La performance d’une organisation repose souvent sur sa capacité à faire simple. Avec le temps, les processus se multiplient, se complexifient, les responsabilités se croisent et la prise de décision devient plus complexe.
Simplifier l’organisation permet alors de gagner en performance en réduisant les silos, en clarifiant les responsabilités et en harmonisant toutes les pratiques. Cependant, cette simplification ne peut réussir qu’avec un engagement fort de la Direction qui va donner la vision, prioriser les actions à mener et garantir la cohérence de la démarche avec les objectifs à long terme.
Pour réussir cette démarche de simplification, il est également essentiel de s’outiller. PYX4 Improver, notre solution dédiée à l’amélioration continue, vous permet :
- de mesurer et suivre l’impact des actions sur la performance globale de l’organisation
- d’impliquer vos collaborateurs en collectant facilement leurs remontées terrain
- de transformer ces remontées en plans d’action concrets et suivis
Pourquoi entrer dans une démarche de simplification de l’organisation ?
Les entreprises ont tout intérêt à simplifier leur organisation pour rester compétitives et s’adapter à un environnement de plus en plus mouvant. La simplification améliore la productivité, accélère les prises de décision et crée des conditions favorables à l’innovation.
Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, font aujourd’hui face à une pression de performance croissante et à un contexte concurrentiel fort. Pour s’adapter et rester compétitives, elles doivent faire preuve d’agilité, repenser leur organisation et surtout la simplifier.
Les entreprises industrielles ont souvent une longueur d’avance, ayant déjà amorcé ce processus de simplification il y a plusieurs années. Mais ce phénomène s’étend désormais à tous les secteurs, notamment en raison de ses bénéfices :
- Amélioration de la productivité, grâce à des processus clairs
- Favorisation de la collaboration, avec des rôles et des responsabilités bien définis
- Travail plus simple et efficace
- Création d’un climat propice au changement et à l’innovation, deux vecteurs de croissance et de performance
💡 La simplification n’est pas une réduction de l’organisation : c’est une restructuration intelligente qui renforce la cohérence et la performance de l’entreprise.
Comment simplifier son organisation ?
La simplification d’une organisation passe par l’identification des éléments à optimiser (processus, structures, outils). Puis par la mise en place d’actions concrètes qui réduisent la complexité et répondent toujours aux objectifs de l’organisation.
La première étape consiste à passer en revue tous les éléments susceptibles d’être modifiés : processus, structures, outils ou modes de fonctionnement. On pourra ensuite passer à un niveau de détail plus poussé, en identifiant ce qui peut être simplifié et en analysant les impacts possibles sur les coûts ou la performance.
Vous pouvez par exemple :
- Refondre et harmoniser vos processus métiers, pour plus de cohérence et d’agilité
- Vous assurer de la cohérence d’organisation entre les différentes unités géographiques de l’entreprise
- Mobiliser les bons collaborateurs aux différents niveaux des processus, avec des outils adaptés
- Évaluer les risques liés aux parties prenantes, et optimiser les processus et procédures en conséquence
Enfin, définissez les objectifs à atteindre et assurez-vous que ces derniers sont bien alignés avec la stratégie de votre entreprise et validés par la Direction. Ces objectifs stratégiques constitueront vos points de référence lorsqu’il s’agira de mesurer la performance et de démontrer l’impact de vos actions à la Direction.
Mettre en œuvre la simplification : les étapes clés du projet
La démarche de simplification peut suivre les actions suivantes : diagnostic, priorisation, déploiement et suivi avec la Direction, qui garantit l’alignement stratégique.
Réaliser un diagnostic de l’existant
Cartographiez vos processus et identifiez les points de complexité : doublons, lenteurs, manque de clarté dans les responsabilités, actions à faible valeur ajoutée…
Cette étape est essentielle pour donner à la Direction une vision factuelle de la situation et des opportunités d’optimisation.
Définir les priorités et les objectifs
Toutes les améliorations n’ont pas le même impact. Il faut donc hiérarchiser les priorités selon leur contribution à la stratégie et aux objectifs. La Direction va valider les axes prioritaires pour garantir l’alignement avec la stratégie globale.
Mobiliser les équipes
La simplification n’a de sens que si elle est comprise et partagée. La Direction joue un rôle clé de sponsoring et de communication : elle doit expliquer le sens du projet, encourager la participation et lever les résistances au changement.
Côté terrain, les équipes opérationnelles participent activement à la conception des solutions, pour garantir la pérennité de la démarche et la cohérence avec les réalités du terrain.
