APHP asegura el viaje de sus clientes con PYX4
El Hospital Antoine-Béclère de la Assistance Publique Hôpitaux de Paris está situado en Clamart, en Hauts-de-Seine (92).
El hospital combina excelentes actividades con la atención local, incluyendo un servicio de urgencias para adultos y pediátrico
- 2.020 profesionales al servicio de los pacientes
- 64.040 visitas a urgencias
- Salud
- Gran empresa
- París (75)
Estudio de caso Hospitales Universitarios de París-Sur
Contexto
El Servicio de Farmacia del Hospital Antoine-Béclère de Clamart cuenta con un equipo de 60 personas. Está dirigida por André RIEUTORD desde 2009.
Al participar en un proyecto de gestión de documentos, se dio cuenta de lo difícil que era mantener una base documental actualizada y compartirla con un grupo de personas.
Gracias a PYX4, estamos armonizando las prácticas, aliviando la memoria y asegurando el viaje del paciente.
André RIEUTORD
Farmacéutico y Jefe de Servicio
Hospitales Universitarios Paris-Sud
Health
En resumen
¿Cómo asegurar la trayectoria de sus clientes y aspirar a la excelencia operativa?
Objetivos
- Proponer una gestión de documentos y normas más dinámicas
- Asegurar la vía del paciente
Contexto
- Un departamento de 60 personas
- Varios perfiles: becarios, pilotos de procesos, etc.
Resultados
- Internos que fueron autónomos en el tratamiento de problemas específicos
- Los responsables de formación se centran en la transmisión de temas más importantes
- Un enfoque fomentado por la Alta Autoridad Sanitaria
Soluciones
Los hospitales universitarios de París-Sur utilizan el módulo PYX4 Process
Descubra la solución integrada dentro de los Hospitales Universitarios de París-Sur y comience un enfoque similar que responda a sus retos y objetivos.
Nuestros equipos están disponibles para responder a sus preguntas.
Entrevista
André RIEUTORD / Farmacéutico y director de departamento
¿Qué le motivó a elegir nuestra solución?
Antes trabajábamos con procedimientos e instrucciones escritas, con capturas de pantalla, a demanda o por necesidad… casi siempre con prisas. Esta observación nos motivó a buscar una herramienta que nos permitiera operar de forma más estructurada.
En primer lugar, descubrimos la metodología Qualigram, que hace hincapié en el aspecto visual más que en el editorial, estructurado con una gramática sencilla y lógica. Luego apreciamos la interactividad de la herramienta y su acceso en modo SaaS.
¿Cómo se le ocurrió la idea de adquirir una herramienta de gestión de procesos empresariales?
Al principio, participé en un proyecto de gestión de documentos. A medida que avanzaba, me di cuenta de lo difícil que era mantener una base documental actualizada y compartirla con un grupo de personas.
En 2009, descubrí el concepto de gestión por procesos, que revolucionó mi forma de trabajar y de enfocar la gestión. Lanzamos y pusimos en marcha el proyecto «encontrar un documento en menos de 5 minutos» utilizando este enfoque.
Como consecuencia lógica, al comprender las ventajas de la gestión basada en procesos, empecé a buscar una herramienta de gestión de procesos.
¿Qué le motivó a elegir PYX4 como herramienta de modelado?
Cuando empecé a buscar una herramienta, me reuní con el equipo de PYX4 y realizamos un estudio de viabilidad, con un cuadro de análisis que incluía también la dimensión de los RRHH, en particular las funciones y responsabilidades.
En el entorno hospitalario, los ciclos de decisión son largos. Convencí al Director de Logística del valor de nuestro enfoque, y apoyó el proyecto, lo que nos ayudó considerablemente a sac arlo adelante.
Se eligió la suite PYX4 por su accesibilidad, su metodología fácil de entender y su flexibilidad.
¿Qué procesos se despliegan con PYX4?
El proyecto tiene como objetivo proporcionar una gestión de documentos y normas (es decir, procedimientos) más viva, gracias al enfoque de procesos de varios niveles.
