Ces dernières années, beaucoup d’organisations ont opté pour des politiques de croissance afin de répondre à un contexte économique défavorable. Ce choix accroît souvent la complexité des structures et des processus et favorise les fonctionnements en silos, réduisant les bénéfices de ces démarches de croissance.
Pour éviter ces écueils, vous pouvez mettre en oeuvre un plan d’action visant à simplifier l’organisation pour améliorer la performance de l’entreprise. Vous aurez cependant à faire face à différents challenges comme, par exemple, l’implication des collaborateurs et notamment de la Direction générale.
Voici nos conseils pour réussir à la sensibiliser et à l’impliquer dans ce projet.
Pourquoi entrer dans une démarche de simplification de l’organisation ?
Toutes les entreprises, quelles que soient leur taille, font face à une pression de performance croissante et un contexte concurrentiel fort. Afin de s’adapter, elles doivent être de plus en plus agiles, et sont amenées à repenser leur organisation et à la simplifier. Tous les secteurs sont concernés par ce phénomène, même si les entreprises industrielles ont souvent une longueur d’avance, ayant déjà amorcé ce processus de simplification il y a plusieurs années.
Simplifier son organisation est un réel vecteur d’amélioration de la marge, mais aussi un moyen pour travailler plus simplement et efficacement. En effet, des échanges plus simples et des rôles clairement définis créent un environnement propice au changement et à l’innovation, deux vecteurs de croissance et de performance.
Simplification de l’organisation, quel rôle pour la Direction ?
De par sa connaissance et son recul sur la stratégie de l’entreprise, la Direction Générale est la mieux placée pour piloter cette démarche d’optimisation. En revanche, souvent détachée des missions opérationnelles, elle peut avoir des difficultés à identifier les meilleurs leviers pour son organisation.
Les bénéfices de la simplification de l’organisation sont nombreux et rapides, et impactent directement la Direction. Les managers sont davantage responsabilisés, les cycles de décision raccourcis, le pilotage plus facile et l’EBITDA s’améliore rapidement. La réduction des coûts est souvent une attente, mais au delà, c’est l’ensemble de la performance de la structure et de ses processus qui est positivement impactée.
Pour être efficace, cette démarche d’optimisation doit être transverse, s’appliquer à l’intégralité de la structure et devenir partie prenante de la culture de l’entreprise. A terme, elle permettra d’assurer de meilleures interactions en interne mais aussi avec les clients, les fournisseurs et les partenaires. La Direction Générale doit donc donner et maintenir l’impulsion à la démarche, favorisant ainsi l’émergence de nouveaux leviers de compétitivité et de différenciation.
Comment piloter une démarche de simplification de l’organisation ?
Une première étape consiste à passer en revue tous les éléments susceptibles d’être modifiés. On pourra ensuite passer à un niveau de détail plus poussé, en identifiant précisément ce qui peut être simplifié et en analysant les impacts possibles sur les coûts ou la performance. On pourra par exemple :
- refondre et harmoniser les processus métiers pour permettre à l’entreprise de s’adapter plus facilement à l’environnement économique changeant
- s’assurer de la cohérence d’organisation entre les différentes unités géographiques de l’entreprise via des processus harmonisés
- mobiliser les bons collaborateurs aux différents niveaux des processus, via des fonctionnalités collaboratives
- Evaluer les risques associés aux relations avec des tiers, et optimiser les processus et procédures en accord.
Il est également indispensable de définir les objectifs à atteindre et de s’assurer que ces derniers sont bien alignés avec la stratégie d’entreprise. Ces objectifs stratégiques constitueront vos points de référence lorsqu’il s’agira de mesurer la performance et de démontrer l’impact de vos actions à la Direction.
Quels outils utiliser pour impliquer et motiver la Direction ?
Pour favoriser l’implication et l’engagement de la Direction, vous aurez besoin des bons outils. Tout d’abord, il vous faudra un outil qui facilite la communication et la remontée d’informations auprès de toutes les parties prenantes. Vous aurez également besoin d’un outil de pilotage disposant de tableaux de bord de suivi clairs et précis.
En effet, la mesure de la performance et le reporting régulier sont de puissants outils de communication auprès de la Direction. Il vous permet de démontrer l’efficacité de vos plans d’actions et le retour sur investissement de vos actions quant à la performance globale de l’entreprise. C’est également un bon moyen de démontrer l’atteinte des objectifs fixés, voire leur dépassement.
Si les résultats ne sont pas à la hauteur, vous pourrez prendre rapidement les mesures nécessaires pour adopter une posture d’amélioration continue. Plus vos indicateurs clés de performance (KPI)sont précis, plus vous pourrez prendre les mesures correctives ou préventives pour améliorer la performance de votre organisation, en impliquant les parties intéressées, y compris la Direction.Vous pourriez être tenté d’utiliser un outil standard tel que Excel pour réaliser vos reportings, mais avez-vous déjà essayé un logiciel dédié au management de la performance ? Ces outils sont généralement dotés de tableaux de bord très précis et fiables, ainsi que de fonctionnalités de collaboration et de communication intégrées.
La Direction Générale doit être le moteur de la démarche de simplification de l’organisation. Cependant, elle manque souvent d’outils et de temps pour identifier les leviers les plus intéressants pour sa structure. S’appuyer sur une fonction transverse et sensibilisée aux bonnes pratiques telle que la Qualité semble une solution intéressante pour s’assurer de la meilleure réussite possible du projet.
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