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L’APHP sécurise son parcours client avec PYX4

L’hôpital Antoine-Béclère de l’Assistance Publique Hôpitaux de Paris est situé à Clamart, dans les Hauts-de-Seine (92).

L’hôpital allie des activités d’excellence et des soins de proximité, avec notamment un service d’accueil des urgences adultes et pédiatriques. 

  • 2 020 professionnels au service des patients
  • 64 040 passages aux urgences
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  • Paris (75)

Cas client Hôpitaux universitaire Paris-Sud

Contexte

Le service de la Pharmacie de l’hôpital Antoine-Béclère à Clamart comprend une équipe de 60 personnes. Il est dirigé par André RIEUTORD depuis 2009.

Investi dans un projet de gestion documentaire, il a réalisé à quel point il était difficile de maintenir une base documentaire à jour et de la partager à un groupe d’individus.

Grâce à PYX4, nous harmonisons les pratiques, soulageons la mémoire, et sécurisons le parcours patient.

Photo d'André Rieutord de l'APHP

André RIEUTORD
Pharmacien & Chef de service
Hôpitaux Universitaire Paris-Sud
Santé

En bref

Comment sécuriser son parcours client et viser l’excellence opérationnelle ?

Objectifs

  • Proposer une gestion documentaire et des standards plus vivants
  • Sécuriser le parcours patient

Contexte

  • Un service de 60 personnes
  • Des profils divers : internes, pilotes de processus etc.

Résultats

  • Des internes autonomes sur des problématiques ponctuelles
  • Des responsables de formation concentrés sur la transmission de sujets plus importants
  • Une démarche encouragée par la Haute Autorité de Santé

Solutions

LEs Hôpitaux universitaire Paris-Sud utilisent le module PYX4 Process

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Nos équipes sont présentent pour répondre à vos questions.

logotype de PYX4 Process

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Interview

André RIEUTORD / Pharmacien & Chef de service

Qu’est-ce qui vous a motivé à choisir notre solution ?

Nous fonctionnions auparavant avec des procédures et instructions écrites, avec des captures d’écran, à la demande ou par nécessité… le plus souvent dans l’urgence. Ce constat nous a motivé à rechercher un outil qui nous permette de fonctionner de façon plus structurée.

Nous avons tout d’abord découvert la méthodologie Qualigram, qui met en avant un côté visuel plutôt que rédactionnel, structurée avec une grammaire simple et logique. Nous avons ensuite apprécié l’interactivité de l’outil et son accès en mode SaaS.

Comment s’est construite votre idée d’acquisition d’un outil de gestion des processus métiers ?

A l’origine, je m’étais investi dans un projet de gestion documentaire. Au fur et à mesure de son avancée, j’ai réalisé à quel
point il était difficile de maintenir une base documentaire à jour et de la partager à un ensemble d’individus.

En 2009, j’ai découvert le concept de management par les processus, qui a révolutionné ma façon de travailler et d’aborder
l’animation managériale. Nous avons lancé et concrétisé le projet “trouver un document en moins de 5 min” avec cette
approche.

Dans une suite logique, ayant appréhendé les atouts du management par processus, j’ai commencé à rechercher un outil de
gestion des processus.

Qu’est-ce qui vous a motivés à choisir PYX4 comme outil de modélisation ?

Lorsque j’ai débuté mes recherches d’un outil, j’ai rencontré les équipes de PYX4 et nous avons conduit une étude de
faisabilité, avec une grille d’analyse intégrant également la dimension RH, notamment les rôles et responsabilités.

Dans le milieu hospitalier, les cycles de décision sont longs. J’ai convaincu le Directeur Logistique de l’intérêt de notre
approche, et il a appuyé le projet, ce qui nous a considérablement aidé à le faire avancer.
La suite PYX4 a été retenue en raison de son accessibilité, sa méthodologie simple à appréhender et sa flexibilité.

Sur quels processus porte le déploiement de PYX4 ?

Le projet vise à proposer une gestion documentaire et des standards (i.e. procédures) plus vivants, grâce à l’approche
processus multi-niveaux.

Le périmètre est la plate-forme logistique: magasins hôtelier, DMS et pharmacie.
Le processus macro concerné est : approvisionner / commander / réceptionner / délivrer.

