilité d’explorer des nouvelles idées, sans se limiter aux solutions évidentes. Il est particulièrement utile pour challenger des pratiques et concevoir ou améliorer un processus de manière collaborative.
Exemple d’application de la matrice morphologique
Prenons l’exemple d’une organisation qui a pour objectif d’améliorer la gestion de ses non-conformités pour réduire leur récurrence et améliorer la satisfaction client.
La première étape consiste à identifier les principaux paramètres qui influencent la gestion des non-conformités :
- Méthode de détection
- Type d’analyse
- Mode de traitement
- Suivi des actions
Ensuite, en fonction de ces paramètres, on identifie les options possibles pour chacun, ici :
- méthode de détection : audit interne, retour clients, auto-contrôle
- type d’analyse : 5 pourquoi, Ishikawa, AMDEC
- mode de traitement : correction immédiate, plan d’action long terme, formation
- suivi des actions : revue périodique, indicateurs, audit de suivi
Une fois la matrice remplie, l’équipe peut tester différentes associations pour identifier la meilleure approche. Ici, par exemple, l’organisation pourrait opter pour :
Retour client + Les 5 pourquoi + Plan d’action long terme + Indicateurs KPI’s
Grâce à la matrice morphologique, on sort des schémas classiques pour explorer de nouvelles stratégies et identifier des solutions adaptées aux besoins spécifiques de l’organisation.
La boîte COCD
La boîte COCD est un outil visuel et stratégique qui permet de classer des idées en deux axes :
- l’originalité
- la faisabilité
Cette grille est composée de 3 groupes distincts :
- les idées bleues : ordinaires et réalisables,
- les idées rouges : originales et réalisables,
- les idées jaunes : originales, et (pas) encore réalisables
La boîte COCD permet de penser de manière originale en encourageant les participants à penser à des idées pas forcément réalisables maintenant et ainsi trier et prioriser les idées à mettre en place en priorité.
Exemple d’application de la boîte COCD
Imaginons qu’une organisation souhaite davantage impliquer ses collaborateurs dans sa démarche qualité. Pour cela, elle demande à chacun de proposer des idées pour répondre à cette problématique.
Voici quelques idées qui pourraient émerger :
- organiser des réunions régulières en petits groupes pour échanger sur la démarche qualité,
- former et sensibiliser les collaborateurs à la démarche qualité,
- développer une IA qui analyse en temps réel les non-conformités,
- lancer des challenges qualité avec des récompenses à la clé (ex : Réduisons les non-conformités en 3 mois),
- organiser une “semaine de la Qualité” avec des animations et des ateliers
- créer un programme de formation en réalité
- nommer des référents qualité dans chaque service pour structurer la démarche
Une fois toutes les idées rassemblées :
- s’il y a moins de 40 idées : chaque participant choisit 3 idées : une bleue, une rouge et une jaune
- s’il y a plus de 40 idées : chaque participant sélectionne un top 3 dans chaque catégorie
Chaque personne vote en attribuant une couleur (bleu, rouge ou jaune) aux idées selon leur perception. Les idées sont ensuite placées dans la grille COCD en fonction des votes reçus.
Une fois la grille complétée, on peut se poser les questions suivantes :
- Certaines idées sont-elles complémentaires ?
- Existe-t-il une suite logique dans les idées proposées ?
- Peut-on fusionner certaines suggestions pour n’en faire qu’une solution ?
Enfin, l’organisation va pouvoir prioriser les idées à mettre en œuvre :
- Les idées rouges (originales et réalisables) sont souvent celles à développer en priorité.
- Cependant, parfois, il peut être pertinent de commencer par les idées bleues pour obtenir des gains immédiats et financer des actions plus ambitieuses.
- Les idées jaunes ne seront pas appliquées immédiatement, mais ne doivent pas être écartées ! Elles peuvent nourrir des projets futurs et stimuler l’innovation.
Évidemment, il existe un grand nombre d’autres méthodes pour impliquer ses équipes dans la démarche Qualité, mais nous espérons que ces 3 outils collaboratifs vous aideront à faire participer vos collaborateurs à la stratégie d’amélioration continue de votre organisation.
Si vous souhaitez mettre en place ou optimiser une démarche d’amélioration continue, vous pouvez aussi vous doter d’outils pour vous accompagner au quotidien.
Vous pouvez aussi être accompagnés dans celle-ci. Pour cela, nous vous invitons à prendre contact avec nos experts ou à découvrir notre solution dédiée.
Image à la Une : Bady Abbas – Unsplash
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