Le Guide de l’audit interne

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Ce guide rassemble des conseils stratégiques, des bonnes pratiques et des points de vigilance pour transformer vos audits en actions concrètes pour votre organisation. 

Co-rédigé avec Nicolas Frébourg, consultant en amélioration continue, démarches ISO (QSE/RSE) et formateur à l’audit interne, ce guide vous offre des conseils, des bonnes pratiques et des points de vigilance pour transformer vos audits en actions concrètes pour votre organisation.

Vous y découvrirez notamment les étapes clés pour réussir votre audit interne : 

• la préparation : choisir son auditeur, constituer une équipe d’audit, préparer les bons outils
• la conduite : maîtriser la collecte d’informations et l’observation terrain
• la finalisation : organiser la réunion de clôture et rédiger un bon rapport d’audit

Quels sont les objectifs de l’audit ?

L’audit est un outil d’amélioration. Il permet à une entreprise d’identifier ses faiblesses, ses points d’amélioration et ses points forts. 

Il a plusieurs objectifs : 

• assurer la conformité aux référentiels choisis et aux éxigences légales et réglementaires
• constater l’application des dispositions prévues pour obtenir les résultats attendus et contribuer à l’amélioration continue des processus de l’organisation
• vérifier l’efficacité du Système de Management de la Qualité (SMQ) afin d’atteindre les objectifs fixés 

Loin de se limiter à la vérification de la conformité, l’audit interne est un véritable levier de pilotage. Il apporte une vision objective, structurée et indépendante du fonctionnement de l’organisation pour orienter les décisions et améliorer ses pratiques. 

Au-delà de la gestion opérationnelle quotidienne, l’audit permet d’identifier des axes d’amélioration concrets, en s’appuyant sur des faits plutôt que sur des ressentis.

Comment préparer un audit interne ?

La première étape est le choix de l’auditeur. Il doit être compétent dans le secteur d’activité de l’organisation, impartial et compris par tous les membres de l’entreprise. Evidemment, il doit au préalable être formé pour ne pas faire qu’appliquer des grilles préetablies sans se soucier du contexte ou des attentes de l’organisation. 

Ses actions doivent être guidées par les 7 principes de l’auditeur définis par l’ISO 19011, que nous détaillons dans notre guide. 

Une fois l’auditeur désigné, la phase de préparation démarre. Elle comprend notamment : 

• l’analyse des besoins de l’audit : “que me demander-ton d’auditer?”
• la définition du champ d’audit : “que va-t-on auditer ? Quelle est la limite des activités concernées par l’audit ?”
• la compréhension du référentiel : l’audit ne porte pas de jugement, mais vérifie la conformité. Sachant que cela correspond à la satisfaction d’une exigence, cela permet de ne pas tomber dans un jugement subjectif. 

Il est aussi nécessaire de préparer les outils indispensables à l’audit : le plan d’audit, qui sert à encadrer l’audit dans son ensemble (référentiel de l’audit, acteurs concernés, date et lieu de l’audit, champ de l’audit…) et le guide d’entretien utilisé lors des échanges avec les personnes auditées. PYX4 vous explique comment préparer ces outils dans notre guide.

Comment mener un audit interne ?

Vous êtes fin prêt à entamer votre audit ? Mais vous ne savez pas par où commencer ? Nous vous guidons pas à pas dans son déroulement, de la réunion d’ouverture jusqu’à la collecte des informations. 

La réunion d’ouverture est la première phase de réalisation de l’audit. Elle permet de : 

• présenter les intervenants
• rappeler le cadre de l’audit
• expliquer son déroulement 
• mettre en confiance les audités

Car oui, l’audit est avant tout un levier d’amélioration et non de contrôle. C’est un élément important que vous pouvez rappeler lors de cette réunion d’ouverture. Nicolas conseille d’ailleurs d’employer une formule très connue : “contrairement à ce qu’on entend dans les séries américaines, rien de ce que vous me direz ne sera retenu contre vous”. Un bon moyen de rappeler que l’auditeur est là pour aider l’entreprise dans sa démarche d’amélioration continue. 

Vient ensuite la collecte des informations qui se fait de différentes manières : 

• l’analyse documentaire qui permet de s’approprier le fonctionnement de l’organisation avant de rencontrer les collaborateurs
• les entretiens avec les personnes auditées : opérationnels, responsables, fonctions support. C’est là que le guide d’entretien préparé en amont vous servira. 
• les observations terrain durant lesquelles vous pouvez demander des preuves pour vous appuyer sur des éléments factuels
• la communication avec les équipes qui se déroule finalement tout du long. Savoir bien communiquer avec les collaborateurs est primordial pour éviter des conclusions erronées. 

Cette phase de collecte d’informations soulève alors plusieurs questions :

• Quels documents demander ? 
• Comment mener les entretiens d’audit efficacement ? 
• Que demander aux équipes terrain ? 
• Comment relever un écart tout en restant constructif ?

👉 On vous livre toutes les réponses dans notre guide.

Comment finaliser un audit interne ?

Une fois toutes les informations collectées, vous entrez dans la phase finale de l’audit. 

Il s’agit alors de mettre au clair les écarts constatés afin de produire un rapport d’audit pleinement exploitable. 

Pour partager et garantir la fiabilité des conclusions, deux réunions doivent être organisées : 

• la réunion de synthèse, qui permet à l’auditeur de structurer ses constats
• la réunion de clôture durant laquelle les résultats de l’audit sont présentés et partagés aux audités 

Le rapport d’audit doit ensuite être rédigé avec rigueur. Il constitue :

• une trace formelle des constats réalisé
• un outil d’aide à la décision
• un support pour piloter les actions d’amélioration
  

Bien exploité, il devient un véritable levier pour renforcer la performance et la maîtrise des processus de l’organisation. On vous livre d’ailleurs des bonnes pratique de rédaction 😉

Certains points points de vigilences doivent cependant être soulevés : 

• la gestion du temps
• les diversions
• la distinction entre les différents types de tâches

Si vous souhaitez accéder à toutes les bonnes pratiques pour mener à bien votre audit interne, et aux conseils de nos experts commencez par :

👉 Télécharger le guide de l’audit interne