4 processus sont modélisés à ce jour:

  • Commander/délivrer un médicament stupéfiant
  • Réceptionner/Contrôler/Délivrer les poches de nutrition parentérale pédiatrique
  • Commander/Réceptionner / délivrer un dispositif médical stérile
  • Commander un médicament urgent
  • Commander/Délivrer un médicament dérivé du sang (en cours)

Les documents sont stockés sur une plateforme institutionnelle externe ou tout simplement sur le réseau avec accès limité
avec un lien grâce à Webdav. Comme cela, les mises à jour se font automatiquement dans PYX4, ce qui nous permet de
centraliser la documentation à jour directement sur les procédures concernées.

Comment se passe votre projet ? Comment avez-vous favorisé l’adhésion de vos collaborateurs à l’outil ?

Nous sommes actuellement en phase de déploiement auprès des équipes, et dans la conduite du changement.
Nous avons commencé par utiliser l’outil activement avec les équipes « intérimaires », tels que nos internes en pharmacie
qui ne sont quelquefois là que 6 mois.

Le but premier est de mettre à leur disposition une source documentaire facilement
accessible. Cela nous a permis d’alléger l’investissement des permanents dans la formation de ce personnel temporaire, ce
qui représente pour eux un avantage indéniable.

Quelques permanents de notre structure sont formés à la méthode SADT*, ce qui nous aide à structurer notre approche.
Certains membres de notre équipe, tels que des préparateurs en pharmacie, se sont très bien approprié l’outil, et l’une d’entre
elle a été formée en conséquence, avec une certification green belt en Lean.

Depuis la mise en place de PYX4, avez vous observé des changements dans votre travail au quotidien?

L’outil est intuitif, et facile d’utilisation avec sa recherche par tags. Sans formation particulière, un interne peut retrouver ce
qu’il faut faire sur des problématiques ponctuelles, comme par exemple,” délivrer un médicament stupéfiant”.
Si ces sujets sont abordés en formation sans être directement mis en pratique, le public formé oublie rapidement comment
procéder.

Grâce à PYX4, les internes sont capables de trouver de façon autonome toute la marche à suivre ainsi que les
documents associés même si cela se produit 4 ou 5 mois après leur arrivée.

Ceci nous permet de nous concentrer sur des informations à forte valeur ajoutée lors des formations. Par conséquent, le
personnel permanent qui anime ces formations bénéficie également de la mise en place de l’outil, dans le sens où il lui permet
de se concentrer sur la transmission de sujets plus intéressants et importants.

Comment PYX4 vous permet-il de mieux répondre aux exigences de la Haute Autorité de Santé?

L’outil nous aide dans notre visée d’excellence opérationnelle et de sécurisation du parcours patient. Nous venons d’être
certifiés par la HAS pour 4 ans. L’approche processus étant en elle-même alignée avec cette norme (i.e patient traceur), nous
préparons avec sérénité la prochaine échéance.

Le fait de présenter l’organisation systémique des activités dans PYX4 est
très bien accueilli et la démarche encouragée.

Quelles évolutions voyez-vous à votre utilisation de PYX4?

Après le démarrage, nous avons procédé à l’étape de consolidation des processus existants pour conduire le changement
au sein de l’équipe et faciliter l’approriation. Nous allons bientôt démarrer la modélisation d’un processus supplémentaire,
autour des médicaments dérivés du sang.

Au niveau de la suite logicielle à proprement parler, nous envisageons à moyen terme d’utiliser des fonctionnalités
d’amélioration continue des processus de PYX4, via le module PYX4 Improver.
Note: Ce projet a été présenté au Club des Pilotes de Processus par André Rieutord en 2013 – “Les processus réussissent
quand ils ont un sens et qu’ils améliorent la « vrai vie »

SADT: Structured analysis and design technics – techniques structurées d’analyse et de modélisation)

Cas clients PYX4

Découvrez nos derniers témoignages clients

Nous pourrions raconter beaucoup de choses sur nos produits et services, mais la voix de nos clients est encore la meilleure. Découvrez leurs partages d’expériences et explication sur les défis qu’ils ont su relevés en utilisant la plateforme Pyx4.

Cas ClientSanté

Institut 4.10

L’institut 4.10 est le centre de formation et d’accompagnement du régime général de la Sécurité Sociale.

Cas ClientEnseignement

IAE de Bordeaux

Fondé en 1955, l’IAE de Bordeaux est une « école universitaire de management », rattachée à l’Université de Bordeaux et membre d’IAE France, le réseau…

Cas ClientIndustrie / Négoce

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