Les bénéfices du partage de connaissances au sein d’une organisation sont nombreux. Nous vous proposons de nous concentrer sur 5 d’entre eux, ainsi que les conditions de leur bonne application.
1. Comment le partage de connaissances permet-il de pousser des standards ?
Au sein d’une organisation, d’autant plus si elle comporte plusieurs entités, il est important que les collaborateurs connaissent les standards et méthodes de travail. Ceci permet de garantir une certaine cohérence, une bonne compréhension entre les services et un meilleur suivi des actions menées. Utiliser une plateforme commune à tous pour partager les processus et procédures permet de les diffuser rapidement à l’ensemble de l’organisation ou à un public ciblé, et garantit que la même version des documents sera accessible à tous.
2. En quoi le partage de connaissances permet-il de capitaliser les retours terrain ?
Les connaissances du terrain peuvent remettre en question certaines procédures ou processus élaborés dans un contexte théorique. Il est donc important de les recueillir, de les intégrer aux processus existants puis de les pousser à nouveau à l’ensemble de l’organisation une fois mis à jour. L’utilisation d’une plateforme collaborative permet aux utilisateurs de faire leurs retours métiers directement sur les processus. Les pilotes de processus pourront ensuite intégrer ces remontées en mettant à jour les processus accessibles aux autres collaborateurs, qui seront à leur tour libres de faire leur commentaires et faire ainsi évoluer les standards.
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3. Pourquoi le partage de connaissance permet-il des prises de décision efficaces ?
Le partage de connaissances dans l’organisation, via des processus et procédures formalisés et vivants, permet de rendre les informations pertinentes disponibles à tout moment, et ainsi de prendre les meilleures décisions possibles en s’appuyant sur tous les éléments nécessaires. Dans le cas d’un point sujet à discussion, les outils collaboratifs permettent d’avoir rapidement les retours de collaborateurs aux savoir-faire et expériences multiples, qui sont la garantie d’une meilleure objectivité vis à vis de la situation.
4. Comment le partage de connaissances permet-il de bénéficier de l’expérience des autres ?
Face à une situation particulière, le partage des bonnes pratiques permettra d’éviter de repartir de zéro pour trouver des solutions qui ont déjà été développées par d’autres. Il faudra cependant formaliser les bonnes pratiques, mais aussi les paramètres propres à leur réussite tels que le contexte, le détail de la problématique et la solution apportée mais aussi les gains observés. Une plateforme commune permettra de faire évoluer la bonne pratique en fonction de sa mise en oeuvre dans différents contextes.
5. En quoi le partage de connaissances permet-il un accès plus facile aux informations clés ?
Afin d’être plus efficaces, les collaborateurs doivent pouvoir accéder rapidement à des informations clés. On observe souvent dans les organisations que différents outils et plateformes cohabitent, et autant de méthodes de partage, chacune avec des administrateurs différents et une coordination souvent moindre. Difficile dans ces conditions de retrouver l’information pertinente et dans sa dernière version. Consolider les informations autour des processus et procédures au sein d’un seul et même outil garantit que les collaborateurs sauront où chercher et trouver une information clé, rapidement.
Les bénéfices du partage de bonnes pratiques dépendent donc grandement de leur mode de diffusion au sein de l’organisation. Il faut notamment s’assurer que tous les collaborateurs ont accès à une plateforme unique de partage, claire, vivante et collaborative.
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