Le QQOQCCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi) est une méthode simple et néanmoins très efficace pour établir le diagnostic d’une situation ou d’un problème de façon précise et exhaustive. On l’appelle parfois aussi “méthode du questionnement” : qui, quoi, où, quand, comment, combien, pourquoi.
Au-delà de l’analyse, elle se révèle particulièrement utile en organisation pour la modélisation de processus ou la rédaction de procédures par exemple. (Cf. exemple plus bas). Dans ces cas, un outil de cartographie des processus peut appuyer cette méthode et transformer les réponses obtenues en représentations visuelles et documents structurés.
À quoi sert le QQOQCP ?
La méthode du QQOQCP peut être employée aussi bien pour analyser un produit ou un processus que pour résoudre une problématique rencontrée avec un client ou un collaborateur. Elle sert de diagnostic par le questionnement.
Elle peut donc avoir des finalités diverses et variées dans un projet, un service ou une entreprise.
Les professionnels de la qualité l’utilisent fréquemment pour résoudre différentes problématiques. Voici des exemples :
- Modéliser un processus ou une procédure
- Établir le diagnostic d’un dysfonctionnement
- Animer une réunion d’idéation
- Proposer un plan d’actions pour améliorer des produits ou un service de vente
Comment appliquer la méthode QQOQCCP ?
Pour appliquer le QQOQCCP il vous suffit, pour chaque interrogation, de formuler la ou les questions de votre choix en rapport avec la problématique que vous rencontrez.
Parfois, pour une même question, vous pouvez trouver plusieurs réponses et donc obtenir diverses informations. L’essentiel est de ne rien omettre d’essentiel dans l’analyse de la situation et d’obtenir les informations utiles dans la gestion de votre projet.
Attardons-nous sur l’utilisation du QQOQCCP dans le contexte de la rédaction d’une procédure dans une entreprise.
Comment utiliser la méthode QQOQCCP pour la mise en place d’une procédure ?
| Questions | Finalité | Quoi | |
| Quoi ? | Quel est l’objectif de la procédure? | Décrire la raison d’être de la procédure | Définition d’un objectif, de KPIs |
| Qui ? | Qui est concerné ? Qui y participe ? | Identification des parties prenantes, des rôles qui prennent part à l’exécution de la procédure | Collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires, etc. |
| Où ? | Où cela se passe-t-il ? Dans quel service ? Sur quelle machine ? | Identification la plus précise possible du lieu d’occurrence, des ressources mobilisées | Entité géographique, service, atelier, machine, etc. |
| Quand ? | Qu’est-ce qui déclenche cette procédure ? À quelle fréquence est-elle exécutée ? Quels sont les délais nécessaires à son exécution ? | Identification des éléments déclencheurs, des contraintes de temps pour certaines activités. | Inputs, faits déclencheurs, contraintes de temps |
| Comment ? | De quelle manière ? Quels sont les moyens nécessaires pour réaliser cette procédure ? | Définition de l’ensemble des ressources qui devront être mises à disposition des parties prenantes pour exécuter la procédure | Ressources et outils utilisés, Logiciel / application, documentation… |
| Combien ? | Quel est le coût associé ? Combien de fois cette procédure est-elle exécutée chaque année ? | Mise en évidence des ressources financières dédiées à cette procédure. Identification des gains potentiels. | Ressources utilisées, déviation par rapport au budget, gains envisagés |
| Pourquoi ? | Pourquoi cette procédure se réalise-t-elle ainsi ? Quelles sont les contraintes ? | Description des causes sous-jacentes. | Émergence d’idées correctives ou préventives. |
Quels sont les bénéfices de la méthode QQOQCCP pour la mise en place d’une procédure ?
La méthode QQOQCCP permet d’obtenir une vision claire et partagée d’un processus. Elle facilite les échanges entre les parties prenantes et met en lumière les éléments essentiels à modéliser.
Plus concrètement, elle permet notamment d’animer un atelier préalable à la modélisation d’une procédure. Durant celui-ci, le responsable Qualité pourra poser ces questions au pilote de la procédure, aux personnes qui l’exécutent au quotidien, et plus largement à toutes les parties prenantes.
Les données recueillies permettront de :
- Clarifier les éléments nécessaires à la modélisation de la procédure dans votre projet
- Identifier les différences de vision entre les acteurs (collaborateurs internes, clients, actionnaires) notamment au niveau des interfaces (entrants et sortants de chaque activité) ou de leur raison d’être
- Collecter des pistes d’amélioration pour de futures optimisations
- Mettre en place un plan d’action structuré lors d’une réunion ou d’un atelier pour résoudre un problème
En organisation, cette méthode permet de gagner en efficacité et d’apporter un cadre qui facilite vos ateliers et vos réunions. Elle s’adapte à de nombreux cas : création d’un nouveau produit, amélioration de la qualité d’un service ou résolution d’un problème interne. Elle apporte des échanges plus productifs et une compréhension commune des enjeux.
Quelles sont les limites de la méthode QQOQCCP ?
Comme tout outil, son efficacité dépend de la façon dont elle est utilisée, de la qualité des informations recueillies et du type de problème à résoudre.
Rester trop théorique
Si les questions ne sont pas orientées vers un objectif concret, le plan d’action qui en découle peut manquer de réalisme, surtout dans un contexte d’entreprise où des décisions rapides sont parfois nécessaires.
Dépendre de la qualité des informations
L’analyse repose sur les réponses obtenues auprès des parties prenantes (clients, collaborateurs, fournisseurs, etc.). Si ces informations sont incomplètes ou biaisées, la compréhension du problème peut être faussée.
Avoir une efficacité variable selon le problème
Certaines problématiques complexes ou techniques nécessitent des outils complémentaires au QQOQCCP pour approfondir l’analyse et trouver des solutions adaptées, notamment lors du développement d’un produit ou de l’amélioration de la qualité d’un service.
Le QQOQCCP est plus qu’une simple liste de questions. C’est un outil puissant qui transforme une situation floue en un plan clair et structuré. En l’utilisant régulièrement dans vos projets, vous améliorez la gestion des problèmes, optimisez vos produits et offrez à vos clients une meilleure expérience tout en renforçant la qualité globale de votre entreprise.
Quelle est la différence entre le QQOQCCP et le QQOQCP ?
La différence entre la méthode d’analyse QQOQCP et le QQOQCCP réside dans l’intégration de la question « Combien ? » dans la méthode QQOQCCP.
En effet, dans le QQOQCP, on ne retrouve pas de notion quantitative. Selon votre problématique, votre projet ou les informations dont vous disposez, vous n’aurez pas forcément besoin de l’intégrer.
Image à la Une : Sosiukin – Unsplash
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