L’ édition 2017 du Baromètre de la Qualité nous révèle un intérêt croissant des organisations pour la mise en place d’un Système de Management Intégré (SMI), quelles que soient leurs tailles et leurs secteurs d’activité.
Les entreprises sont confrontées à 2 défis majeurs. D’une part, elles tolèrent de moins en moins les risques liés à l’activité de leur entreprise tels que les problématiques de qualité ou de sécurité car cela a un impact négatif sur leurs clients et leurs investisseurs. D’autre part, les entreprises souhaitent développer rapidement leur capital créatif, leur agilité et leurs performances stratégiques afin d’acquérir de nouveaux avantages concurrentiels.
Le SMI s’inscrit dans une approche d’amélioration continue et peut contribuer à relever ces défis.
Définition d’un SMI, ou management QSE
Le Système de Management Intégré désigne l’intégration des systèmes QSE. Il regroupe le management de la qualité, de l’environnement et de la santé et sécurité au travail, en s’appuyant respectivement sur les normes ISO 9001, 14001 et OHSAS 18001. Il peut aussi intégrer d’autre systèmes de management tels de l’énergie (ISO 50001) et la lutte de contre la corruption (ISO 37001). Ces normes ISO sont garantes de l’efficacité d’un SMI et sont à prendre soigneusement en considération.
Certaines organisations y incluent des notions d’éthique et de développement durable. Dans sa version la plus mature, on y intègre également les directions financières ou des ressources humaines.
Ce système de management intègre les modes de fonctionnements communs de chacune des catégories qui le composent sans toucher à leurs spécificités. Le SMI ne dispose pour le moment d’aucun référentiel propre, c’est pourquoi il faut s’appuyer sur les différents référentiels Qualité, Sécurité et Environnement (et éventuellement de développement durable et d’éthique sociale).
Le Système de Management Intégré s’inscrit dans une démarche qualité et sa vocation est l‘amélioration continue de la performance globale de l’entreprise.
Pourquoi mettre en place un système de management de la qualité ?
Mettre en place un système de management intégré peut être bénéfique à l’entreprise pour plusieurs raisons. Voici une liste non exhaustive des avantages du SMI :
- L’analyse et la réduction des risques d’incohérences dans le pilotage de l’entreprise
- L’optimisation des ressources par mutualisation
- La cohérence des décisions et des actions grâce à une vision globale
- Un gain de productivité par la fédération des activités d’un système de management unifié
- Piloter par les indicateurs
- La gestion des actions correctives et préventives
En somme, cette approche vise à centraliser et améliorer la gestion de l’ensemble des systèmes de management de l’entreprise. En adoptant cette démarche, le fonctionnement de l’organisation sera plus efficient et beaucoup moins onéreux.
Quels sont les enjeux du Système de Management Intégré ?
Le principal objectif du SMI est l’intégration de tous les domaines régis par des systèmes de management en une seule et unique organisation. Cela aurait un impact significatif en simplifiant le travail et en évitant les conflits et la duplication de documents.
Le SMI répond au besoin de maîtrise des risques et de la performance de l’entreprise. À travers cette approche, cette dernière peut déterminer les risques liés à son organisation en analysant l’ensemble des processus. La centralisation des systèmes de management permet aux dirigeants d’identifier les processus non performants et les activités qui ont peu de valeur ajoutée à la performance globale de l’entreprise.
Enfin, le principe est d’imaginer des solutions d’amélioration continue et des contrôles fréquents permettant de vérifier l’atteintes des objectifs fixés en adéquation avec les normes et les principes décrétés.
Quelles difficultés lors de la mise en place d’un SMI ?
Le déploiement du système d’aménagement intégré peut s’avérer être extrêmement long et difficile. Plusieurs facteurs peuvent influer sur la lenteur de sa mise en place. C’est principalement la lourdeur et la complexité de la centralisation des processus qui ralentit la démarche. On peut également observer d’autres problématiques telles que le manque d’expertise, la charge de travail, la capacité à travailler en équipe ainsi que le pilotage des processus.
La durée de la mise en place d’un Système de management intégré varie selon plusieurs variantes. Cela dépend par exemple de l’atteinte des objectifs ou non (l’obtention d’une certification).Y’a-t-il suffisamment de ressources disponibles ? Le budget alloué au SMI est-il suffisant ? Tous ces éléments peuvent jouer sur la qualité et le délai du déploiement de cette démarche qualité.
Comment mettre en place une démarche QSE ?
En amont de la mise en place du SMI, les collaborateurs doivent tous être briefés et préparés afin qu’ils comprennent la démarche et qu’ils y soient impliqués.
Étape 1 : l’audit initial QSE de l’entreprise. Ce diagnostic est tout simplement un bilan de la situation actuelle de l’entreprise, la qualité de ses processus, ses points forts et points faibles ainsi que l’évaluation de ses risques.
Étape 2 : la mise en place de l’équipe de pilotage du projet. La direction doit se rassembler pour choisir qui seront les pilotes de cette démarche. Aussi, les ressources allouées doivent être discutées et prédéfinies.
Étape 3 : la planification du projet. Quelles seront les actions menées ? Quelles sont les ressources nécessaires ? (formations et sensibilisation des collaborateurs)
Étape 4 : Définir le fonctionnement. Quelles sont les responsabilités de chacun ? La mise en place d’un système documentaire est essentiel à cette étape du déploiement.
Étape 5 : Contrôler et corriger. Quel est l’état d’avancement du projet ? Vous pouvez mettre en place un dispositif de surveillance vous permettant de suivre la démarche de plus près.
Faites appel à un professionnel pour vous accompagner !
Comme évoqué précédemment, le manque d’expertise de l’entreprise peut ralentir la mise en place du SMI. Il s’agit en effet d’un exercice complexe et l’aide extérieure d’experts en la matière peut vous être très bénéfique. Au delà d’un regard neuf, des équipes professionnelles peuvent vous apporter toute l’expertise que nécessite un tel projet. Pyx4 vous accompagne dans l’implémentation d’un système de management intégré en ciblant efficacement les risques et les opportunités de votre entreprise !
Le SMI est une démarche qualité stratégique que toute entreprise devrait considérer. Il permet de se rendre compte des failles dans les différents systèmes de management et de résoudre les aléas de leur environnement en centralisant ces systèmes. Mener à bien ce projet vous permettra de rendre l’ensemble de vos activités performantes et ainsi atteindre la satisfaction client.
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