El ámbito de aplicación es la plataforma logística: tiendas de hotel, DMS y farmacia.
El macroproceso en cuestión es: suministro / pedido / recepción / entrega.
Hasta la fecha se han modelizado 4 procesos:
- Pedir/entregar un estupefaciente
- Recibir/Controlar/Entregar bolsas de nutrición parenteral pediátrica
- Pedir/recibir/entregar un producto sanitario estéril
- Pedir un medicamento urgente
- Pedir/entregar un derivado sanguíneo (en curso)
Los documentos se almacenan en una plataforma institucional externa o simplemente en la red con acceso limitado mediante un enlace a través de Webdav. De este modo, las actualizaciones se realizan automáticamente en PYX4, lo que nos permite descentralizar la documentación actualizada directamente a los procedimientos correspondientes.
¿Cómo va su proyecto? ¿Cómo ha animado a sus empleados a utilizar la herramienta?
Actualmente estamos en la fase de despliegue con nuestros equipos, y en la fase de gestión del cambio.
Empezamos a utilizar la herramienta de forma activa con los equipos «interinos», como nuestros internos de farmacia, que a veces sólo están aquí durante seis meses.
El objetivo principal es proporcionarles una fuente de documentos de fácil acceso. Esto nos ha permitido reducir la inversión del personal fijo en la formación de este personal temporal, lo que supone una ventaja innegable para ellos.
Parte de nuestro personal permanente ha recibido formación en el método SADT*, que nos ayuda a estructurar nuestro enfoque.
Algunos miembros de nuestro equipo, como los auxiliares de farmacia, han asimilado muy bien la herramienta, y uno de ellos ha recibido la formación correspondiente, con una certificación de cinturón verde en Lean.
Desde la implantación de PYX4, ¿ha observado algún cambio en su trabajo diario?
La herramienta es intuitiva y fácil de usar con su búsqueda por etiquetas. Sin ninguna formación particular, un interno puede encontrar qué
hacer ante problemas concretos, como «entregar un estupefaciente».
Si estos temas se tratan en la formación sin ponerlos directamente en práctica, el público formado olvida rápidamente cómo proceder.
Gracias a PYX4, los becarios pueden encontrar de forma autónoma todos los pasos a seguir y los documentos asociados, incluso si esto ocurre 4 o 5 meses después de su llegada.
Esto nos permite centrarnos en la información de valor añadido durante la formación. Como resultado, el personal permanente que imparte los cursos de formación también se beneficia de la aplicación de la herramienta, ya que les permite centrarse en impartir temas más interesantes e importantes.
¿Cómo le permite PYX4 cumplir mejor los requisitos de la Alta Autoridad Sanitaria?
La herramienta nos ayuda en nuestro objetivo de alcanzar la excelencia operativa y asegurar el viaje del paciente. Acabamos de recibir la certificación de la HAS para 4 años. Como el propio enfoque del proceso está alineado con esta norma (es decir, el rastreo de pacientes), nos preparamos para el próximo plazo con serenidad.
El hecho de que la organización sistémica de las actividades se presente en PYX4 es muy bien acogido y se fomenta el enfoque.
¿Qué avances ve en el uso de PYX4?
Tras la puesta en marcha, procedimos a la fase de consolidación de los procesos existentes para impulsar el cambio en el equipo y facilitar el aprendizaje. Pronto empezaremos a modelar un proceso adicional, en torno a los medicamentos derivados de la sangre.
A nivel de la propia suite de software, tenemos previsto utilizar a medio plazo las funcionalidades de mejora continua de procesos de PYX4, a través del módulo PYX4 Improver.
Nota: Este proyecto fue presentado al Club des Pilotes de Processus por André Rieutord en 2013 – «Los procesos tienen éxito cuando tienen sentido y mejoran la «vida real».
SADT: Técnicas de análisis y diseño estructurado)
Casos prácticos de PYX4
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