Bien des sociétés ont saisi l’intérêt d’engager leurs salariés dans une démarche d’amélioration continue. Mais comment transformer l’essai pour que ces contributions ne restent pas lettre morte et servent bel et bien à l’entreprise ? Quel plan d’action efficace pouvons-nous favoriser plutôt qu’un autre ?
Le management collaboratif, voire la responsabilisation à outrance de salariés toujours plus autonomes, sont à la mode. Une tendance qui répond à des demandes légitimes de la part des collaborateurs, mais qui peut s’avérer néfaste si la transformation souhaitée s’opère hors de toute méthodologie, de tout cadre.
Dans ce contexte, le rôle du manager est central. Interface entre les salariés et la direction, il doit à la fois prendre en compte les remontées du terrain pour en faire part à la direction, tout en assurant la communication dans l’autre sens.
Comment s’assurer que cette interface soit la plus efficace possible ? En lui donnant les moyens de réussir ses missions : le plan d’action stratégique fait sans aucun doute partie de ces outils.
Les intérêts d’un plan d’action
Un plan d’action est la manifestation en éléments concrets et opérationnels de la mise en œuvre de décisions, elles-mêmes issues d’une analyse événements.
Dans le cadre d’une démarche collaborative d’amélioration continue, ces événements peuvent concerner tous les services de l’entreprise : on parle ainsi de plan d’action commercial, marketing, RH, logistique, qualité… Même si le contenu est différent selon les métiers, forme et méthodologie sont identiques.
Les enjeux d’un plan d’action : définir, organiser, planifier et mettre en place les moyens permettant d’atteindre des objectifs fixés.
Des plans d’action doivent faciliter l’organisation du travail, limiter les risques présents ou futurs (prévention), mais aussi et surtout donner à vos salariés une vision claire de votre stratégie, un cadre bien défini.
Raison 1 : Un plan d’action pour responsabiliser
Impliquer les collaborateurs dans la construction de ce plan d’action permet à tout le monde de s’approprier la démarche. Personne ne veut aujourd’hui d’un responsable en charge du projet ou d’un service et qui impose un point de vue, une méthode. Nul ne doit pas bâtir son document dans son coin.
Une approche collaborative est donc souhaitable. Mais comporte des risques : fiabilité des données remontées, influence de la perception (un même événement peut être perçu différemment selon les personnes) … Le rôle du management est ici d’apporter un cadre et une méthode qui vont responsabiliser les collaborateurs.
Vous devez ainsi définir qu’à chaque action doit être associé un objectif SMART (spécifique, mesurable, acceptable, réaliste et temporellement défini). Cela permet d’éviter les remontées qui tendraient trop vers le cahier de doléances. Précisez également le livrable souhaité, les informations attendues. Exigez un vocabulaire clair et précis. Expliquez à vos collaborateurs la différence entre urgent et important.
Autre point important : forcez-vous à budgéter toutes les actions, et donc à confier un budget à tous les responsables. Ces derniers peuvent être épaulés par des contributeurs, des rapporteurs… À vous d’imaginer le système et les rôles qui permettent d’impliquer le maximum de collaborateurs !
Raison 2 : Un plan d’action pour fédérer
Ce genre d’organisation a souvent, dans les premiers temps, des effets importants. Motivation, enthousiasme, implication sont des moteurs qui déplacent des montagnes. Malheureusement, cette dynamique se confronte à la routine, aux habitudes, aux affaires courantes. C’est là que le manager doit intervenir pour entretenir la flamme.
Il est là pour fédérer autour de ce plan d’action, en dirigeant par exemple des groupes de travail qui commenceront par travailler sur des dysfonctionnements racines (qui regroupent plusieurs événements), en rappelant le cadre, les exigences, en répartissant les tâches au mieux, en passant pourquoi pas par des mini-objectifs qui vont permettre de rythmer et dynamiser l’action.
Le manager doit être présent pour rappeler à ses collaborateurs leurs priorités, les aider à gérer leur temps, leur permettre d’anticiper. L’objectif : atteindre ensemble le niveau de qualité qui satisfasse toutes les parties prenantes dans une ambiance de travail apaisée.
Raison 3 : Un plan d’action pour donner du sens
Travailler en groupe, dans un cadre défini, avec l’appui d’un manager au rôle repensé, sur des sujets qui répondent à des événements relevés par leurs soins : voilà qui a de quoi remobiliser les salariés !
Apporter du sens à leurs actions étant aujourd’hui une priorité des salariés, et notamment des plus jeunes d’entre eux, on comprend l’intérêt d’un plan d’action stratégique.
Au-delà du rôle du manager, la direction peut également informer régulièrement les parties prenantes de l’avancée du plan d’action. En prenant toutefois garde à ne pas transformer cet outil en finalité, et en rappelant que si le plan d’action existe, c’est pour atteindre des objectifs définis par elle, là où les moyens sont pensés par tous.
Enfin, il ne faut pas négliger les mesures de réussite. En effet, elles sont les garantes d’une mise en œuvre conforme à la vision de la direction.
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