Depuis 2021, nous sommes fiers de détenir la certification Qualiopi, gage de qualité pour nos formations à notre outil. Pour l’obtenir, nous nous sommes appuyés sur nos deux modules : PYX4 Process et PYX4 Improver. Découvrez comment nous les avons employés, les étapes d’obtention et les points positifs de cette certification.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi est une accréditation de qualité délivrée aux organismes de formation qui respectent des exigences définies par le ministère du Travail, du Plein Emploi et de l’Insertion.
La certification Qualiopi a pour objectif de garantir la qualité des offres de formation proposées et de renforcer leur lisibilité auprès des organisations et des usagers.
Elle atteste que les prestataires d’actions de formation mettent en œuvre des processus de qualité, de la conception des formations jusqu’à la satisfaction des parties prenantes. Grâce à cette formalisation, les organismes de formation peuvent proposer des parcours éligibles aux financements publics et mutualisés, comme ceux des OPCO.
Pourquoi PYX4 a souhaité obtenir la certification Qualiopi ?
Avec une offre de formation dédiée à la maîtrise de nos solutions et à l’optimisation des démarches processus et Qualité de nos clients, la certification Qualiopi nous permet de mettre en valeur notre expérience tout en garantissant des formations conformes aux standards les plus exigeants. Elle renforce notre engagement à proposer des services qui répondent aux besoins et attentes de nos clients.
Comment PYX4 s’y est pris pour obtenir la certification Qualiopi ?
Notre projet de certification Qualiopi a débuté en 2021, sous l’impulsion de Mallory Duchateau, anciennement gestionnaire administrative des ventes chez PYX4. Pour l’aider dans ce projet, elle a fait équipe avec Amanda Wanderley, notre consultante en BPM et gestion des risques, qui avait déjà eu des expériences en tant qu’auditrice interne.
Ainsi, après une analyse approfondie du référentiel Qualiopi, elles ont identifié 32 indicateurs (certains n’étant pas applicables à PYX4), couvrant différents critères. Ces indicateurs ont été analysés et ont permis de structurer les preuves nécessaires à la certification.
Afin de confirmer notre analyse du référentiel et valider nos pratiques internes, elles ont fait appel à une auditrice experte Qualiopi. Toute cette analyse a permis de structurer les éléments de preuve dont elles auraient besoin le jour J.
Grâce à cette méthodologie rigoureuse et collaborative, les processus et documents ont été formalisés pour répondre aux exigences du référentiel et structurer les preuves nécessaires à l’obtention de cette certification.
Comment structurer l’audit de certification Qualiopi avec PYX4 ?
Réalisation du plan d’audit avec PYX4 Improver
Pour obtenir cette certification, les fonctionnalités d’audit offertes par PYX4 Improver ont été mises à profit. Notre outil a permis d’intégrer :
- les objectifs de l’audit
- la date de l’audit
- le plan d’audit (comprenant les 32 indicateurs que nous avions identifiés)
- les non-conformités et points d’amélioration
- les plans d’action associés
- la synthèse d’audit
Suite à cette planification et au plan d’audit défini, un audit interne a été initié. Véritable préparation à la certification, cet audit a permis de :
- vérifier les éléments déjà mis en place et à améliorer
- identifier ce qui manquait et nécessitait d’être créé
PYX4 Improver a permis de détecter efficacement les non-conformités et les points d’amélioration. Ces retours ont servi de base à l’élaboration d’un plan d’action sur-mesure, parfaitement adapté à chaque cas.
De plus, l’outil nous a permis une traçabilité de tout audit créé (audit initial, audit de surveillance et de renouvellement) ainsi que l’historique des éléments mis en place et améliorations apportés au processus.
Formalisation de l’audit avec PYX4 Process
En complément de PYX4 Improver, PYX4 Process a été employé pour formaliser et diffuser les processus, procédures et documents.
Parmi les actions identifiées figuraient notamment :
- des processus et procédures à modéliser et mettre à jour
- des documents à formaliser
- des questionnaires à créer
- des outils de suivi de formation à mettre en place
- des signatures automatisées des documents de formation à mettre en place
- …
Tous les schémas ont été rajoutés dans PYX4 Process, puis diffusés aux collaborateurs concernés (équipe administrative, formateurs, commerciaux…).
Les différentes étapes d’obtention de la certification Qualiopi
Nous avons obtenu la certification Qualiopi initiale en 2021.
💡À noter : avant la certification, un audit blanc a été réalisé avec une experte Qualiopi pour ajuster ou corriger les éventuels écarts. L’audit a été finalisé par la création d’une synthèse (conclusion de notre expérience), ainsi qu’un script de préparation pour l’audit de certification.
C’est 18 mois après, qu’un audit de surveillance a été réalisé, basé sur la même méthodologie que l’audit initial. Nous avons présenté des cas pratiques illustrant nos actions mises en œuvre.
👉 Résultat : aucune non-conformité relevée..
En 2024, lors de l’audit de renouvellement, nous avons encore une fois appliqué la même méthode :
- définition des objectifs d’audit dans PYX4 Improver
- revue des pratiques et documents pour garantir leur conformité aux évolutions du référentiel Qualiopi
- vérification des éléments formalisés par les équipes selon le référentiel Qualiopi
PYX4 Improver a été un allié précieux pour centraliser l’historique de toutes les instances d’audit, facilitant la préparation et la traçabilité.
Nous avons ensuite planifié et passé l’audit officiel via Qualitia.
👉 Résultat : Une certification obtenue avec succès à chaque étape !
Les points positifs de la certification Qualiopi pour PYX4
La certification Qualiopi nous a permis d’obtenir une plus grande qualité dans nos offres de formation, plus de formalisation des documents partagés avec les parties prenantes, plus d’auto-contrôle et de contrôle mis en place, ainsi qu’un bon retour d’expérience sur l’utilisation de notre logiciel.
Pour conclure, grâce à nos modules PYX4 Improver et PYX4 Process, nous avons pu formaliser, auditer et améliorer en continu nos processus pour garantir des formations de qualité.
Si vous êtes à la recherche d’un outil de planification et d’exécution pour vos audits en lien avec vos processus, notre module PYX4 Improver est idéal. Vous pouvez l’essayer gratuitement dès maintenant :
Vous pouvez aussi contacter l’un de nos experts pour échanger sur vos besoins et objectifs.
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