En échangeant avec des prospects ou des clients, on s’aperçoit qu’encore aujourd’hui, de nombreuses entreprises utilisent des outils statiques ou analogiques (Excel, Word…) pour mettre en place leur démarche processus. Les procédures sont longues et souvent obsolètes puisqu’elles sont stockées en local sans véritable versioning. Cela limite considérablement la collaboration et l’amélioration des processus de l’organisation. Il devient alors difficile de bien savoir “qui fait quoi”.
Avec PYX4 Process, vous pouvez digitaliser l’ensemble de vos processus, optimiser les tâches, assigner les rôles aux bons acteurs de l’organisation, disposer d’un référentiel vivant et partagé, et vous inscrire ainsi dans une démarche d’amélioration continue. On vous explique comment digitaliser ses processus en nous appuyant sur les 7 principes de management de la Qualité.
Les 7 étapes pour digitaliser ses processus avec PYX4 Process
Pour digitaliser vos processus, vous pouvez vous appuyer sur les 7 étapes de la mise en œuvre d’une démarche de management par les processus dont nous vous parlons plus en détail dans notre grand guide : Manager par les processus.
1. Identifier les processus en les nommant
Cette première étape a pour objectif d’apprendre à vous connaître. À défaut de vous appuyer uniquement sur la documentation existante, vous pouvez analyser les réalités du terrain et échanger avec vos collaborateurs.
Pour cela, PYX4 Process vous permet de créer une cartographie globale de votre organisation, déclinée en trois niveaux en partant d’une vision globale avec les macro-processus : pilotage, réalisation, support contenant eux-mêmes les processus clés de l’organisation. On retrouve alors :
- les processus que l’on vient détailler (par exemple “la gestion des ressources humaines”)
- les procédures impliquant plusieurs acteurs (par “exemple “recruter un collaborateur”)
- les instructions de travail s’adressant à un seul acteur (par exemple “publier une offre d’emploi”)
2. Affecter les processus en responsabilité
À cette étape, vous allez devoir nommer des pilotes de processus. Ces derniers sont les porteurs de la démarche processus et équilibrent les attentes parfois divergentes entre les différentes parties prenantes : équipes terrain et Direction. Ils jouent un véritable rôle transverse.
Dans PYX4 Process, vous pouvez affecter un pilote à chacun des processus et procédures de l’organisation.
3. Décrire les processus : choisir une méthodologie
Décrire les processus nécessite un référentiel centralisé et une méthodologie commune pour assurer une compréhension partagée. Chaque pilote de processus doit pouvoir représenter les processus, procédures et instructions de son périmètre.
Chez PYX4, nous avons fait le choix d’une méthodologie simple et intuitive pour tous, la méthodologie Qualigram, publiée à l’Afnor.
Cette méthodologie est reconnue pour sa richesse fonctionnelle, sa simplicité d’utilisation et sa méthodologie intuitive. C’est une alternative crédible à d’autres méthodes de BPMN, car elle est plus intuitive, moins technique et souvent plus facile à adopter pour l’ensemble de l’organisation.
Avec PYX4 Process, vous disposez d’un moteur de dessin fluide et intuitif, facilitant vos travaux de modélisation via une fonctionnalité de “drag and drop”.
4. Engager une démarche participative
Une démarche participative repose à la fois sur l’implication des collaborateurs, mais aussi le soutien de la Direction. En effet, les pilotes de processus doivent faire leur possible pour maintenir un lien fort avec les équipes terrain pour éviter toute déconnexion. Ils doivent alors leur demander leur avis, leur participation et revenir vers eux à chaque avancée du projet.
En plus de cela, la Direction doit aussi être engagée activement : sans son appui, il devient difficile d’obtenir les ressources nécessaires et d’ancrer cette démarche dans un cercle d’amélioration continue.
Pour soutenir cette démarche participative, PYX4 Process intègre dans son module une boîte de dialogue permettant d’impliquer les utilisateurs dès la phase de modélisation. Une option bienvenue à l’heure où les équipes travaillent de manière asynchrone.
5. Définir les indicateurs pertinents
Les indicateurs sont essentiels pour évaluer la performance de l’organisation, et notamment celle des processus et s’assurer que leur gestion produit des résultats concrets. Chaque processus doit être mesuré à travers des indicateurs spécifiques, alignés avec les objectifs de l’organisation.
PYX4 Process vous permet d’exporter aisément vos données et les exploiter comme vous le souhaitez.
6. Analyser périodiquement les processus
L’analyse des processus vise à réguler, améliorer ou transformer un processus en fonction des évolutions de l’entreprise. Elle repose sur une surveillance continue et des analyses ciblées lors de changements majeurs (réorganisation, nouveaux outils).
Il est essentiel d’identifier les processus nécessitant une analyse approfondie.
PYX4 Process vous permet de programmer vos revues de processus en notifiant les pilotes, l’historique des revues peut ainsi être tracé.
7. Mettre en œuvre les actions
L’analyse périodique des processus doit conduire à la mise en œuvre des actions décidées. Pour ce faire, il est important d’utiliser des méthodes et des outils appropriés et, surtout, de ne pas négliger la conduite du changement, comme pour tout autre projet.
Le module PYX4 Improver, en synergie avec PYX4 Process, vous permet de réaliser un audit de processus, définir un plan d’actions et suivre leur réalisation sous un angle collaboratif, jusqu’à l’évaluation finale.
Vous l’aurez compris, notre solution PYX4 Process est basée sur l’approche du management par les processus. Nous avons pensé notre outil en nous mettant à la place des responsables qualité, afin de vous offrir un référentiel simple, vivant et collaboratif, qui facilite le pilotage et l’amélioration continue de vos processus au quotidien.
