L’institut 4.10 harmonise ses pratiques et met en place des processus communs pour ses centres de formation

L’institut 4.10 est le centre de formation et d’accompagnement du régime général de la Sécurité Sociale.

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  • Formation professionnelle
  • Collectivité
  • Vaulx-en-Velin (69)

Cas client Institut 4.10

Contexte

Au 1 janvier 2016, l’Institut 4.10 est devenu le centre de formation et d’accompagnement du régime général de la Sécurité Sociale, se substituant ainsi aux 14 Centres Régionaux de Formation et de Professionnalisation qui existaient auparavant. 

Le regroupement de ces 14 centres en un seul a soulevé des problématiques d’harmonisation des pratiques et de mise en place de processus communs.

Une suite logicielle et une méthodologie simple à prendre en main, un accompagnement de Qualité. Nous avons apprécié la possibilité qu’offre l’outil PYX4 d’accéder et de gérer des documents déjà existants sur d’autres espaces de stockage.

Sylvie PIGAULT
Responsable Qualité & Contrôle Interne
Institut 4.10
Formation professionnelle

Les grandes étapes du projet

Mise en place des solutions PYX4 Process et Improver

Identification de 14 macro-processus

Nomination de pilotes en charge de modéliser leurs processus et procédures

Formation des pilotes et modélisateurs par PYX4

Diffusion et partage auprès des 250 collaborateurs répartis sur 14 sites.

En bref

Comment harmoniser les pratiques et mettre en place des processus communs ?

Objectifs

  • Déterminer une organisation cible
  • Formaliser et partager les processus auprès de 14 sites

Contexte

  • 14 centres de formations
  • Des pratiques différentes

Résultats

  • La structuration de notre approche processus
  • Des équipes formées et structurées
  • 28 PU et 14 graphes déjà modélisés

Solutions

L’institut 4.10 utilise le module PYX4 Process

Découvrez la solution intégrée au sein de l’institut 4.10 et démarrez une démarche similaire répondant à vos enjeux et objectifs.

Nos équipes sont présentent pour répondre à vos questions.

logotype de PYX4 Process

PYX4 Process

Logiciel conçu pour cartographier les activités de votre organisation de manière collaborative et centralisée.

logotype de pYX4 Improver

PYX4 Improver

Logiciel conçu pour traiter les remontées terrain et appliquer vos plans d’action dans un souci d’audit et de certification.

Envie d’en savoir plus ?

Nos équipes sont là pour vous aider et vous apporter les solutions les plus adaptées à vos besoins.

Interview

Sylvie PIGAULT / Responsable Qualité & Contrôle Interne

Comment avez-vous connu notre solution ?

À l’époque des CRFP, le CRFP de Limoges était un utilisateur satisfait de Qualigram, suite logicielle qui a évolué vers PYX4.
Nous avons donc étudié PYX4 parmi d’autres solutions sur le marché.

Qu’avez-vous trouvé de pertinent dans notre offre ? Qu’est-ce qui vous a convaincu de choisir PYX4 ?

La méthodologie de modélisation facile à appréhender et l’outil accessible par tous via un accès internet standard ont été de gros atouts, ainsi que le fonctionnement et la gestion documentaire simples avec le principe des workflows.

Le module PYX4 Improver, qui permet de remonter des dysfonctionnements sur les processus ou procédures.

Plus généralement, la modularité de l’offre de la suite, qui permet d’enrichir le logiciel de nouvelles fonctionnalités au fil de l’évolution de la maturité de la démarche en interne.

Nous avons apprécié la possibilité qu’offre l’outil PYX4 d’accéder et de gérer des documents déjà existants sur d’autres espaces de stockage, tels que des modes opératoires par exemple, directement depuis les procédures modélisées dans l’outil.

Enfin, les offres d’accompagnement autour de la mise en place d’une approche processus, qui n’étaient pas proposées par les autres éditeurs consultés.

Quelles sont les attentes liées à ce projet et plus généralement à la démarche Qualité ?

Nous avons pour objectif de finaliser la modélisation de nos processus dans les 6 mois à venir, et de l’ensemble de nos procédures sous un an, avant de poursuivre la modélisation des instructions de travail sous le format mis à disposition dans PYX4.

Comment vous êtes-vous organisés pour impliquer les parties prenantes du projet ?

Nous avons identifié 14 macro-processus, représentant la cartographie générale de notre organisation. Pour chaque macro processus, nous avons nommé un pilote chargé de modéliser sous PYX4 le processus dont il est responsable, ainsi que l’ensemble des procédures qui s’y rattachent. Chaque pilote est aidé par un modélisateur, et est bien entendu soutenu, suivi et encadré par l’équipe projet dont je fais partie.

Nous avons été accompagnés par PYX4 dans nos réflexions autour de notre approche processus, dans la construction de nos processus et procédures et dans la formation de nos pilotes et modélisateurs à l’outil en tant que tel.

Cas clients PYX4

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