Chaque entreprise devrait intégrer une approche processus pour assurer son bon fonctionnement et gagner en performance. Cependant, le déploiement d’un projet de gestion des processus peut rapidement s’enliser en raison de freins en interne. Pour éviter que la démarche ne s’essouffle dans la durée, il faut dès le début acquérir les bons réflexes et adopter les bons outils pour garantir l’adhésion de toutes les parties prenantes au projet.
1 – Comment mettre en place une approche processus ?
Au sein de votre entreprise, il est tentant de se reposer sur les outils bureautiques existants pour documenter la démarche processus, surtout dans la phase initiale du projet. Cependant, le manque de structure et de méthodologie peuvent vite impacter les coûts et le temps : utilisez-vous les outils appropriés ? Tout système de management des processus performant nécessite des outils évolutifs et agiles qui permettent une mise en place de processus rapide et une transmission de l’information claire auprès des parties prenantes. Il existe des solutions dédiées qui facilitent la cartographie et le pilotage de processus.
2 – Pourquoi appliquer le management par les processus ?
Pour que l’approche processus reste vivante et crédible sur le long terme, il convient de s’assurer que les axes d’amélioration remontés par le terrain soient entendus et que des réponses appropriées soient mises en place. Avez-vous pensé à des moyens de les monitorer et d’y répondre avec efficacité et méthode ? ll est essentiel d’effectuer un suivi régulier et précis des indicateurs clés de performance afin d’identifier les pistes d’optimisation des processus. Vous gagnerez ainsi en agilité et en efficacité dans votre démarche d’amélioration continue.
Enfin, vous avez certainement identifié tous les métiers concernés par chaque processus pour les impliquer dans leur modélisation. Mais avez-vous programmé des actions régulières pour les accompagner et les coordonner sur le long terme, avec efficacité ?
La mise en place d’un management des processus est un élément clé de la démarche. Il permet de mettre en place toutes les actions nécessaires pour vous assurer que les processus métiers sont suivis et respectés par les parties intéressées.
3 – Quelle communication autour du projet de gestion de processus ?
1. Impliquer les acteurs stratégiques au sein de votre entreprise :
On peut facilement se concentrer sur le coeur du projet et oublier que l’implication de la Direction, et plus généralement des fonctions stratégiques de l’entreprise, est cruciale. Tous doivent être persuadés de l’intérêt d’une approche processus : savez-vous comment approcher et convaincre ces sponsors stratégiques ? Le meilleur moyen de les impliquer et de les sensibiliser à la démarche processus est de leur montrer la création de valeur qui en découle : optimisation de l’expérience client, augmentation de la satisfaction client, meilleure efficience, impact sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, etc.
Pour les pilotes du projet de gestion des processus et les participants les plus impliqués, les progressions et informations qui en découlent peuvent sembler limpides. Cependant, qu’en est-il pour les autres parties prenantes et plus généralement tous les collaborateurs?
2. Embarquer vos équipes et collaborateurs dans votre démarche :
Il est important que l’avancée de l’approche processus soit transparente pour tous et que chacun saisisse son importance et sa valeur ajoutée. Pour cela, il faut maîtriser les messages associés à la démarche : savez-vous quels grands principes de la communication interne détourner ? Le message doit principalement s’orienter sur la manière dont l’approche facilite l’atteinte des objectifs et permet d’améliorer la performance pour tous les métiers au sein de l’entreprise.
4 – Comment faire un bon processus ? 4 approches possible :
Pour mettre en oeuvre une approche processus structurée et efficace, vous aurez besoin de vous doter des bons outils. Vous avez le choix entre différentes options plus ou moins performantes et évolutives :
- Développer un outil maison qui répondra certes à vos besoins spécifiques mais qui nécessitera un budget conséquent et la mobilisation de ressources en interne
- Utiliser une suite logicielle standard comme Microsoft Office (Excel, Word, Visio), mais ces solutions manquent d’évolutivité, d’agilité pour piloter la démarche et n’intègrent pas la dimension collaborative
- Externaliser certaines tâches auprès de prestataires disposant des outils appropriés, mais au risque d’être trop dépendant et d’alourdir les dépenses
- Déployer un logiciel SaaS dédié à la mise en place de processus au sein de votre entreprise, de leurs modélisations, leurs gestions à leurs analyses dans le temps.
La quatrième solution est simple à implémenter, évolutive et modulable. Elle vous permet de disposer rapidement d’un outil performant, aux interfaces simples à prendre en main et conçu pour répondre à vos problématiques. Il propose généralement toutes les fonctionnalités nécessaires pour collaborer, ce qui facilite l’adhésion de toutes les parties prenantes dans votre approche processus.
Ce type d’outil facilite également le pilotage de la performance grâce à des tableaux de bord intégrés. Les rapports de performance sont généralement un bon outil de communication pour convaincre la Direction de l’intérêt de l’approche processus.
Lors du déploiement d’une démarche processus, et plus encore lors de sa phase de vie, il est fondamental de savoir comment valoriser la démarche auprès des parties prenantes du projet. Pour atteindre cet objectif, vous pouvez vous doter d’outils pour adopter une méthodologie qui facilitent la collaboration, la remontée et la compréhension de l’information. Il existe justement des solutions clés en main pour modéliser et optimiser vos processus simplement et efficacement.
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