Comment bien mener un audit interne ?

Certaines personnes voient l’audit comme un examen redoutable ou, au contraire, comme une formalité sans réelle importance. Et pourtant, l’audit est un outil puissant d’amélioration continue, à condition qu’il soit géré de manière optimale. Pour vous aider à réussir le vôtre, nos experts vous guident à travers les étapes essentielles d’un audit interne. Les informations de cet article sont issues d’un webinaire. 

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Favoriser un environnement constructif

Instaurer un climat de confiance

L’audit doit impérativement être présenté dans un climat de confiance pour favoriser un échange ouvert, transparent et constructif entre l’auditeur et l’organisation auditée. C’est ce qui permettra d’identifier les non-conformités et ainsi les axes d’amélioration.

Adopter les bons comportements

En audit, le savoir-faire, c’est avoir connaissance du fonctionnement, de la méthodologie, et des référentiels. 

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Le savoir-être, c’est savoir se comporter en tant qu’auditeur, c’est-à-dire : 

• faire preuve d’intégrité
• être ouvert d’esprit
• ne pas être dans le jugement 
• être à l’écoute
• savoir s’adapter 
• être tenace…

L’auditeur doit également faire preuve d’un esprit critique de manière constructive. En effet, critiquer simplement la façon dont les collaborateurs travaillent est à bannir. En revanche, faire preuve d’un esprit critique, questionner les informations présentées et les approfondir est pertinent. 

De plus, travailler en équipe est un point important à prendre en compte car les audits ne se font pas toujours seuls. Il faut savoir harmoniser ses conclusions avec les autres, éviter les conflits et être ouvert aux propositions. 

Garantir son bon déroulé

Entreprendre les actions principales

La conduite de l’audit peut se résumer à réaliser quelques tâches : 

• poser des questions
• écouter activement les réponses 
• réagir en fonction des réponses et ne pas hésiter à s’éloigner du cadre si cela reste pertinent pour l’audit
• consulter les documents et les enregistrements en portant un regard critique
• prendre des notes pour rédiger le rapport d’audit

Assurer une bonne communication

Outre ces étapes clés, la conduite de l’audit repose essentiellement sur une bonne communication. L’auditeur doit être particulièrement attentif à ce point car des problèmes de communication peuvent parfois affecter la compréhension des échanges. Il est donc judicieux de reformuler les propos si nécessaire pour éviter les malentendus : “Si j’ai bien compris, vous voulez dire que…”. 

En effet, une mauvaise communication peut entraîner des conclusions erronées, nuisant à la crédibilité et la pertinence de l’audit. 

Il est également essentiel d’éviter tout jugement pendant l’audit en faisant abstraction de tous les biais cognitifs. Il est important de se concentrer sur les faits plutôt que sur les ressentis, afin d’assurer une approche objective et constructive. Par exemple, ce qui est valable dans l’agroalimentaire ne l’est pas forcément dans le BTP ou dans le secteur industriel.

Mener l’audit sur le terrain

Pour assurer le bon déroulement de l’audit, chaque investigation doit être menée à terme, en s’assurant d’avoir toutes les informations nécessaires. 

Pour cela, des preuves tangibles doivent être demandées : documents, observations, ou recoupement d’informations, pour s’appuyer sur des éléments factuels qui seront indiscutables par la suite. Il ne faut pas se contenter de les enregistrer, mais les exploiter pleinement. Cela démontre aux personnes auditées que leur contribution est essentielle, et que l’auditeur n’est pas là pour inspecter, mais pour chercher des pistes d’amélioration. 

Enfin, il est important de valider régulièrement les constats réalisés avec les audités. Ils ne doivent pas découvrir les écarts lors de la réunion de clôture. Si un écart est constaté pendant l’audit, la personne concernée doit immédiatement en être informée. Cela évite toute surprise désagréable lors de la restitution finale et garantit une transparence ainsi qu’une collaboration efficace.

Poser les questions de la bonne manière

• Commencer par une question générale afin de recueillir toutes les réponses possibles

• Ne pas lire sa check-list pour éviter de casser la spontanéité et la dynamique de l’échange

• Poser une seule question à la fois pour focaliser l’attention et obtenir des réponses claires 

• Utiliser un vocabulaire adapté et des questions simples 

• Reformuler les questions et les illustrer si nécessaires

Finaliser l’audit

La réunion de clôture

Lors de la réunion de clôture, l’auditeur commence par remercier les interlocuteurs qui ont pris du temps pour le recevoir. Ensuite, il récapitule le périmètre de l’audit, son déroulement et la méthodologie utilisée (échantillonnage, traitement des écarts, etc). 

Les écarts identifiés sont ensuite présentés en expliquant la manière dont ils ont été évalués. L’auditeur s’assure que tous les participants soient en accord avec les conclusions présentées. La réunion de clôture est également l’occasion d’annoncer l’envoi du rapport d’audit et de commencer les discussions sur les pistes d’amélioration potentielles.

Le rapport d’audit

Le rapport d’audit doit être : 

• fiable
• conforme aux constats présentés en réunion de clôture
• un élément de preuve sur lequel l’organisation pourra s’appuyer
• une formalité… si la prise de notes a été bien réalisée

Pour le rédiger, voici trois bonnes pratiques : 

• Classer les constats par type : écarts, non-conformité, points forts, ect. 
• Rédiger clairement le rapport pour qu’il soit compréhensible par tous et à tout moment
• Se positionner de façon factuelle et impartiale : le rapport doit conclure sur l’objectif principal de l’audit

Les points de vigilance au cours d’un audit

Gérer le temps

La gestion du temps lors d’un audit est essentielle pour respecter les délais prévus. Le guide d’audit doit fournir une indication précise du temps alloué pour chaque étape.

Éviter les diversions

Les distractions telles que les rendez-vous décalés ou les perturbations téléphoniques peuvent compromettre le bon déroulé d’un audit.

Distinguer les différents types de tâches

Il est important de distinguer les trois types de tâches d’une personne : 

• tâche prescrite : ce que la personne est censée faire
• tâche informelle : ce que la personne dit qu’elle fait 
• tâche effective : ce que la personne fait réellement

Cette distinction permet de mieux comprendre les écarts entre les attentes et la réalité, souvent dus à des habitudes ou à des pratiques établies. En ayant conscience de ces différences, l’auditeur est en mesure de recadrer les activités conformément aux attentes. 

Si vous souhaitez en savoir davantage sur la préparation de l’audit, nous avons un article dédié à ce sujet : Comment préparer un audit ? 

Pour vous aider dans cette démarche, nous vous invitons à découvrir notre plateforme PYX4 Improver.

Vous souhaitez : 

• définir les objectifs et les éléments de l’audit
• identifier les non-conformités 
• générer un rapport d’audit
• affecter des écarts aux responsables d’actions pour suivi

PYX4 Improver vous permet de faire et suivre ces quatre actions au même endroit. Si vous avez besoin de conseils, n’hésitez pas à prendre contact avec nos experts, ils seront ravis de vous accompagner.

Contenu co-rédigé avec Nicolas Frébourg, consultant en Amélioration continue et démarches ISO

Image à la une : Daphné Richard – Unsplash