Mesurer les résultats et ajuster
Établissez des indicateurs de performance (KPI) simples et pertinents (efficacité, qualité, coûts, délais, satisfaction interne…). La Direction doit suivre ces indicateurs à travers des tableaux de bord, permettant de mesurer les gains obtenus et d’ajuster les plans d’action dans une logique d’amélioration continue.
Le rôle de la Direction pour simplifier son organisation
La Direction doit piloter la simplification. Sans son engagement visible, les initiatives risquent de rester locales et temporaires.
Grâce à sa connaissance et sa vision globale de la stratégie de l’entreprise, la Direction est la mieux placée pour piloter cette démarche d’optimisation. De plus, elle aura davantage de poids pour faire accepter cette démarche et renforcer sa crédibilité. En revanche, souvent détachée des missions opérationnelles, elle peut avoir des difficultés à identifier les meilleurs leviers pour son organisation. C’est pourquoi, elle aura besoin du soutien des pilotes pour mettre en place la démarche de simplification.
Les bénéfices de la simplification de l’organisation sont nombreux, rapides, et impactent directement la Direction :
- des décisions plus rapides, grâce à des cycles raccourcis
- des managers davantage responsabilisés
- un pilotage plus facile
- une amélioration de l’EBITDA, indicateur financier clé de performance
La réduction des coûts est souvent une attente, mais au-delà de cela, la démarche de simplification favorise une performance durable de l’organisation et de ses processus, qui sont positivement impactés. C’est aussi un bon moyen de mettre en place une meilleure collaboration entre services, mais aussi avec les clients, fournisseurs ou partenaires.
Pour être efficace, cette démarche de simplification doit être transverse, s’appliquer à l’intégralité de la structure et devenir partie prenante de la culture de l’entreprise. La Direction doit donc jouer un rôle moteur : impulser, soutenir et maintenir la dynamique de simplification.
Quels outils utiliser pour impliquer sa Direction ?
Pour favoriser l’implication et l’engagement de la Direction, vous aurez besoin des bons outils. Pour cela, un outil collaboratif serait intéressant, permettant notamment les remontées terrain des collaborateurs et une bonne communication.
Des outils de communication et de collaboration
Il vous faudra un outil qui facilite la communication et la remontée d’informations auprès de toutes les parties prenantes. Ce type d’outil permet d’impliquer l’ensemble de l’organisation dans les objectifs de l’entreprise.
Des outils de pilotage
Pour convaincre et maintenir l’engagement de la Direction, il faut des outils qui rendent visible l’impact des actions et simplifient la prise de décision. Communication, pilotage et appui méthodologique sont les trois axes à privilégier.
Évidemment, la mesure de la performance est un levier essentiel pour convaincre et impliquer la Direction dans cette démarche de simplification. Des tableaux de bord clairs et un reporting précis permettront de démontrer l’efficacité de vos plans d’actions et le retour sur investissement de vos actions quant à la performance globale de l’entreprise. C’est également un bon moyen de démontrer l’atteinte des objectifs fixés, voire leur dépassement.
Si les résultats ne sont pas à la hauteur, vous pourrez prendre rapidement les mesures nécessaires pour adopter une posture d’amélioration continue. Plus vos indicateurs clés de performance (KPI) sont précis, plus vous pourrez prendre les mesures correctives ou préventives pour améliorer la performance de votre organisation, en impliquant les parties intéressées, y compris la Direction.Vous pourriez être tenté d’utiliser un outil standard tel que Excel pour réaliser vos reportings, mais nous vous conseillons des outils plus pratiques et collaboratifs. Ces outils sont généralement dotés de tableaux de bord très précis et fiables, ainsi que de fonctionnalités de collaboration et de communication intégrées.
Un soutien transverse (Qualité / Performance)
S’appuyer sur une fonction transverse (Qualité, Process, Performance) apporte méthode, rigueur et continuité opérationnelle. Cette fonction joue le rôle de facilitateur entre la Direction et le terrain.
La Direction doit être moteur de la démarche de simplification de l’organisation. Cependant, elle manque parfois d’outils et de temps pour identifier les leviers les plus intéressants pour sa structure. S’appuyer sur une fonction transverse et sensibilisée aux bonnes pratiques telle que la fonction Qualité semble une solution intéressante pour s’assurer de la meilleure réussite possible du projet.
Image à la Une : Caleb – Unsplash
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